Auch diesmal gibt es einige größere und kleinere Anpassungen und Erweiterungen in der Mitarbeiter App. Angefangen mit der neuen Teamleiter-Funktion, durch die einzelne Mitarbeiter bestimmte Aufgaben für eine Gruppe von Kollegen übernehmen können wie z.B. Arbeitszeiten kontrollieren und zu korrigieren.
Außerdem gibt es nun eine Alternative zum Arbeitssaldo in der App für alle, für die nur die tatsächlich gearbeiteten Stunden wichtig sind. Kleinere Änderungen gibt es auch in der Zeiterfassung, der Planung, den Kontakten und im Projektmanagement

Teamleiter-Funktion*

Nicht alles, aber manches doch ein bisschen: Mit der neuen Teamleiter-Funktion delegieren Sie an einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben und Berechtigungen innerhalb der Mitarbeiter App. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der für eine andere Gruppe von Mitarbeitern einzelne, administrative Aufgaben übernehmen soll und entlasten Sie damit sich und andere Administratoren.

Die Teamleiter-Funktion vergeben Sie in der Web-Administration im Reiter Mitarbeiter und dort in der Kachel Benutzer-Account. In der Auswahl Typ finden Sie nun die zusätzliche Option Teamleiter.

Ansicht in der Web-Administration zu, Vergeben der Team-Leiter-Funktion

Einmal ausgewählt können Sie dem Mitarbeiter im ersten Schritt eine Gruppe zuordnen. Sollten Sie Ihre Mitarbeiter noch nicht in Gruppen organisiert haben, können Sie das ebenfalls in der Web-Administration im Reiter Module und hier in der Kachel Gruppen tun.

Anschließend geben Sie dem neuen Teamleiter die entsprechenden Rechte z.B. dass er die Benutzer-Accounts der Kollegen verwalten oder sich um deren Urlaubs- und Krankheitstage kümmern soll. Dieser kann dann entweder direkt über die App oder aber auch – je nach Konfiguration – über eine angepasste Version der Web-Administration seinen neuen Aufgaben nachgehen

Ist-Stunden-Übersicht statt Arbeitssaldo*

In der Mitarbeiter App bilden wir die verschiedensten Beschäftigungs- und Vergütungsverhältnisse ab. Je nach Vertrag ist für manche Mitarbeiter aber nicht das Verhältnis von Soll und Ist-Stunden interessant, sondern wieviel sie tatsächlich gearbeitet haben.

Mit der neuen Übersichtsfunktion können Sie für jeden Mitarbeiter individuell entscheiden, ob ihm in der App das Arbeitszeitssaldo oder die Ist-Stunden-Übersicht angezeigt werden soll.

Diese Einstellung finden Sie in der Web-Administration im Reiter Mitarbeiter und dort in der Kachel Sollstunden. Unterhalb des Vergütungsverhältnisses können sie zwischen den beiden Optionen wählen.

In die neue Ist-Stunden-Übersicht zählen dann alle gestempelten Arbeitszeiten sowie Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage entsprechend der hinterlegten Sollstunden hinein. Es werden immer die Stunden des aktuellen Monats ausgewiesen.
Für alle, für die das Saldo keine Rolle spielt, bietet es sich an, für den Mitarbeiter die Sollarbeitszeit pro Tag zu hinterlegen. Das ist der einfachste Weg, um die Stunden zu definieren, die dieser z.B. für einen Urlaubstag bezahlt bekommt.

Die Ist-Stunden-Übersicht in der appdialog Mitarbeiter App

Neues aus Zeiterfassung, Planung und Urlaubsmanagement

Erstens*: Sie und Ihre Mitarbeiter können nun auch nachträglich Urlaubstage erfassen. Im Urlaubsmanagement der Mitarbeiter App gibt es nun die Option, die vergangenen Monate wieder einzublenden. So können Sie Ihren vergangenen Urlaub ganz einfach nachtragen oder korrigieren.

Zweitens*: Zudem können nun auch halbe Urlaubstage beantragt werden. Dafür muss beim Auswählen des Zeitraums einfach zweimal auf den gewünschten Tag getippt werden. Dieser wird dann zur Hälfte eingefärbt.
Je nach Arbeitsverhältnis wird dem Mitarbeiter dann für diesen Tag die Hälfte der eigentlichen Sollzeit angerechnet.

Drittens: Aus Planungseinträgen können nun Arbeitszeiten erstellt werden. Diese Option aktivieren Sie im Reiter Planung in der Kachel Konfiguration. Wenn man nun im Planungsmodul der App durch Tippen auf einen Tag die Detailansicht öffnet, kann hier der Planungseintrag in gestempelte Arbeitszeit umgewandelt werden.

Aus Planung Arbeitszeiten machen
Aus Planung Arbeitszeiten machen
Aus Planung Arbeitszeiten machen

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die ersten beiden Funktionen nur beim direkten Eintragen von Urlaubstagen (nicht beim Beantragen) verfügbar sind. Beides ist individuell in der Web-Administration im Reiter Module und dort in der Kachel Zeiterfassung und Konfiguration Urlaub & Überstundenfrei anpassbar, wenn Sie die Funktion Urlaub kann von Mitarbeiter direkt eingetragen werden ausgewählt haben. 

Konfiguration der Zeiterfassung um halbe Urlaubstage einzutragen und nachträgliche Urlaubseinträge zu erlauben

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Neues aus den Kontakten

Erstens: Um Kontaktdaten noch detaillierter festzuhalten, gibt es seit kurzem ein zusätzliches Feld, in dem Sie den Namen der „Firma“ festhalten können. Dieses Feld finden Sie für alle Kontakttypen, außer bei internen Kontakten.

Zweitens: Im Planungsmodul können Sie nun die Adressdaten Ihrer Kunden übersichtlich und strukturiert hinterlegen. Mit der Eingabe von Straßennamen, Hausnummer, Stadt und Land kann dann auch Ihr Navigationssystem etwas anfangen.
In der App finden Sie im Projektmodul neben der hinterlegten Adresse auch einen Navigationsbutton, wie Sie ihn bereits aus Ihrem Kontaktbuch kennen. Mit einem Tippen öffnet sich dann Google bzw. Apple Maps und zeigt Ihnen und Ihren Mitarbeitern direkt den Weg zum Kunden.
Sie können diese Daten über die Web-Administration für bereits bestehende Einträge einfach nachtragen.

Drittens: Wenn sich bei einem bestehenden Kontakt etwas ändert, können Sie den Eintrag von nun auch bequem in der App anpassen. Dazu finden Administratoren für jeden Eintrag ein kleines Stift-Icon in der Detailansicht des Kontakts. Mitarbeiter dürfen dabei nur die Einträge bearbeiten, die sie auch selbst erstellt haben.

*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.