Weil wir wissen, dass sich viele von Ihnen wirtschaftlich unsicheren und schwierigen Zeiten gegenübersehen, möchten wir unseren Beitrag leisten, um Sie gemeinsam mit Ihrer Mitarbeiter App durch die kommenden Wochen und Monate zu begleiten.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die Abbildung und Auswertung der Arbeitszeiten für Kurzarbeit. Im Eiltempo haben wir dafür nun wie angekündigt eine Lösung für Ihre Zeiterfassung und die Auswertungen implementiert.
Und zwar ohne mühsames Herumrechnen, und ohne Umstellung von Sollstundenkonten.

Weil wir wissen, dass Sie gerade anderes im Kopf haben, finden Sie im Anschließenden die wichtigsten Informationen kompakt zusammengestellt.
Eines vorab: diese Erweiterung steht selbstverständlich sowohl unseren comfort Kunden als auch allen free Usern zur Verfügung!

Einen Mitarbeiteraccount auf Kurzarbeit umstellen

Das müssen Sie tun

1. Loggen Sie sich in der Web-Administration Web-Administration ein.
2. Klicken Sie im Reiter Mitarbeiter rechts in der Übersicht den entsprechenden Account und dort die Kachel Sollstunden an.
3. Hier finden Sie ganz unten nun den Bereich Kurzarbeit.
4. Öffnen Sie den Bereich mit einem Klick auf das Plus. Legen Sie hier Beginn, Ende und das beschlossene Arbeitspensum während der Kurzarbeit fest.
5. Klicken Sie nun auf Daten speichern.

Erläuterung

Der Prozentsatz, den Sie hier hinterlegen, definiert die Sollzeit während der Kurzarbeit. Wenn Sie zum Beispiel als Sollstunden 40 Wochenstunden festgelegt haben und hier ein Arbeitspensum von 50% eintragen, wird dies in den Auswertungen nun für Feier- und Krankheitstagen berücksichtigt.
Für einen Krankheitstag während der Kurzarbeit bekommt der Mitarbeiter nun 4 Stunden als tatsächliche Ist-Zeit gutgeschrieben und 4 Stunden als Kurzarbeit.
Beachten Sie, dass Feiertage während der Kurzarbeit gesondert bezahlt werden müssen. Alle Informationen dazu finden Sie zum Beispiel hier.

Das Ende ist noch nicht absehbar? Kein Problem, lassen Sie dieses Feld einfach offen. Sobald Sie wissen, wann die Kurzarbeit für den Mitarbeiter enden wird, tragen Sie hier das Datum nach.
Sie müssen nach Ablauf der Kurzarbeit dann keine weiteren Anpassungen vornehmen.

Schnelle und einfache Abrechnung – So werten Sie Kurzarbeit aus

Die Auswertungen der Zeiträume, die Sie als Kurzarbeit markiert haben, weisen diese auch in solch einer Form aus, dass Sie bzw. Ihr Lohnbüro schnell und unkompliziert mit den Daten arbeiten können.

Besondere Berücksichtigung finden hier natürlich auch Krankheits- und Feiertage. Urlaubstage werden in die Kurzarbeit nicht miteinberechnet!

Am sinnvollsten ist es, für die Abrechnung mit den Monatsauswertungen mit Tagessummen nach Mitarbeitern zu arbeiten.
Um diese zu erstellen, klicken Sie in der Web-Administration auf der Startseite auf Auswertungen. Wählen Sie hier im Zeitraum den entsprechenden Monat aus und laden Sie sich die Auswertung unten als PDF oder Excel-Tabelle herunter.

Diese Auswertung weist für Sie nun im Kopf in der Zeile Monatssaldo folgende Daten aus:

Ist-Zeit: die tatsächlich gearbeitete Zeit, die der Mitarbeiter gestempelt hat und vom Arbeitgeber voll bezahlt bekommt

Soll-Zeit: das Arbeitspensum des normalen Arbeitsverhältnisses

Urlaub: wie gewohnt die Urlaubstage, die sich weiter am normalen Arbeitspensum orientieren

Krankheitstage: orientieren sich am Arbeitspensum der Kurzarbeit – bei einem normalen Arbeitstag von 8h und einem verkürzten Pensum auf 50% werden 4 Stunden als Krank ausgewiesen und als Ist-Zeit gewertet und 4 Stunden der Kurzarbeit zugerechnet

Kurzarbeit: Dieser Wert entsteht aus der Differenz aus den tatsächlich geleisteten Stunden plus den anteiligen Krankheitstagen und den normalen Sollstunden.
Zusätzlich wird hier die Differenz zwischen der geplanten Kurzarbeitszeit – also dem in der Web-Administration unter Kurzarbeit festgelegten Arbeitspensum – und der in dem Monat tatsächlich abzurechnenden Kurzarbeit ausgewiesen. Damit soll die Berechnung des Kurzarbeitergeldes für Sie so einfach wie möglich gestaltet werden.

Überstunden und Resturlaub – So sieht’s mit dem Saldo aus

Aus rechtlicher Sicht ist es illegitim, während der Kurzarbeit Überstunden in Bezug auf das normale Arbeitspensum aufzubauen. Das heißt, dass sich am normalen Saldo Ihrer Mitarbeiter in der Zeit der Kurzarbeit auch nichts verändert.
Da die Stunden, die über das verkürzte Arbeitspensum hinausgearbeitet werden, aber durchaus für Ihre Abrechnung relevant ist, weisen wir diese nun separat auf den Monatsauswertungen aus.
Sie finden den Wert am Fuß der Auswertung und dort am Ende der Zeile zur Kurzarbeit.

Normalerweise wird Kurzarbeitergeld nur genehmigt, wenn die Mitarbeiter ihren Resturlaub und ihre Überstunden aufgebraucht haben.
Diese Regelung ist in der Corona-Krise in Deutschland und in der Schweiz jedoch ausgesetzt – nicht so in Österreich. Bitte informieren Sie sich daher vorher ausführlich bei den zuständigen Stellen über die entsprechenden Regelungen, die für Ihr Unternehmen gelten.

Wenn Mitarbeiter zuerst ihre Überstunden aufbrauchen müssen, können sie dies tun, in dem sie die entsprechende Anzahl an Tagen über die App als überstundenfrei markieren. Die können Sie in der Zeiterfassung mit den drei Punkten rechts oben tun.
Beginnen Sie den Zeitraum der Kurzarbeit in diesem Fall erst nachdem die Überstunden (und ggf. Urlaub) aufgebraucht sind.

Gemeinsam meistern wir die Lage

Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, wie Ihre Mitarbeiter App Sie in Ihrem ungewöhnlichen Arbeitsalltag besser unterstützen kann, schreiben Sie uns gerne jederzeit eine Mail an support@appdialog.de.
Wir bleiben für Sie da und geben unser Bestes, Sie auch weiterhin in jeder Situation so gut wie möglich zu unterstützen. Bis dahin informieren wir wie gewohnt regelmäßig in unserem Newsletter über alle Anpassungen in der Mitarbeiter App.

Bleiben Sie gesund und halten Sie durch!

Viele Grüße,
Ihr appdialog-Team