Normalerweise erfolgt die Zeiterfassung in der Mitarbeiter App über die einzelnen Smartphones Ihrer Mitarbeitenden. Manchmal macht es aber Sinn, ein einzelnes stationäres Gerät für die Zeiterfassung zu benutzen.
Mit dem Mehrbenutzermodus können Sie genau das tun. Hier nutzen mehrere Mitarbeitende gemeinsam ein stationäres Gerät, einen Laptop, ein Tablet oder einen Büro-Computer zum Beispiel.
Wir haben den Mehrbenutzermodus in den letzten Wochen immer weiter für Sie optimiert. Eine Neuerung, die wir Ihnen heute vorstellen möchten, ist die Selbstkonfiguration von NFC Tags in Kombination mit dem Mehrbenutzermodus.
Beispiele für die Verwendung des Mehrbenutzermodus
In Ihrer Arztpraxis nutzen alle Mitarbeiterinnen den Computer an der Rezeption und können auch darüber ihre Arbeitszeit erfassen.
In der Fertigung benutzen alle den gleichen Zugang zur Fertigung und erfassen auch dort über ein stationäres Gerät ihre Arbeitszeit
In der Buchhandlung erfassen alle ihre Arbeitszeit am Computer im Büro.
Vorteile des Mehrbenutzermodus
Ihre Mitarbeitenden erfassen die Arbeitszeit, wenn sie an ihrem Arbeitsort ankommen. Ein vorheriges Einstempeln wird dadurch verhindert. Trotzdem behalten Ihre Mitarbeitenden in der App auf dem eigenen Smartphone alle Funktionen wie Nachrichtenchat, Urlaubsplanung, Krankmeldung, Arbeitsplanung und ähnliches. Nur die Zeiterfassung erfolgt über das stationäre Gerät. Auf dem Mehrbenutzer-Gerät können Sie natürlich auch andere Module hinterlegen, wie Urlaubsplanung, Infos & Dokumente oder die Arbeitsplanung.
Sie können für verschiedene Bereiche, z.B. Rezeption, Küche, Service etc. in einem Hotel einen eigenen Mehrbenutzeraccount einrichten und auch für jeden Bereich eigene Module auf dem Gerät hinterlegen. Das verschafft mehr Überblick für Ihre Mitarbeitenden.
Manche Mitarbeitende möchten die App nicht auf Ihrem privaten Smartphone nutzen. Dafür bietet der Mehrbenutzermodus eine ideale Lösung.
Wie bekommen Sie den Mehrbenutzermodus?
Bestellung des Mehrbenutzermodus
Der Mehrbenutzermodus ist nur in der pro Edition inklusive. Hier schalten wir Ihnen bei Buchung den Mehrbenutzermodus automatisch frei.
In der comfort Edition ist er für 25% ihres Paketpreises (jährlich) zzgl. einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 29€ buchbar. Sie buchen ganz einfach über Ihre Web-Administration unter dem Modul “Mehrbenutzermodus”.
In beiden Fällen bekommen Sie von uns eine Email mit den Zugangsdaten für den Mehrbenutzermodus. Mit diesen Zugangsdaten registrieren Sie sich dann in der Mitarbeiter App auf dem Gerät, über das Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit erfassen sollen.
Die Zugangsdaten finden Sie auch in der Web-Administration im Modul “Mehrbenutzermodus”. Dort können Sie auch das Passwort neu setzen.
Einrichten des Mehrbenutzermodus
Über Module – Mehrbenutzermodus – Konfiguration können Sie als Administrator Einstellungen für den Mehrbenutzer hinterlegen.
Sie können zum Beispiel einstellen, dass die Zeiterfassung nur über den Mehrbenutzer möglich ist. Damit können Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit über ihr Smartphone nicht mehr erfassen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit statt alle Accounts zum Antippen auf dem Mehrbenutzergerät anzuzeigen, ein Suchfeld anzugeben, mit dem Ihre Mitarbeitenden Ihren Account ganz einfach finden können.
Sie können auch für verschiedene Gruppen eigene Mehrbenutzer erstellen.
Für diese können Sie jeweils eigene Modulkonfigurationen festlegen.
Nutzen des Mehrbenutzermodus durch Ihre Mitarbeitenden
Damit Ihre Mitarbeitenden den Mehrbenutzermodus nutzen können, brauchen sie eine PIN. Wenn Sie für Ihre Mitarbeitenden keine PIN hinterlegt haben, müssen Sie das im Benutzer-Account der Mitarbeitenden tun.
Zur PIN Vergabe gehen Sie in die Web-Administration zu Reiter »Mitarbeiter«, wählen den betreffenden Mitarbeiter aus und klicken auf »Benutzer-Account«. Dort setzen Sie Ihren Mitarbeitenden einen PIN, mit dem sie sich im Mehrbenutzermodus anmelden können.
Mehrbenutzermodus in Kombination mit NFC Tags
NFC Tags sind kleine, kabellose Chips, die Daten speichern und per kurzer Distanz (meist wenige Zentimeter) mit Smartphones oder anderen Geräten kontaktlos kommunizieren können.
Auch die Zeiterfassung ist per NFC Tag möglich. Ein NFC Lesegerät inklusive vorprogrammierter Karten, mit denen sich Ihre Mitarbeitenden am Lesegerät einloggen können, bieten wir Ihnen als buchbare Option an. Sollten Sie daran Interesse haben, wenden Sie sich bitte an support@appdialog.de.
Neu ist, dass Sie vorhandene NFC Tags nun selbst mit dem Mehrbenutzermodus für die Zeiterfassung programmieren und registrieren können und damit kein NFC Lesegerät mehr von uns dazu benötigen.
Sie benötigen dazu lediglich ein NFC-fähiges Android Tablet oder Smartphone und NFC Tags. Eine Liste der NFC-fähigen Geräte finden Sie hier:
Mit ipads von Apple funtioniert es leider noch nicht, da diese nicht NFC-fähig sind.
Vielleicht besitzen Ihre Mitarbeitenden bereits NFC Tags in Form von z.B. Schlüsselkarten, mit denen sie ins Gebäude kommen. Diese bereits vorhandenen NFC Karten können Sie nun ganz einfach selbst für die Zeiterfassung mit dem Mehrbenutzermodus programmieren.
So funktioniert’s:
1. Haken setzen in Konfiguration
Zunächst müssen Sie in dem Modul Mehrbenutzermodus unter Konfiguration den Haken bei “Zeiterfassung per NFC Tag ermöglichen” setzen.
2. Infobox mit Anleitung
Wenn Sie hier auf den Infobutton gehen, wird Ihnen eine Schritt für Schritt Anleitung zur Konfiguration der NFC Tags angezeigt.
So funktioniert es Schritt für Schritt.
Halten Sie einen NFC Tag im Startbildschirm des Mehrbenutzermodus an das Gerät, mit dem sich Ihre Mitarbeitenden mit dem Mehrbenutzermodus einloggen sollen. Es erscheint eine Meldung, dass das NFC Tag nicht registriert ist (diesen Dialog können Sie schließen).
Auf dem linken Bild sehen Sie den Startbildschirm des Mehrbenutzermodus, hier auf einem Smartphone als stationäres Gerät. Das rechte Bild zeigt Ihnen die Meldung, die Sie bekommen wenn Sie das noch unregistrierte NFC Tag an das Gerät halten.
Navigieren Sie auf Ihrem PC oder Laptop in der Web-Administration zu Module – Mehrbenutzermodus – NFC Aktionen.
Ermitteln Sie den Log-Eintrag des eben gescannten NFC Tags (dies wird in der Regel der oberste Eintrag sein) und klicken Sie dort auf Registrieren.
Sobald Sie auf Registrieren geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das NFC Tag einem Ihrer Mitarbeitenden zuordnen können. Dies ist auch schon der letzte Schritt bei der Registrierung Ihres eigenen NFC Tags.
Ordnen Sie dem Tag einen Mitarbeitenden zu und bei Bedarf bereits ein fixes Projekt. Ohne Projektzuordnung kann der Mitarbeitende selbst das Projekt beim Buchen wählen.
Wenn Sie Ihr NFC Tag nach den vorherigen Schritten registriert haben, können Ihre Mitarbeitenden einfach das NFC Tag an das stationäre Gerät halten und loggen sich so unkompliziert und schnell ein und wieder aus.
Sie vermissen eine Funktion oder haben Fragen? Wir freuen uns über Ihre Anregungen oder Fragen per Email an support@appdialog.de
Herzliche Grüße,
Isabella vom appdialog Team
