Ab dem Jahr 2025 (mit teilweisen Übergangsfristen bis 2028) wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend, auch für kleine und mittlere Betriebe.

Um Sie bestmöglich auf diese Umstellung vorzubereiten, haben wir unser Rechnungsmodul bereits jetzt für Sie angepasst. Damit können Sie die neuen Anforderungen problemlos erfüllen und gleichzeitig Ihre Arbeitsprozesse mithilfe der Mitarbeiter App noch effizienter gestalten.

Hier möchten wir Ihnen die wichtigsten Informationen rund um die E-Rechnungen näherbringen und Ihnen unser angepasstes Rechnungsmodul vorstellen.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind von der Erstellung bis zur Bezahlung vollständig digital verarbeitbare Rechnungen. Dies bedeutet, dass die Rechnungen zukünftig nur noch in einem strukturierten elektronischen Format wie XML oder ZUGFeRD  erstellt werden dürfen.

Ziel ist es, so den Rechnungsprozess zu automatisieren und effizienter zu gestalten, um Fehler zu reduzieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Welches Format haben E-Rechnungen?

Eine Rechnung im PDF-Format kann zwar auch elektronisch übermittelt werden, stellt aber keine E-Rechnung dar. Denn E-Rechnungen enthalten einen maschinenlesbaren Datensatz (das sogenannte XML), der automatisch verarbeitet werden kann.

Daher gibt es das standardisierte Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), welches beide Komponenten vereint: Die Rechnungen werden in menschenlesbarer Form als PDF erstellt, welches den maschinenlesbaren XML-Anhang enthält. Die Rechnungen können somit direkt digital im System verarbeitet werden, während Sie gleichzeitig eine visuelle Darstellung der Rechnung haben.

E-Rechnungen in Ihrer Mitarbeiter App

Hier möchten wir Ihnen alle Neuerungen zur E-Rechnung in der Mitarbeiter App vorstellen. Zur generellen Nutzung des Rechnungsmoduls, dem Bearbeiten der Positionen sowie Korrigieren von Rechnungen lesen Sie bitte zunächst diesen Newsletter:

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E-Rechnungskomponenten

In der Web-Administration im Modul Rechnungserstellung haben Sie in der Kachel Konfiguration die Möglichkeit, Rechnungskomponenten für die E-Rechnung zu hinterlegen. Hier können Sie Umsatzsteuer-ID, Firmenname und -adresse sowie Kontaktdaten hinterlegen. Diese Daten müssen für die E-Rechnung zwangsläufig hinterlegt werden, damit diese elektronisch ausgelesen werden kann.

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E-Rechnungen erstellen

In der Kachel Rechnungen erstellen können Sie wie gewohnt einen Leistungszeitraum wählen, die Positionen bearbeiten und einen Rechnungsentwurf erstellen (genauere Erklärungen dazu finden Sie hier).

Neu ist nun, dass Sie beim Feld Typ als Format „E-Rechnung (PDF&XML) oder PDF“ auswählen können. Wenn Sie dann bei den aufgelisteten Rechnungen rechts auf „Erstellen“ gehen, erscheint das Dialogfenster mit der Auswahl „Entwurf erstellen“ oder „final erstellen“. Hier können Sie nun das Format wählen: E-Rechnung als ZUGFeRD (PDF&XML), E-Rechnung (nur XML) oder keine E-Rechnung (nur PDF).

Die erstellten Rechnungen erscheinen dann in der Kachel Rechnungsliste auch mit dem ausgewählten Format zum direkten Download als PDF oder XML.

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E-Rechnungen auslesen

In der Kachel E-Rechnungen anzeigen können Sie E-Rechnungen im XML-Format auslesen lassen. Laden Sie dazu einfach die XML-Datei hoch und die Rechnung wird so für Sie angezeigt. Oben rechts finden Sie dann ein PDF-Symbol, über welches Sie die Rechnung als PDF-Datei abspeichern können.

Da die meisten Unternehmen ab 2025 verpflichtet sind, E-Rechnungen annehmen zu können, haben Sie so die Möglichkeit, Rechnungseingänge zu verarbeiten und für Ihre Dokumentation eine visuelle Darstellung der E-Rechnung zu erzeugen und abzulegen.

Unsere Rechnungen sind auch „E“!

Selbstverständlich sind ab sofort auch die Rechnungen, die wir Ihnen für die Mitarbeiter App stellen, im ZUGFeRD-Format und lassen sich somit auch maschinell auslesen.

Bitte beachten: In der free Edition können Sie 10 Rechnungen pro Jahr erstellen, die comfort Edition bietet Ihnen 50 Rechnungen pro Jahr und mit der pro Edition nutzen Sie die Rechnungserstellung mit unbegrenzten Erfassungen.

Für eine intensive Nutzung der Rechnungserstellung können Sie auch die Zusatzoption Faktura Plus für unbegrenzte Rechnungserfassungen zu Ihrer comfort Edition hinzubuchen. Weitere Infos dazu finden Sie hier.

Herzliche Grüße

Ihr Team von appdialog