Die Arbeitsplanung

Nie war planen so kompliziert wie heute: jeder hat Extrawünsche, eigene Termine und Verpflichtungen und am Anfang jedes Auftrages steht meist eine immer näher rückende Frist. Das alles zu berücksichtigen kann schnell richtig knifflig werden, schließlich will man allen gerecht werden – Kunden und Mitarbeitern. 

Die appdialog Mitarbeiter App hilft Ihnen dabei, alle Termine unter einen Hut zu bringen. Mit dem Planungsmodul erstellen Sie im Handumdrehen nicht nur wöchentliche Arbeitspläne, sondern auch Projekt-, Urlaubs- und Schichtpläne. Außerdem reagieren Sie schnell und unkompliziert, wenn doch mal was dazwischenkommt. Glauben Sie nicht? Dann lesen Sie hier, wie sich die App in der Praxis schlägt, probieren Sie es selbst aus und lassen Sie sich überzeugen. 

Tipp: für alle, die lieber Videos sehen, statt Anleitungen zu lesen, gibt es unseren Screencast auf YouTube auch für das Planungsmodul

So funktioniert’s:

1. Schritt:
Projekte planen

2. Schritt:
Wissen,
wer wann kann

3. Schritt:
Wenn sich der
Plan mal ändert

4. Schritt:
Der Plan im Arbeitsalltag

5. Schritt:
Spezialfertigkeiten

1. Schritt: Projekte planen

Die Mitarbeiter App bietet verschiedene Möglichkeiten, den Arbeitsalltag zu strukturieren. Die wichtigste ist dabei, die Verknüpfung von Arbeitsplanung und Projektmanagement. Sobald Sie ein neues Projekt eingetragen haben, erscheint es im Planungsmodul in der Web-Administration und Sie können beginnen, dafür Planungseinträge zu machen. Sie entscheiden selbst, ob Sie Woche für Woche oder Projekt für Projekt organisieren.

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Zum Praxisbeispiel:
Projektmanagement

Da es mit der reinen Projektplanung für die meisten vermutlich noch nicht erledigt ist, planen Sie im gleichen Atemzug auch die Absenzen – wie Urlaub, Fortbildungen oder Berufsschultage Ihrer Azubis. Hierzu müssen Sie erstmal nicht viel machen, denn die Standardeinträge sind bereits vorgegeben.

Da es unser Ziel ist, möglichst viele Individualisierungsmöglichkeiten zu bieten, können Sie zusätzlich noch Eintragstypen erstellen. Das ist auch für alle gedacht, die das Projektmodul nicht nutzen möchten.

Manche internen Projekte möchte man vielleicht auch einfach nicht im Projektmodul anlegen. Für eine Inventur kann man so zum Beispiel einfach einen zusätzlichen Eintragstypen erstellen und damit planen, ohne dass er zusätzlich im Projektmodul auftaucht. 

Für alle Einträge können Sie angeben, ob die Zeiterfassung die eingetragenen Stunden direkt anrechnen soll oder ob Sie wirklich nur planen. Dann agiert die Zeiterfassung getrennt von der Planung und Ihre Mitarbeiter stempeln die real gearbeiteten Stunden separat ab. Für manche Einträge ist es aber sinnvoll, direkt Stunden zu hinterlegen – zum Beispiel für Berufsschultage. Dann müssen weder Sie noch Ihre Mitarbeiter daran denken, diese Zeiten zu erfassen. 

Schritt 2: Wissen, wer wann kann – Verfügbarkeiten und Absenzen eintragen

Nun wollen Sie als Vorgesetzter einen Dienstplan erstellen, der nicht nur für Sie und Ihre Kunden passt, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Daher kann es sinnvoll sein, Ihren Mitarbeitern anzubieten, selbst Absenzen einzutragen. So können Sie ganz individuell auf jeden einzelnen Kollegen eingehen. 

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Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und lassen stattdessen die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten eintragen. Vor allem in Gastronomie- und Schichtbetrieben ist dies eine wichtige Funktionalität. Auch, wenn Sie Aushilfen beschäftigen, die flexible Arbeitszeiten haben, ist dies das optimale Planungstool. 

Auch hier gilt jedoch: Alles kann, nichts muss. Sie entscheiden, was für eine Art von Planungsmodul Sie möchten, inwiefern Ihre Mitarbeiter Einfluss nehmen dürfen und was am Ende dabei herauskommt.

3. Schritt: Wenn sich die Arbeitsplanung mal ändert

Kurzfristiges Erkranken, eine Absage zu einem Termin oder die Änderung einer Frist – es gibt unzählige Gründe, weshalb sich der Arbeitsplan ändern kann.  Auch dafür hat die Mitarbeiter App eine unkomplizierte Lösung.

In einer speziellen Ansicht lassen sich Start- und Stoppzeiten durch intuitives Klicken und Ziehen anpassen. Geplante Arbeitstage und sogar ganze Wochen können auf demselben Weg auch komplett verschoben oder auch kopiert werden. So erstellen Sie nicht nur detaillierte Pläne, sondern reagieren auch auf jede Veränderung schnell und unkompliziert.

4. Schritt: Planung im Arbeitsalltag

Mit der Mitarbeiter App hat jeder den Arbeitsplan immer mit dabei. In einer kalendarischen Übersicht können Ihre Mitarbeiter ihre geplanten Arbeitseinsätze, Beginn und Ende und eventuelle Notizen von Ihnen einsehen. Außerdem können sie jederzeit abrufen, wer gerade wo eingeteilt ist. Verschiedene PDF-Dokumente des eigenen Arbeitsplans und dem, der restlichen Belegschaft informieren umfangreich über alles, was in den kommenden Tagen und Wochen ansteht.

Über das Modul in der App können Sie auch Planungseinträge für Ihre Mitarbeiter machen. Und wenn Sie es so konfiguriert haben, tragen Ihre Mitarbeiter auf gleichem Weg auch Absenzen und Verfügbarkeiten ein oder machen richtige Planungseinträge für sich oder Kollegen.  

Doch was wäre ein Arbeitsplan, wenn keiner davon wüsste? Damit jeder mitbekommt, dass es einen neuen Eintrag für ihn gibt, werden Ihre Mitarbeiter darüber per Pushnachricht informiert.

5. Schritt: Spezialfertigkeiten der Arbeitsplanung

Reicht Ihnen das noch nicht? Dann gibt es hier noch ein paar Beispiele, was man mit dem Planungsmodul sonst noch so machen kann.
Die Mitarbeiter App bietet ein umfangreiches Urlaubsmanagement: Ihre Mitarbeiter stellen in der App einen Antrag auf Urlaub, den Sie dann in der Web-Administration genehmigen oder ablehnen können. Eine Mail informiert den Mitarbeiter dann direkt darüber, dass sein Antrag bearbeitet wurde.  

Wer noch zur alten Schule gehört, will solch einen Plan dann auch aushängen. Manchmal ist der Blick aufs schwarze Brett halt doch schneller, als die App zu öffnen, und das verstehen wir. Deshalb können Sie mit dem Planungsmodul Ihren Urlaubsplan zusammenstellen und ausdrucken. 

Das funktioniert über Filter. Mit denen können Sie ganz allgemein unterschiedlichste Pläne zusammenstellen. Das funktioniert natürlich nicht nur mit Urlaubsplänen, sondern auch mit Projekten, den allgemeinen Abwesenheiten und den eingetragenen Verfügbarkeiten.
Auch Schichtpläne lassen sich mit dem Planungsmodul erstellen. Legen Sie einfach Ihre Standardschichten als Planungstypen oder direkt als Projekte an und planen Sie damit soweit im Voraus, wie Sie möchten.

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