Die Mitarbeiter App im Arbeitseinsatz

Spezielle Anforderungen erfordern individuelle Formulare

Egal ob fräsen, bohren oder schleifen: als Experten für die Wartung von CNC-Maschinen – also computergesteuerte Präzisionswerkzeugmaschinen – stellen wir sicher, dass bei der Produktion unserer Kunden alles rund läuft.
Dabei ist es für uns vor allem wichtig, die Ergebnisse genau festzuhalten, um unseren Kunden die passende Berichte an die Hand geben zu können. Lange Zeit haben unsere Mitarbeiter die Messwerte von Hand mit Stift und Papier festgehalten. Seit kurzem können wir diesen Prozess dank eines eigens für uns entwickelten Formulars in unserer Mitarbeiter App digital abbilden.

So funktioniert’s:

1. Der Einstieg

2. Die Konzeption

3. Der Arbeitseinsatz

Der Einstieg

Auf die Mitarbeiter App stießen wir zuerst wegen der grundlegenden Module. Die Zeiterfassung, Arbeitsplanung und vor allem das Fahrtenbuch sind für uns aus unserem Arbeitsalltag längst nicht mehr wegzudenken. Anfangs haben wir nur das allgemeine Bestellformular genutzt.

Das Praktische an der ganzen Sache ist, dass meine Mitarbeiter mir auf direktem Weg über die App mitteilen können, was fehlt. Sie werfen einen Blick ins Lager, sehen, dass wir nur noch eine Packung Handschuhe haben, zücken das Handy und geben die Bestellung auf. Das kommt dann sofort bei mir an: Was brauchen wir? Wie viel? Gegebenenfalls auch für welchen Kunden und der kann das ganze dann sogar noch mobil in der App unterschreiben

Die Konzeption

Digitalisierung war bei uns schon länger Thema. Weil wir es sinnvoll fanden, unsere Arbeitsprozesse in einem Programm zu bündeln, anstatt mit vielen verschiedenen Anbietern zu arbeiten, haben wir das Entwicklerteam kontaktiert. Zusammen konnten wir auf Basis dessen, was die App längst bietet, ein neues Formular erstellen, das optimal auf unsere Arbeitsweise zugeschnitten ist. 

Überrascht hat mich dabei vor allem, wie flexibel dieses Formular mit den Werten umgehen kann. Wir erfassen die unterschiedlichsten Daten: von Konzentrationen in Prozentzahlen; pH-, Nitrit- und Nitratwerte in verschiedenen Genauigkeiten; Freitextfelder für die Beschreibung von Gerüchen oder vorgegebene Antworten für die des Aussehens der Maschinen und sogar Temperaturen. Da sind der Kreativität eigentlich keine Grenzen gesetzt.

Zudem haben wir Normwerte für die einzelnen Parameter festgelegt. Wenn also ein pH-Wert im Formular eingegeben wird, taucht daneben direkt eine entsprechende Ampel auf: grün, wenn der Sollwert eingehalten wird; rot, wenn nicht. Diesen Hinweis sehe ich dann auch in den PDF-Dateien der Auswertungen. 

Wenn die Arbeit beim Kunden getan ist, unterschreibt dieser direkt, dass der Mitarbeiter vor Ort war. Ganz bequem und mobil in der App. Damit ist die Erhebung der Daten auch beendet und unsere Mitarbeiter können an den Werten nichts mehr verändern. 

Der Arbeitseinsatz

Das Ganze hat für uns zwei riesige Vorteile. Erstens: die Arbeit wird schneller und präziser und nichts kann mehr vergessen oder falsch interpretiert werden. Auch Neulinge können bei uns damit schnell selbstständig und fehlerfrei arbeiten. Und zweitens: Mit der mobilen Kundenunterschrift haben wir eine zusätzliche Absicherung, wenn es an die Abrechnung und den Nachweis unserer geleisteten Arbeit geht. 

In einem zweiten Schritt haben wir unser Formular direkt mit unserem Kundenmanagement verknüpft. In der Web-Administration kann ich für jeden Kunden nun direkt Maschinen anlegen, mit denen das Formular automatisch verknüpft wird. 

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Wenn ein neues Formular angelegt wird, buchen meine Mitarbeiter ihre Daten also direkt auf einen bestimmten Kunden und eines seiner Geräte. Außerdem können wir mittlerweile QR-Codes für jede Maschine erstellen. Die werden vor Ort direkt auf das Gerät geklebt, unsere Mitarbeiter scannen den Code dann nur noch ab und sofort öffnet sich unsere Mitarbeiter App mit dem individuellen Formular. Das spart uns Zeit und dem Kunden damit Geld.

Wir arbeiten jetzt schon mit dem Entwicklerteam an einer Weiterentwicklung: wir wünschen uns Verlaufsdiagramme, die wir dann unseren Kunden vorlegen können. Das wird der beste Beweis für unsere saubere und verlässliche Arbeit.
Bis dies umgesetzt wird, sind wir mit unseren digitalen Formularen gut bedient. Und ich bin sicher, das ist nur der erste Schritt in die Digitalisierung vieler anderer unserer Arbeitsprozesse. 

Und jetzt?

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