Schritt für Schritt zur Mitarbeiter App
Wie geht es nach der Registrierung weiter?
Nachdem Sie sich bei uns registriert haben, erhalten Sie von uns die Zugangsdaten zu unserem web-basierten Administrationssystem. Nach der Anmeldung sehen sie den Startbildschirm, um Ihre eigene Mitarbeiter App einzurichten.
Erste Schritte
Anlegen neuer Mitarbeitender
Registrierung
Wenn Sie direkt in der App starten, erfahren Sie dort in der Einführung, wie Sie über die App neue Mitarbeitende anlegen. Die Details und weitere Informationen fügen Sie einfach in der Web-Administration hinzu.
Manuell anlegen
Mit einem Klick in der Menüleiste auf Mitarbeiter, rechts neben dem Haus-Symbol, kommen Sie in den Bereich zur Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden.
Um einen neuen Mitarbeitenden anzulegen, wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter. Im nun angezeigten Formular können Sie die Stammdaten des neuen Mitarbeitenden angeben. Wählen Sie am Ende Daten Speichern aus, um Ihre Eingabe zu sichern.
Wenn Sie viele Mitarbeitende mit gleicher Abrechnungs- und Vergütungsart (siehe Mitarbeitende konfigurieren) haben, können Sie unter Einstellungen im Reiter Mitarbeiter Voreinstellungen hinterlegen, die automatisch beim Anlegen eines weiteren Mitarbeiter bzw. bei der Registrierung über den Registrierungslink übernommen werden können.
Registrierungslink nutzen
Ihre Mitarbeitenden können sich auch selbst in Ihrer Organisation registrieren. Im Reiter Grundeinstellungen finden Sie den Abschnitt Link für Mitarbeiter. Hierüber erhalten Sie einen Link, den Sie mit Ihren Mitarbeitenden z. B. per E-Mail teilen können. Sobald sich alle Ihre Mitarbeitenden registriert haben, deaktivieren Sie den Link bitte an gleicher Stelle wieder.
Bitte beachten Sie: Ihre Mitarbeitenden können mit diese Methode die wichtigsten Daten selbst ausfüllen. Prüfen Sie aber diese nochmal in der Web-Administration und fügen Sie die fehlenden Daten selbst hinzu.
Zugriff für Ihre Mitarbeitenden aktivieren
Sobald Sie Mitarbeitende angelegt haben, erhalten Sie im Reiter Mitarbeiter verschiedene Verwaltungsbereiche, in denen Sie alle wichtigen personenbezogenen Daten bearbeiten können.
Um den Zugriff für Ihre Mitarbeitenden zu aktivieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Wenn sich Ihre Mitarbeitenden selbst über den Link einen Account angelegt haben, ist dieser automatisch aktiviert und Sie müssen nichts weiter machen. Wenn Sie den Account für Ihre Mitarbeitenden anlegen, muss dieser im zweiten Schritt aktiviert werden. Das machen Sie über die Kachel Benutzer-Account, indem Sie für sie ein Passwort setzen oder ein PDF mit Initial-QR Code erstellen. Mit diesem QR-Code können die Mitarbeitenden ihren Account selbst aktivieren und ein eigenes Passwort setzen.
Mit der E-Mail-Adresse (die Sie bereits in der Kachel Stammdaten hinterlegt haben – siehe unten) und dem hier angegebenen Passwort können sich die Mitarbeitenden nach der Installation der appdialog Mitarbeiter App auf ihren mobilen Geräten anmelden.
Wenn Sie keine E-Mail Adresse eingetragen haben, erhalten die Mitarbeitenden einen Account mit Benutzernamen. Auch hier vergeben Sie ein Passwort (das die Mitarbeitenden nach dem ersten Einloggen ändern). Benutzernamen und Passwort teilen Sie den Mitarbeitenden dann persönlich mit.
Es gibt außerdem die Möglichkeit einen QR-Code zu generieren, den Ihre Mitarbeitenden scannen müssen, um den Account so zu aktivieren. Auch dafür müssen Ihre Mitarbeitenden die App zuerst auf ihrem Gerät installieren. Hier können Sie auch ein PDF mit einer ausführlichen Anleitung für Ihre Mitarbeitenden generieren, in dem sie den persönlichen Initialisierung-QR Code finden.
Damit wird die Mitarbeiter App für Ihre Mitarbeitenden personalisiert und sie erhalten nun exklusiven Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Inhalte. Ist die Option E-Mail senden aktiviert, werden die Mitarbeitenden automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Alle Schritte dazu, wie Sie sich Ihre Mitarbeitenden die App herunterladen und sich anmelden, haben wir auch auch nochmal in einem übersichtlichen PDF zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt.
Benutzer-Account verwalten
Sobald der Account einmal aktiviert ist, können Sie an dieser Stelle einige weitere Konfigurationen vornehmen:
In der comfort Edition können Sie Ihren Mitarbeitenden an dieser Stelle auchBerechtigungen freischalten.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden eine der im folgenden genannten Rollen zuteilen möchten, muss dieser oder diese zwingend mit einer Emailadresse im Nutzeraccount vermerkt sein.
1. Beförderung zum/zur Administrator/in
Die Beförderung hat keinen Einfluss auf Ihren eigenen Status als Administrator/in, gibt den Mitarbeitenden jedoch umfangreiche Rechte zur Verwaltung in der Web-Administration. Der oder die Mitarbeitende hat dann genau die gleichen Ansichten in der App und in der Web-Administration wie Sie.
2. Beförderung zum/zur Teil-Administrator/in
Die Befugnisse eines/einer Teil-Administrator/in können ähnlich wie die eine/r Teamleiter/in entsprechend nach Modulen angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist ein/e Teil-Administrator/in jedoch für die gesamte Belegschaft für einen bestimmten Bereich verantwortlich. So können Mitarbeitende zum Beispiel die Arbeitsplanung für alle übernehmen, ohne dass er oder sie auf alle Inhalte in der App direkt Zugriff hat.
3. Beförderung zum/zur Teamleiter/in
Teamleiter/innen haben bestimmte Berechtigungen für eine oder mehrere ihnen zugewiesenen Gruppen. Dabei entscheidet der/die Administrator/in, welche Aufgabenbereiche diese Mitarbeitenden übernehmen sollen. Ein/e Teamleiter/in hat anschließend einen reduzierten Administrator-Bereich in der App und kann sich in eine vereinfachte Web-Administration einloggen, wo nur die Bereiche angezeigt werden, die auch für ihn oder sie freigeschaltet sind.
4. Beförderung zu Personalverantwortlichen
Personalverantwortliche haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die zur Lohnabrechnung benötigt werden, und verwalten die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden. Sie sehen Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie das Stimmungsbarometer, die Überstundenkontrolle, Push-Nachrichten und die Wer-ist-aktiv-Anzeige.
Mitarbeiterdaten konfigurieren
Bevor Sie richtig durchstarten, sollten Sie für alle Mitarbeitenden die wichtigsten Daten hinterlegen. Dies tun sie in drei verschiedenen Kacheln im Reiter Mitarbeiter: In den Stammdaten, den Sollstunden und den Jahresdaten.
Nur, wenn Sie diese Informationen hinterlegen, bekommen Sie später korrekte Arbeitszeitauswertungen und Ihre Mitarbeitenden behalten den Überblick über ihre Stundenkonten.
Wenn Sie mehrere Mitarbeitende mit gleichen Sollstunden und Abrechnungsvergütung haben, können Sie, wie oben bereits erwähnt, in den Einstellungen im Reiter Mitarbeiter unter Einstellung Voreinstellungen für künftige Beschäftigungsverhältnisse hinterlegen. Diese werden bei Neuregistrierungen automatisch übernommen.
1. Stammdaten:
In der Kachel Stammdaten hinterlegen Sie persönliche Informationen. Wichtig ist hier vor allem das Eintrittsdatum. Es definiert zwei wichtige Aspekte: Das Betriebsjubiläum und das Datum, ab dem die Sollstunden in der Auswertung berücksichtigt werden sollen.
2. Sollstunden:
Die korrekten Sollstunden für jeden Mitarbeitenden zu hinterlegen, ist die Voraussetzung für zwei wichtige Dinge: Die korrekten Saldi in den Auswertungen und das Sollstundenkonto des Mitarbeitenden in der App. Tragen Sie die Sollstunden auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresbasis ein. Hier entscheiden Sie auch, ob und welche Mindestpausen oder feste Tagespausenzeiten automatisch abgezogen werden sollen und in welcher Vergütungsart der Mitarbeitende beschäftigt ist.
Hier hinterlegen Sie auch den Beginn der Sollstundengültigkeit, der Zeitpunkt, ab dem die Arbeitszeit über die App erfasst werden soll. Bitte beachten Sie: Das Eintrittsdatum ist nicht das Datum der Sollstunden-Gültigkeit.
3. Jahresdaten:
Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden. Zusätzlich finden Sie hier auch Felder, um Überträge aus dem Vorjahr (z.B. Über- oder Unterzeiten und Resturlaub) einzutragen.
Ausscheiden von Mitarbeitenden
Wenn ein Mitarbeitender aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Mitarbeitende archivieren
In den Stammdaten können Sie neben dem Eintrittsdatum auch ein Austrittsdatum setzen. Damit werden Mitarbeitende archiviert, Sie haben aber weiterhin Zugriff auf die Daten. Um diese abzurufen, klicken Sie in der Übersicht rechts dann einfach auf alle (inkl. Archiv). Beachten Sie, dass Ihr ausgeschiedener Mitarbeiter immer noch Zugang zur App hat. Erst wenn Sie den Benutzeraccount deaktivieren (über die Kachel Benutzeraccount), entziehen Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter den Zugang.
2. Löschen der Mitarbeitenden und aller Daten
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter wählen Sie die zu löschenden Mitarbeitenden in der Übersicht rechts aus, wählen Benutzer-Account, dann können Sie auf der linken Seite Zugang deaktivieren auswählen. Nun können Sie auf der rechten Seite durch Klick auf das rote X die Mitarbeitenden löschen.
Damit werden die Mitarbeitenden mitsamt aller Daten endgültig gelöscht.
WICHTIG: Bitte sichern Sie vor dem Löschen alle aufbewahrungsrelevanten Daten Ihrer Mitarbeitenden. Beachten Sie dabei auch die für Ihre Branche geltenden Fristen zur Aufbewahrung von Arbeitszeiten und anderer Dokumente. Nach dem Löschen haben auch wir keinen Zugriff mehr auf die gelöschten Daten.
Konfiguration der App
Grundeinstellungen für die Oberfläche der App
Mit einem Klick auf den Reiter Grundeinstellungen kommen Sie in den Layoutbereich, wo Sie unter Anderem das Aussehen Ihrer Mitarbeiter App individuell anpassen können.
Hier können Sie auch ein Logo hochladen, welches dann z.B. auf den Auswertungen und Formularen erscheint.
Achten Sie hier darauf, hohe Kontraste zwischen Text und Hintergrund zu wählen, damit die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Zudem empfehlen wir die Datengröße für Hintergrundbilder möglichst klein zu halten, um lange Ladezeiten zu vermeiden.
Module verwalten
Im Reiter Module finden Sie die Konfigurationen und Inhalte der einzelnen Module. Klicken Sie dafür auf die jeweilige Kachel des gewünschten Moduls. Unter „anpassen“ können Sie Module, die Sie nicht benötigen ausblenden.
Projektmanagement
Im Reiter Projekte (Aufträge/Kunden) & Co. können Sie einzelne Projekte, Kunden oder Aufträge anlegen. Wie genau der Reiter benannt werden soll, definieren Sie in den Grundeinstellungen (unter „Begrifflichkeiten“).
Hier erfassen Sie alle relevanten Informationen und Daten zu Projekten, Aufträgen oder Kunden, wie z.B Termine, Budget, Vorgabezeit, Rechnungsinformationen und Kontaktdaten.
Die angelegten Projekte können als Kategorien in der Zeiterfassung dienen, sie können Material & Leistungen auf die Projekte buchen und vieles mehr. Zusätzlich können Sie auch Unterkategorien zu einem Projekt definieren, um die Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden näher zu bestimmen.
Anschließend können Sie Auswertungen mit allen Zeiten und Tätigkeiten, die auf das Projekt gestempelt wurden, erstellen. Außerdem entscheiden Sie hier durch die Berechtigungen ganz unten, wer auf die Daten Zugriff haben soll.
Planung
Arbeitsplanung
Das Planungsmodul finden Sie im Reiter Planung.
Hier können Sie die Arbeitszeiten und Schichten Ihrer Mitarbeitenden planen und Ressourcen, wie Geräte, Räume und Fahrzeuge verwalten. Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden planen Sie mit den Modulen Planungsansicht, Planungsansicht nach Projekten und Kalenderansicht.
Definieren Sie zunächst im Modul Eintragstypen die Einträge, die Sie in Ihrer Planung benötigen. Einige Eintragstypen (wie Urlaub, überstundenfrei, krank) sind von uns bereits vorgegeben. Sobald Sie Kunden, Aufträge oder Projekte definiert haben, werden diese ebenfalls automatisch als Eintragstypen erscheinen.
In der Planungsansicht können Sie die Arbeitszeiten nach Mitarbeitenden planen.
In der Planungsansicht nach Projekten verteilen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden auf Ihre angelegten Projekte.
In der Kalenderansicht planen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden nach Kalender.
In allen drei Planungsansichten öffnet sich mit einem Klick auf den Tag ein Fenster, in dem Sie unter anderem den Eintragstypen auswählen können und so einen Planungseintrag generieren.
Die Drag’n’Copy Funktion erlaubt es Ihnen, einen Arbeitstag auf andere Tage zu übertragen. Wenn der Arbeitsplan für die gesamte Woche einmal steht, können Sie ihn hier auch ganz bequem als PDF herunterladen, ausdrucken und in Ihrem Unternehmen aushängen oder in dem Modul Dokumente à Dienstpläne digital an Ihre Mitarbeitenden verteilen. Letzteres ist nur ab der comfort Edition verfügbar.
Ihre Mitarbeitenden haben zudem über die App unter Arbeitsplanung Zugriff auf den Wochenplan für sich und je nach Konfiguration auch für die Kolleginnen.
Ressourcen- und Fahrzeugplanung (diese Funktion ist nicht in der free Edition verfügbar)
In der Ressourcenplanung verwalten Sie Ihre Geräte und Räume, in der Fahrzeugplanung Ihre Fahrzeuge. Geräte, Räume und Fahrzeuge müssen Sie davor in dem Modul Ressourcen angelegt haben.
Kalender-Integration
1. Kalender-Export aktivieren
Damit Ihre Mitarbeitenden ihren eigenen und den allgemeinen Kalender abonnieren und so in andere Kalenderapps importieren können, müssen Administratoren diese Funktion im ersten Schritt aktiveren.
Dies finden Sie in der Web-Administration im Reiter Grundeinstellungen und dort im letzten Punkt Kalender-Export.
2. Kalender exportieren
Sobald Sie dies für Ihre Mitarbeitenden aktiviert haben, können Einträge der Arbeitsplanung, datumsgebundene Aufgaben und der Unternehmenskalender exportiert werden.
Persönlicher Kalender
Dazu klicken Sie in der App in der Kachel „Arbeitsplanung“ auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Export. Auf diesem Weg erhalten Sie einen Link, den Sie für die Kalenderintegration in Schritt 3 benötigen.
Auch in der Web-Administration finden Sie für jede/n Mitarbeiter/in im Reiter Mitarbeiter eine Kachel Kalender-Export, über die der Link abgerufen werden kann.
Allgemeiner Kalender
Wer alle Termine von allen Kolleginnen überblicken möchte, kann auch einen allgemeinen Kalender integrieren. Dazu geben Sie statt dem individuellen Link einfach Folgendes in das externe Programm ein:
Sie können entweder einen der beiden Kalender oder auch beide parallel in das externe Programm integrieren. Die Schritte sind dabei identisch – nur die Links unterscheiden sich.
Kalender mit Erinnerungen
Wer für seine Termine aus der App gerne eine Erinnerung erhalten möchte, kann dies für beide Varianten beim Erzeugen des Links konfigurieren. Sie können dabei zwischen 15, 30 und 60 Minuten als Erinnerungszeitraum wählen. Der Link passt sich entsprechend an und Ihr externer Kalender übernimmt diese Anpassung automatisch.
3. Kalenderintegration: Ihre Termine aus der Mitarbeiter App bei Outlook und Co.
Grundsätzlich funktioniert die Integration eines externen Kalenders bei jedem Programm etwas anders. Wir haben für die gängigsten Kalender diese Anleitungen vorbereitet, die Ihnen aber auch bei anderen Kalendern als Hilfe dienen können.
Outlook
1. Kalenderfunktion in Outlook öffnen (kleines Kalender-Icon links unter Mail-Icon)
2. Links Kalender hinzufügen wählen – Aus dem Internet abonnieren
3. Link aus der App (Schritt 2) eingeben
4. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben und speichern
iOS (Apple)
1. Smartphone-Einstellungen – Kalender – Accounts
2. Account hinzufügen – andere Kalender auswählen
3. Kalenderabo hinzufügen
4. Unter Server den Link eingeben
5. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben
Thunderbird
1. Startseite – Kalender – Neuer Kalender (unten links)
2. Wählen Sie Im Netzwerk aus
3. Link aus der App (Schritt 2) in dem neuen Fenster eingeben
4. Zugangsdaten der Mitarbeiter App eingeben
5. Neuen Kalender hinzufügen
Spezialfall: Google Kalender
Dafür benötigen Sie zuerst eine besondere Konfiguration in der Web-Administration:
1. Web-Administration – Reiter Grundeinstellungen aufrufen
2. Bereich Kalender-Export öffnen
3. Häkchen für Export ohne Authentifizierung setzen
4. Reiter Mitarbeiter – Kachel Kalender-Export – Link für Export ohne Authentifizierung kopieren
Mit dem so erstellten Link können Sie nun im Google Kalender weitermachen:
1. Google Kalender Ihres Google-Kontos aufrufen
2. Links unten Weiterer Kalender – Plus Button – Kalender abonnieren
3. Linkes Menü – per URL – hier URL aus der Web-Administration einfügen – Button Kalender hinzufügen
Wichtige Module
Zeiterfassung
Mit dem Modul Zeiterfassung können Ihre Mitarbeitenden Ihre Arbeitszeiten einfach und bequem erfassen. Dabei haben Sie verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten. In der Web-Administration können Sie im Modul Zeiterfassung – Konfiguration Ansicht (Stempeluhr, Kalenderstil etc.), Zeitraster*, Rückbuchungsfenster*, Pausen-Erfassung, Nachbearbeitung und mehr einstellen und so die Zeiterfassung für Ihr Unternehmen individualisieren. (*diese Konfigurationen sind erst ab der comfort Edition verfügbar)
Unter dem Modul Zeiterfassung finden Sie außerdem die Konfigurationen zu Krankmeldungen und Urlaubsanträgen.
Auch hier haben Sie einige Konfigurationsmöglichkeiten, die Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen modifizieren können. Bitte beachten Sie auch hier, dass nicht alle Einstellungen in der free Edition verfügbar sind.
Krankmeldungen und Urlaubsanträge können Ihre Mitarbeitenden in der App entweder über die Kachel Zeiterfassung erfassen oder über eigene Kacheln, sofern Sie dies in den Konfigurationen „Krank“ und „Urlaub“ so festgelegt haben (Bitte beachten Sie, dass es diese Möglichkeit erst ab der comfort Edition gibt).
Die Krankmeldungen und Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeitenden können Sie in der Web-Administration im Reiter Module, unter Zeiterfassung in den Kacheln Krankmeldungen und Urlaub einsehen bzw. genehmigen.
Außerdem können Sie unter der Kachel „Betriebskalender“ (Module – Zeiterfassung) die für Ihr Bundesland geltenden Feiertage automatisch in den Kalender der App übertragen.
Andere Optionen zur Zeiterfassung bieten QR-Codes und der Mehrbenutzermodus. Um mehr über die verschiedenen Möglichkeiten zur Zeiterfassung erfahren, klicken Sie den folgenden Button und lesen Sie unseren Newsletter, der Ihnen alles dazu erklärt.
Infos & Dokumente
Konfiguration ab der comfort Edition
Im Modul „Infos & Dokumente“ können Sie für Ihre Mitarbeitenden Dokumente, Informationen, Webseitenlinks, Bildergalerien und mehr bereitstellen. Die Einträge sind in Ordnern organisiert, die Sie nach Belieben erstellen und bearbeiten können.
Sie können außerdem entscheiden, welche Mitarbeitenden Dokumente hochladen darf, Lesebestätigungen, sowie Unterschriften für wichtige Dokumente einfordern und ein Ablaufdatum für Dokumente festlegen, zu dem sie dann automatisch von der App gelöscht werden.
Zusätzlich bietet die App auch die Möglichkeit persönliche Dokumente, wie Lohnabrechnungen und Vertragliches zu verteilen.
Nachrichten
Konfiguration ab der comfort Edition
Das Modul „Nachrichten“ bietet Ihnen die Möglichkeit zur schnellen, flexiblen, DSGVO-konformen Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.
Auch hier können Sie in der Web-Administration im Modul Nachrichten – Konfiguration verschiedene individuelle Einstellungen vornehmen.
Sobald Sie in dem Modul Gruppen, Gruppen für Ihr Unternehmen definiert haben (z.B Marketing, Buchhaltung etc.), werden für diese Gruppen automatisch Gruppenchats erstellt. Sie können auch die Option wählen, dass für Projekte/Kunden/Aufträge ebenfalls automatisch Chats erstellt werden.
Fertig. Und jetzt?
Haben Sie unsere Anwendungsbeispiele schon entdeckt? Dort zeigen wir Ihnen ganz anschaulich, wie die appdialog Mitarbeiter App in der Praxis zum Einsatz kommt!