Schritt für Schritt zur Mitarbeiter App
Wie geht es nach der Registrierung weiter?
Nachdem Sie sich bei uns registriert haben, erhalten Sie von uns die Zugangsdaten zu unserem web-basierten Administrationssystem. Nach der Anmeldung sehen sie den Startbildschirm, um Ihre eigene Mitarbeiter App einzurichten.
Erste Schritte
Anlegen neuer Mitarbeitender
Registrierung
Wenn Sie direkt in der App starten, erfahren Sie dort in der Einführung, wie Sie über die App neue Mitarbeitende anlegen. Die Details und weitere Informationen fügen Sie einfach in der Web-Administration hinzu.
Manuell anlegen
Mit einem Klick in der Menüleiste auf Mitarbeiter, rechts neben dem Haus-Symbol, kommen Sie in den Bereich zur Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden.
Um einen neuen Mitarbeitenden anzulegen, wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter. Im nun angezeigten Formular können Sie die Stammdaten des neuen Mitarbeitenden angeben. Wählen Sie am Ende Daten Speichern aus, um Ihre Eingabe zu sichern.
Registrierungslink nutzen
Ihre Mitarbeitenden können sich auch selbst in Ihrer Organisation registrieren. Im Reiter Grundeinstellungen finden Sie den Abschnitt Link für Mitarbeiter. Hierüber erhalten Sie einen Link, den Sie mit Ihren Mitarbeitenden z. B. per E-Mail teilen können. Sobald sich alle Ihre Mitarbeitenden registriert haben, deaktivieren Sie den Link bitte an gleicher Stelle wieder.
Verwaltungsbereiche unter dem Menüpunkt Mitarbeiter
Sobald sie mindestens einen Mitarbeitenden angelegt haben, erhalten Sie im Reiter Mitarbeiter verschiedene Verwaltungsbereiche, in denen Sie alle wichtigen personenbezogenen Daten bearbeiten können.
Nehmen Sie hier die Nachbereitung von Krankheits- und Urlaubstagen oder Arbeitszeiten vor. Tragen Sie Sonderbuchungen wie unbezahlten Urlaub oder ausbezahlte Überstunden für Ihren Mitarbeitenden ein und ordnen Sie ihn einer Gruppe zu. Die Gruppenzuordnung können Sie später in verschiedenen Modulen und in den Auswertungen verwenden.
Die wichtigste Information, die Sie an dieser Stelle hinterlegen sollten, ist das Eintrittsdatum. Dieses Datum sollten Sie am besten auf den Tag der ersten Benutzung der Zeiterfassung setzen. So erhalten Sie korrekte Auswertungen ab dem Tag der Einführung der Mitarbeiter App.
Nicht alle Informationen sind zwingend notwendig, doch einige Details sollten Sie direkt nach der Erstellung hinterlegen. Das Wichtigste haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Zugriff für Ihre Mitarbeitenden aktivieren
Wenn sich Ihre Mitarbeitenden selbst über den Link einen Account angelegt haben, ist dieser automatisch aktiviert und Sie müssen nichts weiter machen. Wenn Sie den Account für Ihre Mitarbeitenden anlegen, muss dieser im zweiten Schritt aktiviert werden. Das machen Sie über die Kachel Benutzer-Account, indem Sie für sie ein Passwort setzen oder eine PDF mit Initial-QR Code erstellen. Mit diesem QR-Code können die Mitarbeitenden ihren Account selbst aktivieren und ein eigenes Passwort setzen.
Mit der E-Mail-Adresse (die Sie bereits in der Kachel Stammdaten hinterlegt haben – siehe unten) und dem hier angegebenen Passwort können sich die Mitarbeitenden nach der Installation der appdialog Mitarbeiter App auf ihren mobilen Geräten anmelden. Wenn Sie einen Account mit Benutzernamen angelegt haben und ein Passwort für Ihre Mitarbeitenden setzen, teilen Sie ihnen dieses bitte persönlich mit.
Damit wird die Mitarbeiter App für Ihre Mitarbeitenden personalisiert und sie erhalten nun exklusiven Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Inhalte. Ist die Option E-Mail senden aktiviert, werden die Mitarbeitenden automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Alle Schritte dazu, wie sich Ihre Mitarbeitenden die App herunterladen und sich anmelden, haben wir auch auch nochmal in einer übersichtlichen PDF zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt.
Benutzer-Account verwalten
Sobald der Account einmal aktiviert ist, können Sie an dieser Stelle einige weitere Konfigurationen vornehmen:
Zum einen setzen Sie hier für Ihre Mitarbeitenden ein Passwort. Das können Sie beispielsweise auch dann machen, wenn sie ein altes Passwort vergessen haben. Des Weiteren können Sie den Mitarbeitenden in der comfort Edition an dieser Stelle auch besondere Berechtigungen freischalten.
1. Beförderung zum Administrator
Die Beförderung hat keinen Einfluss auf Ihren eigenen Status als Administrator, gibt dem Mitarbeitenden jedoch umfangreiche Rechte zur Verwaltung in der Web-Administration. Der Mitarbeitende hat dann genau die gleichen Ansichten in der App und in der Web-Administration wie Sie.
2. Beförderung zum Teamleiter
Teamleiterinnen haben bestimmte Berechtigungen für eine oder mehrere ihnen zugewiesenen Gruppen. Dabei entscheidet der Admin, welche Aufgabenbereiche dieser Mitarbeitende übernehmen soll. Ein Teamleiter hat anschließend einen reduzierten Admin-Bereich in der App und kann sich in eine vereinfachte Web-Administration einloggen, wo nur die Bereiche angezeigt werden, die auch für ihn oder sie freigeschaltet sind.
3. Beförderung zur Personalverantwortlichen
Personalverantwortliche haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die zur Lohnabrechnung benötigt werden, und verwaltet die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden. Sie sehen Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie das Stimmungsbarometer, die Überstundenkontrolle, Push-Nachrichten und die Wer-ist-aktiv-Anzeige.
4. Beförderung zum Teil-Admin
Die Befugnisse eines Teil-Admins können ähnlich wie die einer Teamleiterin entsprechend nach Modulen angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist ein Teil-Admin jedoch für die gesamte Belegschaft für einen bestimmten Bereich verantwortlich. So kann ein Mitarbeitender zum Beispiel die Arbeitsplanung für alle übernehmen, ohne dass er oder sie auf alle Inhalte in der App direkt Zugriff hat.
Mitarbeiterdaten konfigurieren
Bevor Sie richtig durchstarten, sollten Sie für alle Mitarbeitenden die wichtigsten Daten hinterlegen. Dies tun sie in drei verschiedenen Kacheln im Reiter Mitarbeiter: In den Stammdaten, den Sollstunden und den Jahresdaten.
Nur, wenn Sie diese Informationen hinterlegen, bekommen Sie später korrekte Arbeitszeitauswertungen und Ihre Mitarbeitenden behalten den Überblick über ihre Stundenkonten.
1. Stammdaten:
In der Kachel Stammdaten hinterlegen Sie persönliche Informationen. Wichtig ist hier vor allem das Eintrittsdatum. Es definiert zwei wichtige Aspekte: Das Betriebsjubiläum und das Datum, ab dem die Sollstunden in der Auswertung berücksichtigt werden sollen.
2. Sollstunden:
Die korrekten Sollstunden für jeden Mitarbeitenden zu hinterlegen, ist die Voraussetzung für zwei wichtige Dinge: Die korrekten Saldi in den Auswertungen und das Sollstundenkonto des Mitarbeitenden in der App. Tragen Sie die Sollstunden auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresbasis ein. Hier entscheiden Sie auch, ob und welche Mindestpausen oder feste Tagespausenzeiten automatisch abgezogen werden sollen und in welcher Vergütungsart der Mitarbeitende beschäftigt ist.
3. Jahresdaten:
Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden. Zusätzlich finden Sie hier auch Felder, um Überträge aus dem Vorjahr (z.B. Über- oder Unterzeiten und Resturlaub) einzutragen.
Ausscheiden von Mitarbeitenden
Wenn ein Mitarbeitender aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Löschen des Mitarbeitenden und aller Daten
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter wählen Sie den zu löschenden Mitarbeitenden in der Übersicht rechts aus, wählen Benutzer-Account, dann können Sie auf der linken Seite Zugang deaktivieren auswählen. Nun können Sie auf der rechten Seite durch Klick auf das rote X den Mitarbeitenden löschen.
Damit wird der Mitarbeitende mitsamt aller Daten endgültig gelöscht.
2. Mitarbeitende archivieren
In den Stammdaten können Sie neben dem Eintrittsdatum auch ein Austrittsdatum setzen. Damit wird Mitarbeitende archiviert, in der App sozusagen unsichtbar, Sie haben aber weiterhin Zugriff auf die Daten. Um diese abzurufen, klicken Sie in der Übersicht rechts dann einfach auf alle (inkl. Archiv).
Sollstunden & Urlaubsanspruch
Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch und die Sollstunden. Vor allem die Sollstunden sind wichtig, denn sie werden in den Auswertungen berücksichtigt. Außerdem können Sie hier sowohl Urlaubstage als auch Überstunden aus dem Vorjahr übertragen.
Der Taglohnmodus ist für alle Mitarbeitende, die nach Stunden bezahlt werden gedacht. Wenn Sie hier das Häkchen setzen, kann der Mitarbeitende trotzdem Urlaub eintragen, damit Sie planen können. Er bekommt jedoch keine Arbeitszeit für einen Urlaubstag gut geschrieben.
Sonderfall: Minijob
Die Abrechnung für Minijobber, die nach Stunden bezahlt werden, aber keine feste Wochen- oder Monatsarbeitszeit haben, ist etwas spezieller. Sie werden pro Stunde bezahlt und bekommen dabei oft trotzdem Stunden für Urlaubs- und Feiertage gutgeschrieben.
So bilden Sie dies in der App ab:
1. Urlaub, Krankheit und Feiertage berücksichtigen
Im Reiter Mitarbeiter und der Kachel Sollstunden wählen Sie bei der Sollstunden-Angabe „Monat“ aus, lassen aber das Feld für die Stunden selbst leer. Setzen Sie nun das Häkchen bei Feiertage berücksichtigen? und geben Sie an, wie viele Stunden für einen Feiertag, Urlaub und Krankheit angerechnet werden sollen.
2. Lohnabrechnung für Minijobber
Wenn Sie nun für einen Minijobber die Stundenabrechnung vornehmen möchten, klicken Sie im Reiter Mitarbeiter auf die Kachel Sonderbuchungen. Wählen Sie hier ausbezahlte Monatsstunden erfassen.
Wenn der Mitarbeitende Sollstunden für Feiertage, Urlaub und Krankheit hinterlegt hat, berechnet eine Prognose, wie viele Stunden der Mitarbeitende im Restmonat noch bezahlt bekommt. Auch auf Basis der in der Arbeitsplanung hinterlegten Einsätze kann eine Hochrechnung gemacht werden, wie viele Stunden im Rest des Monats voraussichtlich noch gearbeitet werden.
Darunter finden Sie die Abrechnung des Vormonats. Arbeitete ein Mitarbeitender im März beispielsweise 47,5 Stunden, wovon ihm in diesem Monat bereits 40 Stunden ausbezahlt wurden, so ergibt sich eine Differenz von 7,5 Stunden, die als Korrektur Vormonat ausgegeben wird. Diese Differenz wird oben direkt für die Ausbezahlten Stunden für den April vorgeschlagen.
Der Wert, den Sie in diesem Monat – im Beispiel oben also im April – als Ausbezahlte Monatsstunden angeben, ist die Basis für die Abrechnung im nächsten Monat, also im Mai. Damit können Sie die Korrektur der bezahlten Stunden und der tatsächlichen geleisteten Stunden berechnen. Diese Buchungen werden in den Auswertungen als Anmerkung Ausbezahlte Monatsstunden ausgewiesen.
Konfiguration der App
Grundeinstellungen für die Oberfläche der App
Mit einem Klick auf den Reiter Grundeinstellungen kommen Sie in den Layoutbereich, wo Sie unter Anderem das Aussehen Ihrer Mitarbeiter App individuell anpassen können.
Hier können Sie auch ein Logo hochladen, welches dann z.B. auf den Auswertungen und Formularen erscheint.
Achten Sie hier darauf, hohe Kontraste zwischen Text und Hintergrund zu wählen, damit die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Zudem empfehlen wir die Datengröße für Hintergrundbilder möglichst klein zu halten, um lange Ladezeiten zu vermeiden.
Module verwalten
Im Reiter Module finden Sie die Konfigurationen und Inhalte der einzelnen Module. Klicken Sie dafür auf die jeweilige Kachel des gewünschten Moduls.
Projektmanagement
Im Reiter Projekte (Aufträge/Kunden) & Co. können Sie einzelne Projekte, Kunden oder Aufträge anlegen. Wie genau der Reiter benannt werden soll, definieren Sie in den Grundeinstellungen (unter „Begrifflichkeiten“).
Hinterlegen Sie hier alle wichtigen Informationen und Dokumente, die Ihre Mitarbeitenden vor Ort benötigen. Die angelegten Projekte können als Kategorien in der Zeiterfassung dienen. Zusätzlich können Sie auch Unterkategorien zu einem Projekt definieren, um die Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden näher zu bestimmen.
Anschließend können Sie Auswertungen mit allen Zeiten und Tätigkeiten, die auf das Projekt gestempelt wurden, erstellen. Außerdem entscheiden Sie hier durch die Berechtigungen ganz unten, wer auf die Daten Zugriff haben soll.
Arbeitsplanung
Das Planungsmodul finden Sie im Reiter Planung. Hier erscheinen alle Projekte, die Sie im Projektmanagement angelegt haben, als Planungseinträge. In der Konfiguration können Sie zusätzliche Eintragstypen definieren.
In der Planungsübersicht können Sie mit dem Schnelleintrag unkompliziert Schicht- und Arbeitspläne erstellen. Auch für komplexere Arbeitstage ist das Modul geeignet. Die Drag’n’Copy Funktion erlaubt es Ihnen, einen Arbeitstag auf andere Tage zu übertragen. Wenn der Arbeitsplan für die gesamte Woche einmal steht, können Sie ihn hier auch ganz bequem als PDF herunterladen, ausdrucken und in Ihrem Unternehmen aushängen. Ihre Mitarbeitenden haben zudem über die App Zugriff auf den Wochenplan für sich und je nach Konfiguration auch für die Kolleginnen.
Kalender-Integration
1. Kalender-Export aktivieren
Damit Ihre Mitarbeitenden sich ihren eigenen und den allgemeinen Kalender abonnieren und so in andere Kalenderapps importieren können, müssen Administratoren diese Funktion im ersten Schritt aktiveren.
Dies finden Sie in der Web-Administration im Reiter Grundeinstellungen und dort im letzten Punkt Kalender-Export.
2. Kalender exportieren
Sobald Sie dies für Ihre Mitarbeitenden aktiviert haben, können Einträge der Arbeitsplanung, datumsgebundene Aufgaben und der Unternehmenskalender exportiert werden.
Persönlicher Kalender
Dazu klicken Sie in der Arbeitsplanung auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Export. Auf diesem Weg erhalten Sie einen Link, den Sie für die Kalenderintegration in Schritt 3 benötigen.
Auch in der Web-Administration finden Sie für jeden Mitarbeitenden im Reiter Mitarbeiter eine Kachel Kalender-Export, über die der Link abgerufen werden kann.
Allgemeiner Kalender
Wer alle Termine von allen Kolleginnen überblicken möchte, kann auch einen allgemeinen Kalender integrieren. Dazu geben Sie statt dem individuellen Link einfach Folgendes in das externe Programm ein:
Sie können entweder einen der beiden Kalender oder auch beide parallel in das externe Programm integrieren. Die Schritte sind dabei identisch – nur die Links unterscheiden sich.
Kalender mit Erinnerungen
Wer für seine Termine aus der App gerne eine Erinnerung erhalten möchte, kann dies für beide Varianten beim Erzeugen des Links konfigurieren. Sie können dabei zwischen 15, 30 und 60 Minuten als Erinnerungszeitraum wählen. Der Link passt sich entsprechend an und Ihr externer Kalender übernimmt diese Anpassung automatisch.
3. Kalenderintegration: Ihre Termine aus der Mitarbeiter App bei Outlook und Co.
Grundsätzlich funktioniert die Integration eines externen Kalenders bei jedem Programm etwas anders. Wir haben für die gängigsten Kalender diese Anleitungen vorbereitet, die Ihnen aber auch bei anderen Kalendern als Hilfe dienen können.
Outlook
1. Kalenderfunktion in Outlook öffnen (kleines Kalender-Icon links unten)
2. Links oben drei Punkte anwählen – Hinzufügen – Aus dem Internet
3. Link aus der App (Schritt 2) in dem neuen Fenster eingeben
4. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben und speichern
iOS (Apple)
1. Smartphone-Einstellungen – Kalender – Accounts
2. Account hinzufügen – andere Kalender auswählen
3. Kalenderabo hinzufügen
4. Unter Server den Link eingeben
5. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben
Thunderbird
1. Startseite – Weiteres Konto hinzufügen – Kalender
2. Wählen Sie das ICS-Format und Im Netzwerk aus
3. Link aus der App (Schritt 2) in dem neuen Fenster eingeben
4. Neuen Kalender hinzufügen
Spezialfall: Google Kalender
Dafür benötigen Sie zuerst eine besondere Konfiguration in der Web-Administration:
1. Web-Administration – Reiter Grundeinstellungen aufrufen
2. Bereich Kalender-Export öffnen
3. Häkchen für Export ohne Authentifizierung setzen
4. Reiter Mitarbeiter – Kachel Kalender-Export – Link für Export ohne Authentifizierung kopieren
Mit dem so erstellten Link können Sie nun im Google Kalender weitermachen:
1. Google Kalender Ihres Google-Kontos aufrufen
2. Links unten Weiterer Kalender – Plus Button – Kalender abonnieren
3. Linkes Menü – per URL – hier URL aus der Web-Administration einfügen – Button Kalender hinzufügen
Fertig. Und jetzt?
Haben Sie unsere Anwendungsbeispiele schon entdeckt? Dort zeigen wir Ihnen ganz anschaulich, wie die appdialog Mitarbeiter App in der Praxis zum Einsatz kommt!