Schritt für Schritt zur Mitarbeiter App

Wie geht es nach der Registrierung weiter?

Nachdem Sie sich bei uns registriert haben, erhalten Sie von uns die Zugangsdaten zu unserem web-basierten Administrationssystem. Nach der Anmeldung sehen sie den Startbildschirm, um Ihre eigene Mitarbeiter App einzurichten.

Erste Schritte

Anlegen neuer Mitarbeitender

Registrierung
Wenn Sie direkt in der App starten, erfahren Sie dort in der Einführung, wie Sie über die App neue Mitarbeitende anlegen. Die Details und weitere Informationen fügen Sie einfach in der Web-Administration hinzu.

Manuell anlegen
Mit einem Klick in der Menüleiste auf Mitarbeiter, rechts neben dem Haus-Symbol, kommen Sie in den Bereich zur Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden.
Um einen neuen Mitarbeitenden anzulegen, wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter. Im nun angezeigten Formular können Sie die Stammdaten des neuen Mitarbeitenden angeben. Wählen Sie am Ende Daten Speichern aus, um Ihre Eingabe zu sichern.

Registrierungslink nutzen
Ihre Mitarbeitenden können sich auch selbst in Ihrer Organisation registrieren. Im Reiter Grundeinstellungen finden Sie den Abschnitt Link für Mitarbeiter. Hierüber erhalten Sie einen Link, den Sie mit Ihren Mitarbeitenden z. B. per E-Mail teilen können. Sobald sich alle Ihre Mitarbeitenden registriert haben, deaktivieren Sie den Link bitte an gleicher Stelle wieder. 

Verwaltungsbereiche unter dem Menüpunkt Mitarbeiter

Sobald sie mindestens einen Mitarbeitenden angelegt haben, erhalten Sie im Reiter Mitarbeiter verschiedene Verwaltungsbereiche, in denen Sie alle wichtigen personenbezogenen Daten bearbeiten können.

Nehmen Sie hier die Nachbereitung von Krankheits- und Urlaubstagen oder Arbeitszeiten vor. Tragen Sie Sonderbuchungen wie unbezahlten Urlaub oder ausbezahlte Überstunden für Ihren Mitarbeitenden ein und ordnen Sie ihn einer Gruppe zu. Die Gruppenzuordnung können Sie später in verschiedenen Modulen und in den Auswertungen verwenden.

Die wichtigste Information, die Sie an dieser Stelle hinterlegen sollten, ist das Eintrittsdatum. Dieses Datum sollten Sie am besten auf den Tag der ersten Benutzung der Zeiterfassung setzen. So erhalten Sie korrekte Auswertungen ab dem Tag der Einführung der Mitarbeiter App. 

Nicht alle Informationen sind zwingend notwendig, doch einige Details sollten Sie direkt nach der Erstellung hinterlegen. Das Wichtigste haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Zugriff für Ihre Mitarbeitenden aktivieren

Wenn sich Ihre Mitarbeitenden selbst über den Link einen Account angelegt haben, ist dieser automatisch aktiviert und Sie müssen nichts weiter machen. Wenn Sie den Account für Ihre Mitarbeitenden anlegen, muss dieser im zweiten Schritt aktiviert werden. Das machen Sie über die Kachel Benutzer-Account, indem Sie für sie ein Passwort setzen oder eine PDF mit Initial-QR Code erstellen. Mit diesem QR-Code können die Mitarbeitenden ihren Account selbst aktivieren und ein eigenes Passwort setzen.

Mit der E-Mail-Adresse (die Sie bereits in der Kachel Stammdaten hinterlegt haben – siehe unten) und dem hier angegebenen Passwort können sich die Mitarbeitenden nach der Installation der appdialog Mitarbeiter App auf ihren mobilen Geräten anmelden. Wenn Sie einen Account mit Benutzernamen angelegt haben und ein Passwort für Ihre Mitarbeitenden setzen, teilen Sie ihnen dieses bitte persönlich mit.

Damit wird die Mitarbeiter App für Ihre Mitarbeitenden personalisiert und sie erhalten nun exklusiven Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Inhalte. Ist die Option E-Mail senden aktiviert, werden die Mitarbeitenden automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Alle Schritte dazu, wie sich Ihre Mitarbeitenden die App herunterladen und sich anmelden, haben wir auch auch nochmal in einer übersichtlichen PDF zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt.

Benutzer-Account verwalten

Benutzer-Account in der Webadministration aktvieren

Sobald der Account einmal aktiviert ist, können Sie an dieser Stelle einige weitere Konfigurationen vornehmen:

Zum einen setzen Sie hier für Ihre Mitarbeitenden ein Passwort. Das können Sie beispielsweise auch dann machen, wenn sie ein altes Passwort vergessen haben. Des Weiteren können Sie den Mitarbeitenden in der comfort Edition an dieser Stelle auch besondere Berechtigungen freischalten. 

1. Beförderung zum Administrator
Die Beförderung hat keinen Einfluss auf Ihren eigenen Status als Administrator, gibt dem Mitarbeitenden jedoch umfangreiche Rechte zur Verwaltung in der Web-Administration. Der Mitarbeitende hat dann genau die gleichen Ansichten in der App und in der Web-Administration wie Sie.

2. Beförderung zum Teamleiter
Teamleiterinnen haben bestimmte Berechtigungen für eine oder mehrere ihnen zugewiesenen Gruppen. Dabei entscheidet der Admin, welche Aufgabenbereiche dieser Mitarbeitende übernehmen soll. Ein Teamleiter hat anschließend einen reduzierten Admin-Bereich in der App und kann sich in eine vereinfachte Web-Administration einloggen, wo nur die Bereiche angezeigt werden, die auch für ihn oder sie freigeschaltet sind.

Anpassungen des Teamleiters in der Web-Administration

3. Beförderung zur Personalverantwortlichen
Personalverantwortliche haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die zur Lohnabrechnung benötigt werden, und verwaltet die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden. Sie sehen Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie das Stimmungsbarometer, die Überstundenkontrolle, Push-Nachrichten und die Wer-ist-aktiv-Anzeige.

4. Beförderung zum Teil-Admin
Die Befugnisse eines Teil-Admins können ähnlich wie die einer Teamleiterin entsprechend nach Modulen angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist ein Teil-Admin jedoch für die gesamte Belegschaft für einen bestimmten Bereich verantwortlich. So kann ein Mitarbeitender zum Beispiel die Arbeitsplanung für alle übernehmen, ohne dass er oder sie auf alle Inhalte in der App direkt Zugriff hat. 

Mitarbeiterdaten konfigurieren

Bevor Sie richtig durchstarten, sollten Sie für alle Mitarbeitenden die wichtigsten Daten hinterlegen. Dies tun sie in drei verschiedenen Kacheln im Reiter Mitarbeiter: In den Stammdaten, den Sollstunden und den Jahresdaten.

Nur, wenn Sie diese Informationen hinterlegen, können Sie sich später korrekte Auswertungen herunterladen und Ihre Mitarbeitenden ihre Stundenkonten einsehen. 

1. Stammdaten:
In der Kachel Stammdaten hinterlegen Sie persönliche Informationen. Wichtig ist hier vor allem das Eintrittsdatum. Es definiert zwei wichtige Aspekte: das Betriebsjubiläum und das Datum, ab dem die Sollstunden in der Auswertung berücksichtigt werden soll. Sollten diese Daten nicht Deckungsgleich sein, können Sie für die Berücksichtigung der 

2. Sollstunden:
Die korrekten Sollstunden für jeden Mitarbeiter zu hinterlegen, ist die Voraussetzung für zwei wichtige Dinge: 1. die korrekten Saldi in den Auswertungen 2. und das Sollstundenkonto des Mitarbeiters in der App. Tragen Sie die Sollstunden auf Tages-, Wochen- Monats oder Jahresbasis ein. Hier entscheiden Sie auch, ob und welche Mindestpausen oder feste Tagespausenzeiten automatisch abgezogen werden sollen und in welcher Vergütungsart – Gehalt mit Stundenkonto, Stundenlohn oder Taglohnmodus – der Mitarbeiter beschäftigt ist. 

3. Jahresdaten:
Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeibeiters. Zusätzlich finden Sie dort auch Felder, um Überträge aus dem Vorjahr – also Über- oder Unterzeiten sowie nicht bezogene Urlaubstage – einzutragen.

Benutzerkonto löschen

Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Löschen Sie den Benutzer-Account:
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter wählen Sie den zu löschenden Mitarbeiter in der Übersicht rechts aus, wählen Benutzer-Account, dann können Sie auf der linken Seite Zugang deaktivieren auswählen. Nun können Sie auf der rechten Seite durch Klick auf das rote X den Mitarbeiter löschen.
Damit wird der Mitarbeiter mitsamt aller Daten gelöscht.

2. Setzen Sie ein Austrittsdatum:

In den Stammdaten können Sie neben dem „Eintrittsdatum“ auch ein „Austrittsdatum“ setzen. Damit wird Mitarbeiter archiviert, in der App sozusagen unsichtbar, Sie haben aber weiterhin Zugriff auf seine Daten. Um diese abzurufen, klicken Sie in der Übersicht rechts dann einfach auf „alle (inkl. Archiv)“.

Mitarbeiter Sollstunden & Urlaubsanspruch

Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch und die Sollstunden. Vor allem die Sollstunden sind wichtig, denn sie werden in den Auswertungen berücksichtigt. Außerdem können Sie hier sowohl Urlaubstage als auch Überstunden aus dem Vorjahr übertragen.

Der Taglohnmodus ist für alle Mitarbeiter, die nach Stunden bezahlt werden gedacht. Wenn Sie hier das Häkchen setzen, kann der Mitarbeiter trotzdem Urlaub eintragen, damit Sie planen können. Er bekommt jedoch keine Arbeitszeit für einen Urlaubstag gut geschrieben.

 

Sonderfall: Minijobber

Die Abrechnung für Minijobber, die nach Stunden bezahlt werden aber keine festen Wochen- oder Monatsarbeitszeit haben, ist etwas spezieller. Sie werden pro Stunde bezahlt und bekommen dabei oft trotzdem Stunden für Urlaubs- und Feiertage gutgeschrieben. 

In der Mitarbeiter App bilden Sie da so ab:

1. Urlaub, Krankheit und Feiertage berücksichtigen
Im Reiter Mitarbeiter und der Kachel Sollstunden wählen Sie bei der Sollstunden-Angabe „Monat“ aus, lassen aber das Feld für die Stunden selbst leer. Setzen Sie nur das Häkchen bei Feiertage berücksichtigen? und geben Sie an wie viele Stunden für einen Feiertag, Urlaub und Krankheit angerechnet werden sollen. 

Abrechnung für Minijobber

2. Lohnabrechnung für Minijobber
Wenn Sie nun für einen Minijobber die Stundenabrechnung vornehmen möchten, klicken Sie im Reiter Mitarbeiter auf die Kachel Sonderbuchungen. Wählen Sie hier ausbezahlte Monatsstunden erfassen.

Wenn der Mitarbeiter Sollstunden für Feiertage, Urlaub und Krankheit hinterlegt hat, berechnet eine Prognose, wie viele Stunden der Mitarbeiter im Restmonat noch bezahlt bekommen. Auch auf Basis der in der Arbeitsplanung hinterlegten Einsätze kann eine Hochrechnung gemacht werden, wie viele Stunden im Rest des Monats voraussichtlich noch gearbeitet werden. 

Darunter finden Sie die Abrechnung des Vormonats. Arbeitete ein Mitarbeiter im März beispielsweise 47,5 Stunden, wovon ihm in diesem Monat bereits 40 Stunden ausbezahlt wurden, so ergibt sich eine Differenz von 7,5 Stunden, die als Korrektur Vormonat ausgegeben wird. Diese Differenz wird oben direkt für die Ausbezahlten Stunden für den April vorgeschlagen.

Der Wert, den Sie in diesem Monat – im Beispiel oben also im April – als Ausbezahlte Monatsstunden angeben, ist die Basis für die Abrechnung im nächsten Monat – also im Mai. Damit können Sie die Korrektur der bezahlten Stunden und der tatsächlichen geleisteten Stunden berechnen. Diese Buchungen werden in den Auswertungen als Anmerkung Ausbezahlte Monatsstunden ausgewiesen.

Konfiguration der App

Grundeinstellungen für die Oberfläche der App 

Mit einem Klick in der Menüleiste auf Grundeinstellungen, rechts neben Mitarbeiter, kommen Sie in den Bereich, um das Aussehen Ihrer Mitarbeiter App individuell anzupassen.

Achten Sie hier darauf, hohe Kontraste zwischen Text und Hintergrund zu kreiieren, damit die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Zudem empfehlen wir die Datengröße für Hintergrundbilder möglichst klein zu halten, um lange Ladezeiten zu vermeiden.

Modulverwaltung 

Im Reiter Module erstellen Sie die Inhalte Ihrer App. Hier konfigurieren Sie auch die Funktionen der einzelnen Module. Beide Möglichkeiten finden Sie (falls vorhanden) als separate Kacheln hinter der Modulkachel.

 

Projektmanagement

Im Reiter Projekt & Co. können Sie einzelne Projekte, Kunden oder Aufträge anlegen. Wie genau der Reiter benannt werden soll, definieren Sie in den Grundeinstellungen.

Hinterlegen Sie hier alle wichtigen Informationen und Dokumente, die Ihre Mitarbeiter vor Ort benötigen. Die angelegten Projekte können als Kategorien in der Zeiterfassung auftauchen. Zusätzlich können Sie auch Unterkategorien zu einem Projekt definieren, um die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter näher zu bestimmen.

Anschließend können Sie Auswertungen mit allen Zeiten und Tätigkeiten, die auf das Projekt gestempelt wurden, erstellen. Außerdem entscheiden Sie hier durch die Berechtigungen ganz unten, wer auf die Daten Zugriff haben und auf das Projekt stempeln können soll.

Arbeitsplanung

Das Planungsmodul finden Sie in einem eigenen Reiter in der Navigation. Hier erscheinen alle Projekte, die Sie im Projektmanagement angelegt haben, als Planungseinträge. In der Konfiguration können Sie zusätzliche Eintragstypen definieren.

In der Planungsübersicht können Sie mit dem Schnelleintrag unkompliziert Schicht- und Arbeitspläne erstellen. Auch für komplexere Arbeitstage ist das Modul geeignet. Die Drag’n’Copy Funktion erlaubt es Ihnen, einen Arbeitstag auf andere Tage zu übertragen. Wenn der Arbeitsplan für die gesamte Woche einmal steht, können Sie ihn hier auch ganz bequem als PDF herunterladen, ausdrucken und in Ihrem Unternehmen aushängen. Ihre Mitarbeiter haben zudem über die App den Zugriff auf den Wochenplan für sich und auch all ihre Kollegen.

Nutzer der comfort Edition können an dieser Stelle in der Web-Administration außerdem die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter bearbeiten.

 

Kalender-Integration

1. Kalender-Export aktivieren

Damit Ihre Mitarbeiter sich ihren eigenen und den allgemeinen Kalender abonnieren und so in andere Kalenderapps importieren können, müssen Administratoren diese Funktion im ersten Schritt aktiveren.
Dies finden Sie in der Web-Administration im Reiter Grundeinstellungen und dort im letzten Punkt Kalender-Export.

Aktivierung des Kalender Exports in der Web-Administration

2. Kalender exportieren

Sobald Sie dies für Ihre Mitarbeiter aktiviert haben, können Einträge der Arbeitsplanung, datumsgebundene Aufgaben und der Unternehmenskalender exportiert werden.

Persönlicher Kalender
Dazu klicken Sie in der Arbeitsplanung auf die drei Punkte oben rechts und dort auf Export. Auf diesem Weg erhalten Sie einen Link, den Sie für die Kalenderintegration in Schritt 3 benötigen.

Auch in der Web-Administration finden Sie für jeden Mitarbeiter im Reiter Mitarbeiter eine Kachel Kalender-Export, über die der Link abgerufen werden kann.

Allgemeiner Kalender
Wer alle Termine von allen Kollegen überblicken möchte, kann auch einen allgemeinen Kalender integrieren. Dazu geben Sie statt dem individuellen Link einfach Folgendes in das externe Programm ein: 

https://my.appdialog.de/ics 

Sie können entweder einen der beiden Kalender oder auch beide parallel in das externe Programm integrieren. Die Schritte sind dabei identisch – nur die Links unterscheiden sich. 

Kalender mit Erinnerungen 
Wer für seine Termine aus der Mitarbeiter App gerne eine Erinnerung erhalten möchte, kann dies für beide Varianten beim Erzeugen des Links konfigurieren. Sie können dabei zwischen 15, 30 und 60 Minuten als Erinnerungszeitraum wählen. Der Link passt sich entsprechend an und Ihr externer Kalender übernimmt diese Anpassung automatisch. 

 

3. Kalenderintegration: Ihre Termine aus der Mitarbeiter App bei Outlook und Co.

Grundsätzlich funktioniert die Integration eines externen Kalenders bei jedem Programm etwas anders. Wir haben für die gängigsten Kalender Anleitungen vorbereitet, die Ihnen aber auch bei anderen Kalendern als Hilfe dienen können. 

Outlook-Kalender

1. Kalenderfunktion in Outlook öffnen (kleiner Kalender-Icon links unten)

2. Links oben drei Punkte anwählen – HinzufügenAus dem Internet

3. Link aus der App (Schritt 2) in dem neuen Fenster eingeben

4. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben (und speichern).

Erster Schritt: Kalenderintegration mit Outlook
Zweiter Schritt: Kalenderintegration mit Outlook
iOS-Kalender (iPhone)

1. Smartphone-Einstellungen – Kalender –  Accounts 

2. Account hinzufügenandere Kalender auswählen

3. Kalenderabo hinzufügen

4. Unter Server den Link eingeben

5. Zugangsdaten für Ihre Mitarbeiter App eingeben

Zweiter Schritt: iOS Kalender
Erster Schritt: iOS Kalender
Thunderbird-Kalender

1. Startseite – Weiteres Konto hinzufügen – Kalender

2. Wählen Sie das ICS-Format und Im Netzwerk aus

3. Link aus der App (Schritt 2) in dem neuen Fenster eingeben

4. Neuen Kalender hinzufügen

Thunderbird Startseite
Schritt zwei im Thunderbird Export
Spezialfall: Google Calender

Dafür benötigt es zuerst eine besondere Konfiguration in der Web-Administration:

1. Web-Administration – Reiter Grundeinstellungen aufrufen

2. Bereich Kalender-Export öffnen

3. Häkchen für Export ohne Authentifizierung setzen

4. Reiter Mitarbeiter – Kachel Kalender-Export – Link für Export ohne Authentifizierung kopieren

 

Mit dem hieraus erstellten Link können Sie nun im Google Kalender weitermachen:

1. Google Kalender Ihres Google-Kontos aufrufen

2. Links unten Weiterer KalenderPlus ButtonKalender abonnieren

3. Linkes Menü – per URL – hier URL aus der Web-Administration einfügen – Button Kalender hinzufügen

Aktivierung des Exports ohne Authentifizierung in der Web-Administration der Mitarbeiter App
Link für die Integration der appdialog Mitarbeiter App im Google Kalender

Fertig. Und jetzt?

Haben Sie unsere Anwendungsbeispiele schon entdeckt? Dort zeigen wir Ihnen ganz anschaulich, wie die appdialog Mitarbeiter App in der Praxis zum Einsatz kommt!

Link zur Mitarbeiter App im Appel App Store
Link zur Mitarbeiter App im Appel App Store