Schritt für Schritt zur Mitarbeiter App

Schritt für Schritt zur Mitarbeiter App

Wie geht es nach der Registrierung weiter?

Nachdem Sie sich bei uns registriert haben, erhalten Sie von uns die Zugangsdaten zu unserem web-basierten Administrationssystem. Nach der Anmeldung sehen sie den Startbildschirm, um Ihre eigene Mitarbeiter App einzurichten.

Erste Schritte

Anlegen neuer Mitarbeiter

Mit einem Klick in der Menüleiste auf Mitarbeiter, rechts neben dem „Haus“-Symbol, kommen Sie in den Bereich zur Mitarbeiterverwaltung.
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter. Im nun angezeigten Formular können Sie die Stammdaten des neuen Mitarbeiters angeben. Wählen Sie am Ende Daten Speichern aus, um Ihre Eingabe zu sichern.

Wenn Sie direkt in der App starten, erfahren Sie dort in der Einführung, wie Sie direkt über die App neue Mitarbeiter anlegen. Die Details und weitere Informationen fügen Sie einfach in der Webadministration hinzu.

Verwaltungsbereiche unter dem Menüpunkt Mitarbeiter

 

Sobald sie mindestens einen Mitarbeiter angelegt haben, erhalten Sie nach der Auswahl des Menüpunktes Mitarbeiter verschiedene Verwaltungsbereiche, in denen Sie alle wichtigen personenbezogenen Daten verwalten können.

 

Nehmen Sie hier die Nachbearbeitung von Krankheits- und Urlaubstagen, sowie von Arbeitszeiten vor. Tragen Sie Sonderbuchungen wie unbezahlten Urlaub oder ausbezahlte Überstunden für Ihren Mitarbeiter ein und ordnen Sie ihn einer Gruppe zu. Die Gruppenzuordnung können Sie später in verschiedenen Modulen und in den Auswertungen verwenden.

Die wichtigste Information, die Sie an dieser Stelle hinterlegen sollten, ist das so genannte Eintrittsdatum. Dieses Datum sollten Sie am Besten auf den Tag der ersten Benutzung der Zeiterfassung setzen. So erhalten Sie korrekte Auswertungen ab dem Tag der Einführung der Mitarbeiter App. 

Nicht alle Informationen sind zwingen notwendig, doch einige Details sollten Sie direkt nach der Erstellung hinterlegen. Das Wichtigste haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Zugriff für Ihre Mitarbeiter aktivieren

 

In der Kachel Benutzer-Account aktivieren Sie im ersten Schritt den Account für den Mitarbeiter, indem Sie für ihn ein Passwort setzen.

Mit der E-Mail-Adresse (die Sie bereits in der Kachel Stammdaten hinterlegt haben – siehe unten) und dem hier angegebenen Passwort kann sich der Mitarbeiter nach der Installation der appdialog Mitarbeiter App auf seinem mobilen Gerät anmelden.

Damit wird die Mitarbeiter App für Ihren Mitarbeiter personalisiert und er erhält nun exklusiven Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Inhalte. Ist die Option E-Mail senden aktiviert, wird der Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt.

 

Wer so schnell wie möglich durchstarten will, kann auch für jeden Mitarbeiter in der Webadministration einen QR-Code für den Login erstellen. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in der Kachel Benutzer-Account, wenn dieser aktiviert ist.

Alle Schritte dazu, wie sich Ihre Mitarbeiter die App herunterladen und sich anmelden, haben wir auch auch nochmal in einem übersichtlichen PDF zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt.

Benutzer-Account verwalten

 

Sobald der Account einmal aktiviert ist, können Sie an dieser Stelle einige weitere Konfigurationen vornehmen:

Entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter auch über die Webadministration (Auswertungen & Chat) Zugriff auf das System haben soll, setzen Sie das Passwort neu, wenn er es vergessen hat und befördern Sie ihn zum Administrator.

Die letzte Funktion ist nur in der comfort Edition verfügbar. Die Beförderung hat keinen Einfluss auf Ihren eigenen Status als Administrator, gibt dem Mitarbeiter jedoch komplette Rechte zur Verwaltung in der Webadministration.

Zugriff für Ihre Mitarbeiter: Benutzerkonto löschen

Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Löschen Sie den Benutzer-Account:
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter wählen Sie den zu löschenden Mitarbeiter in der Übersicht rechts aus, wählen Benutzer-Account, dann können Sie auf der linken Seite Zugang deaktivieren auswählen. Nun können Sie auf der rechten Seite durch Klick auf das rote X den Mitarbeiter löschen.

Mitarbeiter Stammdaten

In diesem Bereich verwalten Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter. Hier setzen Sie wie oben bereits beschrieben das „Eintrittsdatum“ und auch die E-Mail-Adresse, an die die Logindetails gesendet werden sollen.

2. Setzen Sie ein Austrittsdatum:
In den Stammdaten können Sie neben dem „Eintrittsdatum“ auch ein „Austrittsdatum“ setzen. Damit wird Mitarbeiter in der App sozusagen unsichtbar, Sie haben aber weiterhin Zugriff auf seine Daten. Um diese abzurufen, klicken Sie in der Übersicht rechts dann einfach auf „alle (inkl. Archiv)“.

Mitarbeiter Sollstunden & Urlaubsanspruch

 

Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch und die Sollstunden. Vor allem die Sollstunden sind wichtig, denn sie werden in den Auswertungen berücksichtigt. Außerdem können Sie hier sowohl Urlaubstage als auch Überstunden aus dem Vorjahr übertragen.

Der Taglohnmodus ist für alle Mitarbeiter, die nach Stunden bezahlt werden gedacht. Wenn Sie hier das Häkchen setzen, kann der Mitarbeiter trotzdem Urlaub eintragen, damit Sie planen können. Er bekommt jedoch keine Arbeitszeit für einen Urlaubstag gut geschrieben.

 

Konfigurationen der App

Konfigurationen der App

Grundeinstellungen für die Oberfläche der App

 

Mit einem Klick in der Menüleiste auf Grundeinstellungen, rechts neben Mitarbeiter, kommen Sie in den Bereich, um das Aussehen Ihrer Mitarbeiter App individuell anzupassen.

Achten Sie hier darauf, hohe Kontraste zwischen Text und Hintergrund zu kreiieren, damit die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Zudem empfehlen wir die Datengröße für Hintergrundbilder möglichst klein zu halten, um lange Ladezeiten zu vermeiden.

 

Modulverwaltung

 

Im Reiter Module erstellen Sie die Inhalte Ihrer App. Hier konfigurieren Sie auch die Funktionen der einzelnen Module. Beide Möglichkeiten finden Sie (falls vorhanden) als separate Kacheln hinter der Modulkachel.

 

Projektmanagement

 

Im Reiter Projekt & Co. können Sie einzelne Projekte, Kunden oder Aufträge anlegen. Wie genau der Reiter benannt werden soll, definieren Sie in den Grundeinstellungen.

Hinterlegen Sie hier alle wichtigen Informationen und Dokumente, die Ihre Mitarbeiter vor Ort benötigen. Die angelegten Projekte können als Kategorien in der Zeiterfassung auftauchen. Zusätzlich können Sie auch Unterkategorien zu einem Projekt definieren, um die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter näher zu bestimmen.

Anschließend können Sie Auswertungen mit allen Zeiten und Tätigkeiten, die auf das Projekt gestempelt wurden, erstellen. Außerdem entscheiden Sie hier durch die Berechtigungen ganz unten, wer auf die Daten Zugriff haben und auf das Projekt stempeln können soll.

 

Arbeitsplanung

 

Das Planungsmodul finden Sie in einem eigenen Reiter in der Navigation. Hier erscheinen alle Projekte, die Sie im Projektmanagement angelegt haben, als Planungseinträge. In der Konfiguration können Sie zusätzliche Eintragstypen definieren.

In der Planungsübersicht können Sie mit dem Schnelleintrag unkompliziert Schicht- und Arbeitspläne erstellen. Auch für komplexere Arbeitstage ist das Modul geeignet. Die Drag’n’Copy Funktion erlaubt es Ihnen, einen Arbeitstag auf andere Tage zu übertragen. Wenn der Arbeitsplan für die gesamte Woche einmal steht, können Sie ihn hier auch ganz bequem als PDF herunterladen, ausdrucken und in Ihrem Unternehmen aushängen. Ihre Mitarbeiter haben zudem über die App den Zugriff auf den Wochenplan für sich und auch all ihre Kollegen.

Nutzer der comfort Edition können an dieser Stelle im Backend außerdem die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter bearbeiten.

 

Fertig?

Dann werfen Sie doch als nächstes einen Blick auf unsere FAQs – hier finden Sie viele weitere nützliche Tipps, die Sie in der Nutzung der Mitarbeiter App unterstützen.

Fertig?

Dann werfen Sie doch als nächstes einen Blick auf unsere FAQs – hier finden Sie viele weitere nützliche Tipps, die Sie in der Nutzung der Mitarbeiter App unterstützen.