Die Mitarbeiter App im Arbeitsalltag

Wir sind davon überzeugt: wer gemeinsam an einem Strang zieht, kommt weiter. Und genau in diesem Zusammenspiel der unterschiedlichen Module liegt die Superkraft der appdialog Mitarbeiter App.
Wie die App so Ihren Arbeitsalltag unterstützen kann und in welchen Bereichen sie das tut, zeigen unsere Praxisbeispiele. Hier haben wir uns in drei unterschiedliche Szenarien aus den unterschiedlichsten Branchen versetzt, die die Mitarbeiter App im Einsatz zeigen. Natürlich von den Erfahrungen unserer Kunden inspiriert.

Die Mitarbeiter App in…

…einem Malerbetrieb

…der Gastronomie

…einem Logistikunternehmen

Die Mitarbeiter App im Einsatz eines Malerbetriebs

In der Baubranche ist man viel unterwegs. Gearbeitet wird grundsätzlich außer Haus bei Kunden oder auf Baustellen und da ist es wichtig, alle Infos parat zu haben. All unsere Aufträge haben wir in der App angelegt. Hier hinterlege ich nicht nur Kontaktdaten und Adressen, damit meine Mitarbeiter wissen, wo sie hin müssen, sondern halte in einem kurzen Kommentar auch fest, was genau gemacht werden muss. 

Das mache ich meistens schon während des ersten Treffens mit dem Kunden. Alle Arbeiten, die der Auftrag umfasst, habe ich als Unterkategorie für die Zeiterfassung angelegt. Damit buchen meine Mitarbeiter direkt auf die richtige Aufgabe, was die Abrechnung später viel leichter macht.

Donnerstags erstelle ich immer den Arbeitsplan für die kommende Woche. Meine Mitarbeiter haben bis dahin Zeit, über die App anzugeben, wann sie nicht arbeiten wollen. Maler zu sein ist schließlich kein Job, bei dem man unbedingt immer abends um 5 zuhause ist. Wenn wir Zeitdruck haben, weil etwas fertig werden muss, geht es schon auch mal bis in die späten Abendstunden hinein. Weil ein paar meiner Leute auch Kinder und Familie zuhause haben, hilft mir die App dabei, ihre privaten Termine in meiner Planung zu berücksichtigen. Den Plan drucke ich gerne nochmal aus und hänge ihn bei uns in den Pausenraum. Das ist wohl die Macht der Gewohnheit, denn eigentlich können ihn meine Mitarbeiter auch jederzeit in der App sehen. 

Wenn einem der Plan mal gar nicht passt oder etwas dazwischen kommt, schreibt er mir während des Wochenendes eine kurze Nachricht in der Mitarbeiter App. Den erstellten Plan kann ich dann mit ein paar Klicks anpassen und meine Mitarbeiter bekommen auch automatisch über eine Pushnachricht Bescheid, dass sich was geändert hat.  

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Wenn meine Mitarbeiter vor Ort feststellen, dass Material fehlt, schreiben Sie mir eine Nachricht und ich sorge für Nachschub. Manche drücken auch lieber gleich die “Chef-Taste” in der App und rufen mich direkt an. Wenn eine Arbeit abgeschlossen ist, dokumentiert der Verantwortliche dies mit Handyfotos, die er zum Auftrag in die App hochlädt. Wir sind auf vielen Baustellen ja nicht die einzigen – wenn ich dann zur Abnahme mit dem Kunden vor Ort bin, kann ich ihm genau sagen, wann was fertig gestellt wurde und ihm sogar die Bilder zeigen. So sind wir gut abgesichert.

Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, lade ich mir in der Webadministration die Auswertung der Arbeitszeiten dieses Auftrags herunter. Mit dieser Übersicht ist es für meine Bürokräfte ganz einfach, eine Rechnung für den Kunden zu erstellen. Die Daten zu den gestempelten Zeiten meiner Mitarbeiter bekommt dieser natürlich auch mitgeliefert, denn ich will, dass unsere Arbeit so transparent wie möglich ist. 

Nachdem alles erledigt ist, wir abgerechnet haben und der Auftrag abgeschlossen ist, schiebe ich alles ins Archiv. Drei Jahre werden die Daten archiviert. Da wir viele Bilder und Dokumente in unsere App hochladen, haben wir zusätzlichen Speicherplatz gebucht. Alle Daten, die hier im Archiv liegen, kann ich zum Glück weiterhin abrufen. Da geht nichts verloren, aber meine App bleibt trotzdem übersichtlich und aktuell.

Mir hat die Mitarbeiter App vor allem die Arbeits- und Projektplanung erleichtert. Kleine Änderungen im Wochenplan setze ich mit ein paar Klicks um, anstatt per Hand alles wieder über den Haufen zu werfen. Endlich kann ich meine Energie in wichtigere Dinge investieren, die früher oft liegen geblieben sind.

Die Mitarbeiter App im Einsatz in der Gastronomie

Wir sind ein Familienunternehmen. Doch auch wenn Tradition bei uns groß geschrieben wird, suchen wir immer nach modernen Arbeitsweisen und Organisationstechniken. Die Mitarbeiter App war für uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung, um so unser Restaurant fit für die Zukunft zu machen. Vor allem bei der Schichtplanung und bei der Mitarbeiter-Koordination ist sie eine große Unterstützung.

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Nur wenige unserer Mitarbeiter arbeiten Vollzeit. Wir haben viele Aushilfen, die auf Stundenbasis entlohnt werden und Springer, die spontan kommen, wenn viel los ist. Im Dezember ist bei uns wegen all der Weihnachtsfeiern zum Beispiel viel los, während im Januar nach der ganzen Schlemmerei das Restaurant auch mal leer bleibt. Ich muss bei meiner Planung auf den aktuellen Andrang reagieren können.

Für eine normale Schicht brauche ich Leute in der Küche, hinter der Bar und im Service. Damit mir das Planen leichter fällt, habe ich alle Mitarbeiter einer dieser drei Gruppen – also Küche, Bar oder Service – zugeordnet. Ein paar meiner Angestellten, arbeiten auch in mehreren Bereichen, also sind sie auch mal in zwei Gruppen. In der Arbeitsplanung kann ich dann nach diesen Gruppen filtern, sodass für die unterschiedlichen Schichten immer genug Personal vor Ort ist und auch alle Zeiten abgedeckt sind. Ich plane also normalerweise zuerst die Serviceschicht, dann die Küche und zum Schluss die Bar. Außerdem sind Abends immer zwei bis drei Mitarbeiter auf Abruf als Springer eingeteilt. 

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Damit ich weiß, wer wann verfügbar ist, tragen alle Mitarbeiter ihre potentiellen Arbeitszeiten in der Woche vorher in der App ein. Wenn es trotz genauer Planung an Feiertagen zum Beispiel mal eng wird mit den Servicekräften, weiß ich immer, wer eventuell noch kurzfristig Zeit hat. Da kommt es nämlich auf jede Minute an und dann hab ich keine Zeit die ganze Mitarbeiterliste abzutelefonieren. 

Klar stempeln meine Mitarbeiter auch ihre Arbeitszeiten ab. Dazu haben wir extra NFC-Tags in den Garderobenräumen eingerichtet. Anfangs haben einige Mitarbeiter das Stempeln per App nämlich vergessen. Seit wir die „Tags“ haben ist das aber kein Problem mehr. Für Pausen wird bei uns nicht gestempelt. Stattdessen arbeiten wir mit Mindestpausen, die nach einer bestimmten Arbeitsdauer einfach abgezogen werden.  

Entlohnt wird bei uns ganz unterschiedlich: Die Aushilfen werden nach gearbeiteten Stunden bezahlt. Festangestellte bekommen ein fixes Gehalt.  Das macht die Lohnabrechnungen oft komplizierter, als es mir lieb ist. Die Mitarbeiter App mit ihren individuellen Arbeitsmodi hat mir das das Leben wirklich leichter gemacht. Die einen arbeiten mit Soll- und Ist-Stunden und die Aushilfen im Taglohnmodus. Mittlerweile brauche ich dank der App fast nur noch halb so lange, um die Abrechnungen zu erstellen, wie früher.

Ich bin froh, dass wir uns für die Mitarbeiter App entschieden haben. Klar, war die Einrichtung anfangs etwas aufwendiger und wir mussten uns alle an unser digitales Helferlein gewöhnen. Alles in allem spart sie mir und meinen Mitarbeitern aber viel Zeit und Nerven!

Die Mitarbeiter App im Einsatz eines Logistikunternehmens

Die Logistikbranche ist ein hart umkämpftes Feld mit einem durchwachsenen Ruf. Ich habe mein Unternehmen selbst gegründet und meine Mitarbeiter liegen mir am Herzen. Daher war es mir immer wichtig ein positives Arbeitsumfeld zu gestalten. Seit einigen Monaten gehört dazu auch unsere Mitarbeiter App.

Als Transportunternehmen sind meine Mitarbeiter und ich in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz unterwegs. Hin und wieder kommt es sogar vor, dass wir Aufträge in Frankreich oder Italien bekommen. Das sind dann schon lange Strecken. Ich war also auf der Suche nach einem digitalen Hilfsmittel, das meine Mitarbeiter mitnehmen konnten und in dem sie alles, was für uns wichtig ist, festhalten. 

Als ich die appdialog Mitarbeiter App zum ersten Mal ausprobierte, hatte ich das Gefühl, dass da zu viel Schnick Schnack dran war. Die App bietet zwar tolle Möglichkeiten – von Zeiterfassung bis Projektmanagement – doch vieles benötigen wir gar nicht: wir verfassen keine News und Aufgaben verteile ich auch nicht. 

Beim Ausprobieren stellte ich schnell fest, dass sich die Oberfläche der App jedoch einfach anpassen lässt und ich konnte von Beginn an entscheiden, welche Module meine Mitarbeiter nutzen sollen und welche nicht. Und auch die Anpassungsmöglichkeiten der Funktionalitäten der einzelnen Module sind sehr umfassend. Diese vielfältigen Individualisierungsmöglichkeiten haben mir direkt gefallen und ich habe mich gefragt, ob da nicht noch mehr geht. Denn mir schwebte klar vor, was meine Mitarbeiter festhalten sollten und so spezifisch war die App noch nicht. 

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Heute ist unsere Mitarbeiter App etwas Besonderes. Wir haben zwar ihr Grundsystem übernommen, gemeinsam mit dem Entwicklerteam haben wir aber ein individuelles Konzept erarbeitet, das unseren Arbeitsalltag perfekt komplettiert. Vier individuelle Module sind daraus entstanden. Mittlerweile halten wir in übersichtlichen Formularen alle Informationen zu den Fahrten fest, erfassen Spesen, dokumentieren wann wo und wieviel getankt wurde und welche Paletten mit welchen Gütern transportiert wurden. 

Alles, was früher in mühsamer Zettelwirtschaft im Büro digitalisiert wurde, haben wir in der Mitarbeiter App beisammen. Das macht nicht nur für mich das Abrechnen einfacher, sondern auch den Arbeitsalltag meiner Mitarbeiter. 

Wichtig war mir auch noch, dass ich alles, was meine Leute erfassen, auch auswerten kann. Die Auswertungen, die mir jetzt zur Verfügung stehen, wurden genauso erstellt, wie ich es wollte. Und wenn mir irgendetwas fehlt, kann unsere App jederzeit erweitert werden. Diese Flexibilität ist sehr viel wert und habe ich bisher auch in keiner anderen App so gefunden.

Ein paar Standardmodule nutzen wir aber trotzdem: wir planen zum Beispiel unseren Urlaub über die App und auch die Auftragsblätter gebe ich meinen Mitarbeitern digital mit. Damit bietet sie genau das, was wir brauchen. Sie hilft uns effektiver und gründlicher zu sein und ist damit ein toller Arbeitskollege unterwegs.

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