Das Projektmanagement

Was wäre es schön, wenn man alle Details für einen neuen Auftrag direkt digital festhalten und dann alle Infos sofort mit den Mitarbeitern teilen könnte! Wie viel Zeit man sich in Besprechungen und Briefings sparen würde. Und wenn man alle wichtigen Dokumente einfach abfotografieren könnte, statt sie hundertmal zu kopieren, damit sie auch jeder bekommt. Und wenn Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten ganz einfach selbst einem Auftrag zuordnen könnten. Wie viel einfacher die Abrechnungen plötzlich wären…

Wenn sich Ihre Träume so oder so ähnlich anhören, lassen wir sie wahr werden. Die appdialog Mitarbeiter App bietet eine rundum Lösung für Ihr Projektmanagement. Eng verbunden mit den anderen Modulen wie der Zeiterfassung oder Arbeitsplanung unterstützt Sie Ihr mobiles Helferlein nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch unterwegs bei Kunden.

So funktioniert’s:

1. Schritt: Die Vorbereitung
Projekte, Kunden oder Aufträge anlegen

2. Schritt: Im Einsatz
Das Projektmanagement im Arbeitsalltag

Die Vorbereitung – 

Projekte, Kunden und Aufträge anlegen

Wie man arbeitet ist Typsache. Während der eine mit dem Tablet zum Kundentermin erscheint und direkt alle Informationen elektronisch festhält, nimmt sich der andere lieber die Zeit im Büro um seine handschriftlichen Notizen in aller Ruhe in Digitales zu verwandeln. Die Mitarbeiter App kann beides. 

Und da heißt es auch nicht „Entweder…, oder…“. Denn selbst, wer nur die groben Informationen in der App festhält, kann den Eintrag problemlos später noch anpassen. Welche Arbeitsweise also am Besten in Ihren Arbeitsalltag passt, entscheiden Sie und nicht die App.

Aber fangen wir mal von vorn an: Egal ob über die Web-Administration oder das Smartphone, zuerst entscheiden Sie, was für ein Projekt Sie erstellen wollen. Ein Kundenprojekt mit oder ohne Aufmaß-Erstellung oder ein internes. Die unterschiedlichen Typen unterscheiden sich in den Informationen, die Sie hinterlegen können – dazu unten mehr. 

Weiter geht es mit der Zeiterfassung. Definieren Sie genau wie das Stempeln auf ein Projekt gehandhabt werden soll und welche Unterkategorien sie benötigen. Ein Kunde möchte, dass Sie den gesamten Rohbau für Ihn umsetzen? Kein Problem, erstellen Sie alles, was erledigt werden muss, als Unterkategorie, auf die Ihre Mitarbeiter stempeln können. Sie wollen Zeiterfassung und Projektmanagement trennen? Auch das geht natürlich.

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Ganz allgemein passen Sie hier auch an, inwieweit das Projektmanagement in Ihrer App eine Rolle spielen soll. Zum Beispiel entscheiden Sie hier, ob ein einzelnes Projekt im Projektmodul der App angezeigt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel noch in der Vorbesprechung sind, können Sie es erstmal verbergen. Und Sie definieren hier, ob es in der Planung berücksichtigt werden soll. Interne Projekte, die Sie für die Zeiterfassung interner Arbeiten anlegen, zum Beispiel, werden vielleicht nicht unbedingt im Planungsmodul gebraucht. Außerdem laden Sie hier Dokumente hoch und entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter das auch können sollen. 

Nicht jeden geht jedes Projekt was an. Daher wählen Sie ganz zum Schluss noch aus, wer dieses Projekt überhaupt sehen soll. Das wirkt sich dann natürlich auf die ganze App aus. Also wenn alle Mitarbeiter, die an dem Auftrag arbeiten, ihre Zeiten auch darauf stempeln sollen, wird auch nur diesen ausgewählten Kollegen das Projekt in der Zeiterfassung angezeigt. Wer seine Mitarbeiter Gruppen zugeordnet hat, kann die hier natürlich auch auswählen. 

Übrigens können Sie auch die Begrifflichkeiten anpassen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit Kunden, Projekten oder Aufträgen arbeiten.

Im Einsatz – 

Das Projektmanagement im Arbeitsalltag

Unterwegs haben Sie mit dem Modul alles, was es zu einem Projekt zu wissen geht, dabei. Sie sehen hier alle hinterlegten Informationen zum Kunden und dem Auftrag, die Unterkategorien und die bereits gestempelten Arbeitszeiten für ein Projekt. 

Darüber hinaus können Sie die Informationen zu einem Projekt auch anpassen und ergänzen. Außerdem hängen Sie und Ihre Mitarbeiter in der App schnell und einfach Dokumente oder Bild-Dateien an ein Projekt an. Diese können natürlich wieder um einen Kommentar ergänzt werden. 

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Wer ein Projekt mit Aufmaß-Erstellung angelegt hat, hat hier ein zusätzliches Formular zur Verfügung. Es ist dafür gedacht, Ihnen das Erstellen eines Angebots zu erleichtern. Wenn Sie oder ein Mitarbeiter beispielsweise bei einem Kunden vor Ort das erste Gespräch führen, können Sie hier festhalten, welche Arbeiten in das Angebot aufgenommen werden sollen. Egal ob verputzen, fliesen oder mauern: Erfassen Sie alle zu bearbeitenden Flächen, die geplante Dauer der Arbeit und die dazu benötigten Materialien. Alle erstellten Aufmaße können Sie in der Web-Administration dann als Exceltabelle herunterladen und auf dieser Basis ein Angebot aufsetzen.

Alle für ein Projekt erfassten Arbeitszeiten können Sie nicht nur in der App einsehen, sondern auch projektspezifisch auswerten. Und: wenn Sie die gearbeiteten Stunden als Nachweis für einen Kunden benötigen, blenden Sie bei der Erstellung einer Auswertung personenspezifische Daten mit einem Klick aus. Damit serviert Ihnen die appdialog Mitarbeiter App alle nötigen Daten für Angebot und Rechnung auf dem Silbertablett und Sie können sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Und jetzt?

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