Die Mitarbeiter App startet 2021 mit einer großen Erweiterung im Fahrtenbuch: Ab dem 1. Januar haben alle, die die comfort Edition nutzen, ein Fahrtenbuch zur Verfügung, das als finanzamt-konforme, digitale Erfassung aller geschäftlicher Fahrten dient!
Zusätzlich haben wir zu Gunsten einer besseren Übersicht eine Anpassung der Darstellung der Sonderbuchungen vorgenommen. 
Was sich damit ändert, was gleich bleibt und welche Konfiguration Sie vornehmen müssen, um diese Erweiterung zu nutzen, erfahren Sie wie immer hier im Beitrag sowie per Mail in unserem Newsletter

Aktivierung des finanzamt-konformen Fahrtenbuch* 

Durch eine Erstaktivierung stellen Sie Ihr Fahrtenbuch für alle oder ausgewählte Fahrzeuge mit einem Klick um. Dazu loggen Sie sich in die Web-Administration ein und öffnen im Reiter Module die Kachel Fahrtenbuch und dort die Konfiguration
Dort wird Ihnen ganz oben nun ein Button zur Aktivierung der Neuerung angezeigt. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, für welches Ihrer Fahrzeuge Sie die Erweiterung aktivieren möchten. 

1. Erstaktivierungs-Button

Erstaktivierung des finanzamt-konformen Fahrtenbuchs

Klicken, um zu vergrößern

2. Auswahl der Fahrzeuge

Aktivierung des finanzamt-konformen Fahrtenbuch

Klicken, um zu vergrößern

3. Fertige Konfiguration 

Aktivierung des finanzamt-konformen Fahrtenbuch

Klicken, um zu vergrößern

Sie können nach der Erstaktivierung die Konfiguration für die finanzamt-konforme Erfassung der Daten auch für jedes Fahrzeug individuell anpassen.
Klicken Sie dazu im Reiter Module wieder auf die Kachel Fahrtenbuch und dort auf Fahrzeuge.
Ganz oben gibt es für jedes registrierte Fahrzeug ein Feld, in dem Sie ein entsprechendes Häkchen setzen können. Auch bei neuen Fahrzeugen aktivieren Sie so die neue Funktion. 

Aktivierung des finanzamt-konformen Fahrtenbuch pro Fahrzeug

Klicken, um zu vergrößern

Nutzung des finanzamt-konformen Fahrtenbuchs* 

Mit der Erweiterung ändern sich bei den Einträgen im Fahrtenbuch einige Dinge. Vor allem wird die Erfassung deutlich detailreicher und damit lückenlos. Zusätzlich sichern sich Arbeitgebende mit einer mobilen Unterschrift des Fahrenden ab. 

a. Neue Fahrten in Ihrem finanzamt-konformen Fahrtenbuch erfassen 

So funktioniert unser überarbeitetes Fahrtenbuch: 

1. Neuer Eintrag:
Wie gewohnt über den 
Plus-Button einen neuen Eintrag beginnen. 

2. Fahrzeug wählen:
Aus einer Liste könne Sie hier aus den 
bereits angelegten Fahrzeugen das entsprechende auswählen. Hier wird auch direkt angezeigt, für welche Fahrzeuge das finanzamt-konforme Fahrtenbuch aktiviert ist. 

3. Daten erfassen:

I. Beginn und Endzeit erfassen Sie nun noch schneller über den jetzt-Button.
II. Der aktuelle Tachostand wird aus den vorherigen Einträgen direkt übernommen.
III. Sie unterscheiden zwischen dienstlichen und privaten Fahrten; diese werden dann auch so im Fahrtenbuch ausgewiesen.
IV. Wie gewohnt wird die Fahrt – insofern es sich um eine dienstliche handelt – einem Projekt zugeordnet. Dann erfassen Sie Standorte von Beginn und Ziel der Fahrt. Wer nicht Tippen möchte, erfasst dies über die Buttons für den Heimat- oder den aktuellen Standort.
V. Wenn Sie die Fahrt für eine andere Person erfassen, können Sie hier den Namen des Fahrers angeben.
VI. Zuletzt geben Sie in Freitextfeldern wenn nötig noch Zweck der Fahrt und einen Kommentar an. Eventuelle Abweichungen von der direkten Route sollten hier begründet werden.

Datenerfassung im finanzamt-konformen Fahrtenbuch der appdialog Mitarbeiter App 1

Klicken, um zu vergrößern

Datenerfassung im finanzamt-konformen Fahrtenbuch der appdialog Mitarbeiter App  2

Klicken, um zu vergrößern

4. Fahrt abschließen und Zusammenfassung bestätigen:
In einer Übersicht werden Ihnen die Daten nochmals präsentiert. Wenn hier alles passt, erfassen Sie Ihre 
mobile Unterschrift und versichern damit, dass die Fahrt korrekt erfasst wurde. Nur mit Unterschrift kann der Eintrag abgeschlossen werden.
Sollten Sie feststellen, dass Ihnen ein Fehler bei der Eingabe unterlaufen ist, können Sie über den Pfeil links oben nochmals zur Eingabemaske zurückkehren und Ihre Daten korrigieren. 

5. Fahrten löschen:
Auch das 
Löschen von Fahrten muss für die Erfüllung der Anforderung des Finanzamtes dokumentiert werden. Daher können gemachte Einträge nur als gelöscht markiert werden
Dafür einfach auf den Eintrag im Fahrtenbuch tippen und die Markierung über den Button unter der Übersicht durchführen. 

Tipp

Sie müssen nicht alle Daten auf einmal eingeben. Über den Merken-Button können Sie Schritt für Schritt ihre Fahrt ganz aktuell festhalten. 

Einsicht des finanzamt-konformen Fahrtenbuchs*

Um eine lückenlose Dokumentation nachzuweisen, können Sie im Reiter Module in der Kachel Fahrtenbuch und dort unter Fahrtenbücher die eingetragenen Daten pro Fahrzeug gesammelt einsehen und herunterladen.
Bereits in dieser Übersicht sehen Sie neben der Anzahl der erfassten Fahrten und der gefahrenen Kilometer, ob Lücken im Fahrtenbuch bestehen oder sich Fahrten überschneiden. So können Sie Fehler in der Erfassung oder fehlende Fahrten schnell ausfindig machen und korrigieren.

Finanzamt-konformes Fahrtenbuch in der Webadministration

Im PDF Detail rechts, das Sie hier herunterladen können, wird die Bewegung Ihrer Fahrzeuge auf den Kilometer genau dokumentiert und aufgelistet.
Eingeblendet werden in dieser Datei nicht nur TachoständeStart- und Zielpositionen sowie die zugehörigen Zeiten. Auch der Name des Fahrenden, der Name des Erfassenden sowie dessen Unterschrift sind hier in einer Tabelle aufgeführt.
Darunter finden Sie auch die Aufstellung aller Fahrten anhand des Tachostandes. Für private Fahrten werden keine Details angegeben. Zudem schließt das PDF mit einer entsprechenden Konformitätserklärung ab. 

So dokumentiert ein finanzamt-konformes Fahrtnebuch in der appdialog Mitarbeiter App Ihre Fahrten.

Bitte beachten Sie: Jedes Finanzamt kann ggf. individuelle Anforderungen stellen! 

Grundsätzlich gilt die allgemeine Anforderung, Fahrten so genau und lückenlos wie möglich zu erfassen. Jedes Finanzamt hat aber die Möglichkeit, individuelle Anforderungen zu formulieren. Zum Beispiel wenn es um die Länge der Nachweispflicht und die Archivierung der Daten geht. 
Bitte informieren Sie sich genau, welche Voraussetzungen Sie für Ihr Finanzamt erfüllen müssen!
Wir können keine Garantie oder rechtliche Haftung für die Anerkennung übernehmen. 

Tipp

Die Fahrtenbücher als PDF sind auch verfügbar, wenn Sie kein finanzamt-konformes Fahrtenbuch führen – dann natürlich rein zur persönlichen Dokumentation ohne die Konformitätserklärung.  

Anpassungen in den Sonderbuchungen*

Eine weitere Anpassung, die zum 01. Januar des neuen Jahres in Kraft tritt, ist eine Überarbeitung der Sonderbuchungen für eine Darstellung der Monats- und Jahresauswertungen.
Um Sonderbuchungen von nun an besser aufschlüsseln zu können, wirken sie sich nicht mehr direkt auf die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeitenden aus, sondern werden in den Auswertungen separat ausgewiesen und auch separat verrechnet

Konkret bedeutet das: Wer ab dem 1. Januar 2021 für einen Mitarbeitenden Sonderbuchungen erfasst, findet diese als eigenen Posten in Monats- und Jahresauswertungen. Das Arbeitssaldo bleibt selbstverständlich identisch, da Sonderbuchungen hier ja auch vorher schon indirekt über Soll- und Ist-Stunden berücksichtigt wurden. 
Die alten Auswertungen bleiben weiterhin für Sie verfügbar – sie sind in den Auswertungen der Web-Administration ganz unten im Punkt Weitere Varianten zu finden. 

Viele Grüße und einen guten Rutsch ins Neue Jahr 2021 wünscht

Ihr appdialog-Team 

*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.