Rechtliche Anforderungen zur Zeiterfassung

Nicht nur Sie als Chef oder Personalverwaltung haben gewisse Ansprüche an eine Zeiterfassung. Auch vom deutschen Staat gibt es einige Anforderungen, die Sie als Vorgesetzter bei der Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfüllen müssen.
Aber keine Sorge, damit sind Sie nicht alleine. Die wichtigsten Infos zur rechtlichen Situation und wie Ihnen die appdialog Mitarbeiter App dabei hilft, auch den rechtlichen Ansprüchen gerecht zu werden, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Das gibt’s zu lesen:

Mindestlohngesetz
& was es bedeutet

Dokumentationspflicht
nach dem Arbeitszeitgesetz

Dokumentation der Arbeitszeiten mit der Mitarbeiter App

Kurz & knackig – das Wichtigste im Überblick

  • Das Mindestlohngesetz des deutschen Staats verpflichtet gewisse Branchen sowie Geringfügigbeschäftigte dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter festzuhalten.
  • Auch Mehrarbeit, also Überstunden, müssen laut Arbeitszeitgesetz erfasst werden.
  • Desweiteren gibt es branchenspezifische Tarifverträge, die Arbeitgeber ebenso zur Erfassung der Arbeitszeiten bzw. Überstunden verpflichten können
  • Es müssen Beginn, Dauer und Ende festgehalten und für mindestens 2 Jahre archiviert werden.
  • Egal ob analog oder digital: in welcher Form das geschehen muss, ist offen.
  • Mit der Zeiterfassung der appdialog Mitarbeiter App halten Sie die erforderlichen Daten genau so fest, wie Sie das möchten und werten alle Zeiten ebenso einfach aus.

Welche Auflagen Sie als Arbeitgeber kennen sollten

Während auch (oder vor allem) die Arbeitswelt immer weiter und weiter digitalisiert und technisiert wird, finden sich Arbeitgeber vor ganz anderen, neuen Herausforderungen. Der Arbeitnehmerschutz spielt zwar nicht erst seit gestern eine Rolle in deutschen und europäischen Betrieben. Doch die neuen Regelungen und Auflagen der Gesetzgeber stellen viele Unternehmen vor neue Herausforderungen.
Was Arbeitgeber in Deutschland beachten müssen und welche einfachen Lösungen die Digitalisierung in diesem Bereich bietet, erfahren Sie hier! 

Seit dem 1. Januar 2015 gilt das von der Großen Koalition verabschiedete Mindestlohngesetz – ein lang erkämpfter Erfolg für die Sozialdemokraten, wenn das Gesetz denn dann auch in der Praxis durchgesetzt wird. Um das zu gewährleisten, wurden einige Auflagen definiert, die vor allem Arbeitnehmer in besonders von Schwarzarbeit gefährdeten Branchen vor Ausbeutung schützen soll.

Rechtliche Formulierungen und was sie bedeuten

Etwas umständlich formuliert, verpflichtet dieses Gesetz den Arbeitgeber nicht nur, einen Mindeststundenlohn zu zahlen. In Bezug auf die Arbeitszeiten muss er auch Beginn, Ende und Dauer der Arbeit in einer gewissen Form dokumentierenIn diesem Sinne ist vor allem Paragraph 17 für den deutschen Arbeitgeber wichtig.

Das steht im Mindestlohngesetz:

§

§17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Quelle: www.gesetze-im-internet.de

Im Klartext heißt das:

§8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“: das betrifft alle Beschäftigten, die auf geringfügiger Basis angestellt sind und deren „Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 450 Euro nicht übersteigt“ – also alle 450€-Jobber.

Umfassender sind allerdings die Wirtschaftsbereiche, die im Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz genannt werden. Das betrifft alle – egal, ob auf Minijob-Basis oder Vollzeitangestellte – die in den Bereichen des Baugewerbes, im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, im Personenbeförderungsgewerbe, im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, im Schaustellergewerbe, bei Unternehmen der Forstwirtschaft, im Gebäudereinigungsgewerbe, bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, in der Fleischwirtschaft oder im Prostitutionsgewerbe beschäftigt sind.

Sollte Ihr Unternehmen also in einem dieser Bereiche tätig sein oder aber 450€-Jobber beschäftigen, ist es unbedingt notwendig, die Arbeitszeiten und -dauer langfristig zu dokumentieren. Noch mehr Details zu den rechtlichen Fragen des Mindestlohngesetzes, vor allem in Bezug auf die Dokumentationspflicht, finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Kurz & knackig

Nicht nur für Mini-Jobber, auch in vielen Handwerksbetrieben, in der Gastronomie und der Hotelbranche, in der Personen- und Sachbeförderung, für Reinigungsbetriebe und viele mehr gilt gesetzlich: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten der ArbeitnehmerInnen müssen dokumentiert werden.

Dokumentationspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz

Auch wenn Ihr Betrieb nicht unter die Dokumentationspflicht des Mindestlohngesetzes fällt, kann es in bestimmten Fällen sein, dass Sie gewisse Arbeitszeiten dokumentieren müssen. Beispielsweise, wenn Ihre Mitarbeiter Überstunden machen.
Hier greift das so genannte Arbeitszeitgesetz, das in Paragraph 16 festlegt:

Das steht im Arbeitszeitgesetz:

§

§3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

§16 Aushang und Arbeitszeitnachweise

[…] (2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Quelle: www.gesetze-im-internet.de

Im Klartext heißt das:

Gesetzlich festgelegt ist ein 8-Stunden-Arbeitstag bei einer 6-Tage-Woche. Dieser Wert kann auch auf 5 Arbeitstage pro Woche umgerechnet werden, wobei dann eine maximale Arbeitszeit von 9,6 Stunden pro Tag gilt – oder anders gesagt: eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden.

Alles, was mehr gearbeitet wird, muss also dokumentiert werden.

Dabei gelten natürlich entsprechende Auflagen, die eine gewisse Erholungsphase nach längeren, intensiveren Arbeitstagen garantieren und den Arbeitnehmer schützen sollen.

Bis zu 10 Stunden pro Tag darf also jeder arbeiten, der innerhalb eines halben Jahres oder 24 Wochen im Schnitt nicht mehr als 8 Stunden pro Arbeitstag arbeitet (ArbZG §3, Satz 2). In branchenspezifischen Tarifverträgen können außerdem spezielle Regelung zum Thema „Überstunden“ festgehalten sein. Egal, welche Regelung jedoch für Ihr Unternehmen gilt – dokumentieren müssen Sie die Mehrarbeit in jedem Fall.

Auch diese Arbeitszeiten müssen 2 Jahre lang einsehbar und nachvollziehbar sein.

Kurz & knackig

Überstunden und Mehrarbeit: In einem bestimmten Rahmen Überstunden zu machen, ist für viele Arbeitnehmer ganz normal – und unter gewissen Voraussetzungen trotz Arbeitszeitgesetz auch völlig legal. Dabei ist der Arbeitgeber jedoch immer in der Pflicht, diese Mehrarbeit zu dokumentieren

Wie muss die Dokumentation der Arbeitszeiten aussehen?

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber relativ frei in der Form der Dokumentation. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer festgehalten werden. Sowohl handschriftliche als auch maschinelle bzw. digitale Dokumentationsformen sind erlaubt. Die Unterschrift des Arbeitgebers muss nicht auf dem Dokument vermerkt sein. Er ist dennoch für die Korrektheit der Daten verantwortlich. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gibt auf seiner Website ein Dokument vor, das eigentlich nicht mehr ist als ein herkömmlicher Stundenzettel. Und genau an diesem Punkt kann Ihnen eine Mitarbeiter App das Leben deutlich leichter machen. Denn mit einer solchen App, können Sie die Anforderungen der Bürokratie ganz einfach mit einen paar wenigen Klicks erfüllen.

Ihre digitale Lösung: Zeiterfassung mit der appdialog Mitarbeiter App 

In der appdialog Mitarbeiter App können all Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden bequem digital festhalten. Sie funktioniert dabei wie eine Stempeluhr, auf deren erfasste Daten Sie über die Web-Administration Zugriff haben. Dabei werden wie vorgeschrieben die Uhrzeit von Arbeitsbeginn und -ende festgehalten. Als Arbeitsgeber können Sie so auch unkompliziert die Zeiten überprüfen und entsprechend archivieren

Außerdem können Pausenzeiten festgehalten werden, die dann direkt von der gesamten Arbeitsdauer abgezogen werden. So können Sie ganz einfach mit der reinen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter rechnen. Das erfüllt nicht nur die gesetzlichen Voraussetzungen des Mindestlohngesetzes, sondern macht auch das Abrechnen von Stunden und das Erstellen von Rechnungen deutlich einfacher. Wie die Zeiterfassung im Arbeitsalltag funktioniert, können Sie in unseren Berichten zur „App im Einsatz“ lesen. 

Kurz & knackig

Hört sich kompliziert an, kann aber ganz einfach sein. Mit der appdialog Mitarbeiter App erfassen Sie alle für die Dokumentationspflicht des Mindestlohngesetz wichtigen Daten mit nur ein paar Klicks!

Und jetzt?

Wie funktioniert die Zeiterfassung in der Mitarbeiter App?

Die Zeiterfassung im Einsatz

Was kann die Mitarbeiter App eigentlich noch?

Die Mitarbeiter App im Einsatz

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