Seit unserem letzten Newsletter hat sich im Planungsmodul der Mitarbeiter App einiges getan. Sowohl in der Webadministration als auch in der App haben sich viele neue Möglichkeiten für eine einfachere und intuitive Handhabung entwickelt.
Hier erfahren Sie alles, was es über die Neuerungen zu wissen gibt und ein paar nützliche Tipps, wie Sie das Modul noch effektiver nutzen können.
Neue Kalenderansicht im Backend
Neben der Planungsansicht können Sie Ihre Einträge nun auch über die Kalenderansicht im Backend verwalten. Zu finden ist die neue Ansicht im Reiter „Planung“ und der Kachel „Kalenderansicht“.
Entscheiden Sie selbst, welchen Zeitraum Sie gerade sehen möchten. Mittig über dem Kalender können Sie die Ansicht zwischen einem einzelnen Tag, einer ganzen Woche oder den gesamten Monat wechseln.
Außerdem lässt sich Ihre Planung hier auch auf einzelne Projekte/Kunden/Aufträge einschränken. Wenn Sie wissen wollen, wer wann wo eingeteilt ist, wählen Sie rechts oben einfach den entsprechenden Filter aus.
Doch der Kalender bietet nicht nur eine übersichtliche neue Ansicht. Auch Ihre Planung wird hier intuitiver. Verschieben Sie Einträge ganz einfach durch Drag’n’Drop (Klicken – Ziehen – angewünschter Stelle wieder ablegen) auf einen anderen Tag.
Auch Start- und Stoppzeiten lassen sich auf diese Art unkompliziert verändern. Mit einem Klick auf den entsprechenden Tag machen Sie einen Eintrag.
Und mit dem Mitarbeiter-Filter – dem kleinen Trichter-Icon links oben – planen Sie übersichtlich für angelegte Gruppen (zum Beispiel eine bestimmte Schicht oder Abteilung) oder auch einzelne Mitarbeiter.
Tipps zur Kalenderansicht: Urlaubsansicht und Schichtpläne zum Ausdrucken
Die neue Art der Planung macht für Sie vieles einfacher. Wer eine Urlaubsübersicht zum Ausdrucken braucht, wird ebenfalls hier fündig. Filtern Sie einfach wie im vorherigen Abschnitt beschrieben rechts oben auf „Urlaub“.
Und schon haben Sie eine Urlaubsübersicht, die Sie mit einem Klick rechts unten auf „Drucken“ auf Papier im Unternehmen aushängen können.
Auch die Erstellung von Schichtplänen wird durch die Kalenderansicht einfacher. Legen Sie die Schichten, in denen Ihre Mitarbeiter arbeiten, einfach als Planungseinträge an.
Am besten verwenden Sie hier den Eintragsty „Planung, keine Anrechnung“. So kommt im Arbeitszeitenkonto Ihrer Mitarbeiter bei kurzfristigen Planänderungen auch nichts durcheinander – die Mitarbeiter erfassen Ihre Zeiten dann wie gewohnt einfach mit dem Zeiterfassungsmodul.
Wenn Sie den Schichtplan in der Planungsansicht erstellt haben, drucken Sie ihn wie die Urlaubsübersicht einfach in der Kalenderansicht aus.
Hinweis: aus Gründen der Übersichtlichkeit werden die Einträge für die Online Ansicht abgeschnitten. Im Backend können Sie sich mit einem Klick auf den Eintrag immer noch alle Informationen anzeigen lassen.
Wenn Sie den Plan jedoch ausdrucken möchten, ist es sinnvoll das gesetzte Häkchen links unten neben „Einträge abschneiden“ zu entfernen. So werden beim Drucken die gesamten Einträge angezeigt.
Wochenplanung verschieben und kopieren
Unsere Drag’n’Copy beziehungsweise Drang’n’Drop Funktion – das Kopieren beziehungsweise Verschieben von Einträgen durch das Ziehen und Ablegen mit einem Mausklick – in der Planungsansicht im Backend haben Sie vielleicht schon kennengelernt. Mit dem kleinen Schalter links oben lässt sich zwischen den beiden Optionen wählen.
Beides haben wir nun um eine praktische Funktionalität erweitert: Sie können jetzt auch ganze Wochen verschieben beziehungsweise auf eine andere Woche kopieren. Dazu klicken Sie einfach auf den breiten Balken unterhalb der ganzen Woche und ziehen ihn auf einen anderen. So einfach kann Planung sein!
Planung in der App
Wissen, was an einem Tag los ist? Über die neue Tagesübersicht kann jeder in der App sehen, wie welcher Kollege an diesem Tag eingeplant ist. Die neue Ansicht finden Sie unter der Kachel „Arbeitsplanung“ rechts oben unter den drei Punkten.
Mit einem Tippen auf „Übersicht“ sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick die Planung für den aktuellen und die kommenden Tage im Detail.
Zusätzlich gibt es an dieser Stelle ebenfalls neu den Punkt „4-Wochen persönlich„. Hier kann jeder Mitarbeiter seinen persönlichen Plan per PDF abrufen.
Mit diesen beiden Erweiterungen hat man nicht nur die Übersicht über den eigenen Arbeitsplan für den kommenden Monat, sondern weiß auch genau wer am aktuellen Tag in welchem Projekt eingeteilt ist.
Planung in der App – Für andere
Administratoren können seit Kurzem nun auch über die App für ihre Mitarbeiter Planungseinträge erstellen.
Wenn Sie im Planungsmodul der App über das kleine Plussymbol einen neuen Eintrag anlegen, gibt es hier nun das Auswahlmenü „Erfassen für„. So erfassen Sie ganz einfach einzelne Einträge für Ihre Mitarbeiter von unterwegs.
Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, empfehlen wir, in der Webadministration die automatische Benachrichtigung via Pushnachricht bei neuen Planungseinträgen zu aktivieren.
(Klicken Sie dazu im Reiter „Planung“ auf die Kachel „Konfiguration“ und setzen Sie bei der Einstellung „Voreinstellungen für Push-Nachricht senden“ das Häkchen bei „aktivieren“).