Sie wissen es ja: wir feilen immer an allen Ecken und Enden der Mitarbeiter App. Doch in den letzten Wochen gab es einige Module, in denen mehrere Erweiterungen und Überarbeitungen gleichzeitig stattgefunden haben. Wo genau und was sich da nun verändert hat, erfahren Sie wie gewohnt in unserem Newsletter und natürlich hier auf unserer Website.
Neues in den Infos & Dokumenten
Zuerst informieren wir Sie über die wichtigen Neuerungen im Modul Infos&Dokumente: eine umfangreiche Suchfunktion, die neuen innovativen Lesebestätigungen und individuelle, persönliche Dokumente machen das Modul nun noch vielfältiger.
a. Lesebestätigungen *
Stellen Sie sicher, dass alle Bescheid wissen: Diese Erweiterung steht ganz im Zeichen des Krisenmanagements. Wir wissen, dass mit der aktuellen Situation und den wichtigen Hygieneauflagen auch viel Verantwortung für Arbeitgeber einhergehen.
Von nun an stellen Sie über das Modul Infos&Dokumente nicht nur wichtige Informationen wie Anleitungen zum Einhalten eben jener hygienischer Auflagen zur Verfügung. Sie sehen auch, wer von Ihren Mitarbeitern den Eintrag im Modul eingesehen hat.
So können Sie Ihre Fürsorge- und Unterweisungspflicht als Arbeitgeber dokumentieren.
Um die Lesebestätigung für ein Dokument einzufordern, klicken Sie in der Web-Administration im Reiter Module auf die Kachel Infos&Dokumente und dort auf Einträge. Wählen Sie rechts in der Liste den entsprechenden Eintrag aus und setzen Sie ganz unten das Häkchen bei Lesebestätigung/Einverständniserklärung einfordern.
Sobald Ihre Mitarbeiter die App dann öffnen, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass ein neues Dokument zur Verfügung steht. Sie müssen nun aktiv bestätigen, dass Sie den Inhalt zur Kenntnis genommen haben.
Alle Mitarbeiter, die das Dokument noch nicht eingesehen haben, erhalten zudem immer beim Start der App eine entsprechende Benachrichtigung.
Ausgewertet werden die Bestätigungen dann wieder in der Web-Administration. Im Reiter Module und der Kachel Infos&Dokumente finden Sie den neuen Punkt Lesebestätigungen, über den Sie einsehen können, wer das Dokument bereits eingesehen hat und wer nicht.
b. Persönliche Dokumente *
Minimieren Sie Ihre Zettelwirtschaft: mit den neuen persönlichen Dokumenten können Sie jedem Mitarbeiter individuell Dateien in der App zur Verfügung stellen.
Laden Sie diese einfach in der Web-Administration im Reiter Mitarbeiter und dort im entsprechenden Benutzer-Account in der Kachel Persönliche Dokumente hoch. Anschließend findet der Nutzer die Datei wie gewohnt im Modul Infos & Dokumente. So ersparen Sie sich das Verteilen der Lohnabrechnungen & Co. auf Papier!
c. Suchfunktion Infos & Dokumente *
Alle, die die Mitarbeiter App in der comfort Edition nutzen, können seit kurzem ihre bereitgestellten Infos & Dokumente mit der neuen Suchfunktion durchforsten.
Diese finden Sie oben Rechts im entsprechenden Modul in der App. Das Besondere daran: Diese Funktion durchsucht auch alle im Projektmanagement hinterlegten Dokumente. Damit haben Sie die benötigten Unterlagen noch schneller parat.
Kalendarische Urlaubsübersicht
Damit nicht alle gleichzeitig weg sind: Urlaube intern zu koordinieren, kann manchmal sehr kompliziert sein. Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, bieten sowohl die Web-Administration als auch die App selbst nun kalendarische Urlaubsübersichten an.
So haben Sie blitzschnell einen Überblick, über die bereits eingetragenen Urlaubstage.
a. Für Admins: PDF-Kalender zum Vergleichen der gestatteten Urlaubstage
Genehmigen oder nicht genehmigen – das ist hier die Frage. Die neue kalendarische Übersicht über alle bereits genehmigten Urlaubstage finden Sie nun im Reiter Zeiterfassung und hier unter Urlaub rechts oben als PDF zum Herunterladen.
Außerdem werden in der Urlaubsübersicht nun die noch nicht genehmigten Tage rot umrandet. So können ausstehende Anträge noch schneller und übersichtlicher bearbeitet werden.
b. Für Mitarbeiter: Urlaubskalender in der App
Unter den drei Punkten rechts oben finden Sie und Ihre Mitarbeiter nun einen Jahreskalender als PDF, in dem alle bereits genehmigten Urlaubstage der Kollegen mit deren Kürzel eingetragen sind.
So sieht man auf einen Blick, wann es Sinn macht, einen Urlaubsantrag zu stellen und wann nicht.
Meine Planung, unsere Planung
Auch im Planungsmodul wurden zwei Neuerungen eingeführt. Diese machen die Planung noch flexibler und vor allem zugänglicher für Ihre Mitarbeiter:
a. Ansicht in der App
Legen Sie Ihren eigenen Fokus in der Planung: Wählen Sie nun aus, ob in der App zuerst die persönlichen Planungseinträge oder der Arbeitsplan aller Mitarbeiter angezeigt werden soll.
Diese Konfiguration nehmen Sie in der Web-Administration im Reiter Planung und dort in der Kachel Konfiguration vor.
b. Mitarbeiter planen für Mitarbeiter *
Geben Sie die Zügel auch mal aus der Hand: Wenn Sie in der Web-Administration festlegen, dass jeder Planungseinträge machen darf, öffnet sich eine zusätzliche Checkbox: mit dieser können Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, auch für Kollegen Einträge zu machen.
Der Nutzer kann dann, wenn ein Eintrag über das Smartphone gemacht wird, einfach einen Kollegen auswählen, der dann wie gewohnt benachrichtigt wird.
*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.