Integrativ und kooperativ sind unsere Zauberworte, wenn es um Digitalisierung geht. Nicht 10 unterschiedliche Lösungen, sondern eine, deren Prozesse ineinandergreifen. Dieses Konzept steckt auch hinter dem neuesten Modul der appdialog Mitarbeiter App: dem Rapportmodul!
In einem Rapport fassen Sie alle erfassten Posten, die Sie über ein Projekt abrechnen möchten, zusammen und holen sich die Abnahme Ihrer Kunden per Unterschrift. Dazu gehören neben den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden auch Fahrtkosten sowie Leistungen und Material!

Unser kostenloses Webinar zum Rapportmodul

In unserem kostenlosen Webinar zum neuen Rapportmodul leiten wir Sie durch die ersten Schritte mit dem neuen Modu. Eine Aufzeichnung des Webinars im April 2022 finden Sie online!

1. Schritt: Das Rapportmodul aktivieren und konfigurieren

Zuallererst müssen Sie die Rapportfunktion für Ihre Projekte einmal aktivieren. Das machen Sie im Reiter Projekte/Aufträge/Kunden & Co. Unterhalb der Projektliste rechts finden Sie die Einstellungen, über die Sie Voreinstellungen für alle Projekte hinterlegen können.
Wenn Sie die Rapporte nicht für alle Projekte freigeben möchten, können Sie die Funktion händisch aktivieren: Dazu wählen Sie das Projekt aus der Liste rechts aus und setzen ganz unten im Bereich Konfiguration das Häkchen bei Rapporte können erstellt werden. Im Rapportmodul erscheinen dann nur die Projekte, für die diese Funktion auch aktiviert ist.

Zentrale Konfiguration der Rapporte für Ihre Projekte

Denken Sie wie immer bei neuen Modulen auch daran, sie über die Web-Administration – Reiter Grundeinstellungen – als Kachel auf der Startseite Ihrer Mitarbeiter auf der Startseite zu platzieren.

Im Reiter Module und der Kachel Rapporte finden Sie unter Konfiguration außerdem die Möglichkeit, neben der Aktivierung der Einbindung von Material & Leistung auch eine Mitarbeiterunterschrift in den Rapport einzubinden.

Individuelle Aktivierung der Rapporte pro Projekt

2. Schritt: Die Vorbereitung von Material und Leistungen

Wenn Sie das Modul und Ihre Projekte in der Web-Administration gut vorbereiten, sind es beim Kunden nur noch wenige Klicks bis zum abgeschlossenen Rapport. Dazu gehört es auch, Ihren neuen Material- und Leistungskatalog anzulegen und zu pflegen.
In der Web-Administration finden Sie im Reiter Module neben den Rapporten auch eine neue Kachel für Leistungen & Material. Dort können Sie unter Konfiguration eine individuelle Ordnerstruktur anlegen und entscheiden, ob Ihre Mitarbeitenden Sie in der Pflege des Moduls unterstützen sollen.

Pflege des Material & Leistungskatalog

Weiter geht es mit dem Hinterlegen der Einträge. Für einen neuen Posten füllen Sie einfach die vorliegende Maske aus: benennen Sie ihn, wählen Sie einen Typ – Material, Fahrtkosten, Leitungen oder Auslagen -, hinterlegen Sie einen Kommentar und die entsprechenden Abrechnungsdaten. Außerdem ordnen Sie hier den Posten einem ihrer zuvor in der Konfiguration angelegten Ordnern zu.

Wenn Sie die Maske ausgefüllt haben, speichern Sie die Daten und rufen über den Button Neuer Eintrag eine neue, leere Maske auf, um Ihrem Katalog weitere Posten hinzuzufügen. All diese Positionen können Sie anschließend auf Ihre Rapporte buchen.
Ist Ihr Katalog vollständig, können Sie mit dem Erfassen des ersten Rapports starten!

3. Schritt: Das Erfassen eines Rapports

Sobald Sie das Modul einmal vorbereitet haben, geht alles mobil über die App. Dazu öffnen Sie das Rapportmodul in der App und klicken rechts unten auf den Plus-Button.
Zuerst können Sie einen Auftrag/Kunden/Projekt aus Ihrem Projektmanagement auswählen, für den der Rapport erstellt werden soll. Wenn Sie das Projektmodul nicht pflegen, können Sie die Kundendaten auch händisch eingeben. In einem Freitextfeld hinterlegen Sie dann eine individuelle Auftragsbeschreibung.

Anschließend wählen Sie alle abzurechnenden Daten aus, angefangen bei den für dieses Projekt erfassten Arbeitszeiten. Hier können alle Zeiten aller Mitarbeitenden auf den Rapport gebucht werden, die für das ausgewählte Projekt erfasst wurden. Auch noch nicht erfasste Zeiten können Sie an dieser Stelle händisch eintragen.
Nun kommen Ihre Leistungen und Material ins Spiel. Aus dem zuvor erstellten Katalog wählen Sie alle abzurechnenden Positionen aus und buchen Sie hinzu. Ein weiteres Freitextfeld erlaubt es Ihnen, abschließend noch einen Kommentar hinzuzufügen. Mit der Unterschrift des Kunden und ggf. mit der des Mitarbeitenden (je nach Konfiguration) wird der Rapport abgeschlossen und abgeschickt.

Hinterlegen Sie Kundendaten für Ihre Rapporte!
Material können Sie von nun an via Rapportmodul erfassen
Fahrtkostenerfassung für die Rapporte in der appdialog Mitarbeiter App
Kommentare ergänzen Ihre Rapporte

4. Schritt: Die Auswertung

Die erfassten Rapporte finden Sie schließlich in der Web-Administration. Im Reiter Projekte/Aufträge/Kunden & Co. haben Sie für jeden Eintrag ganz unten eine Übersicht über die erfassten Rapporte zur Verfügung. Dort können Sie diese auch als PDF herunterladen.
Alternativ können Sie auch alle Rapporte über den Reiter Module unter Rapporte und Einträge einsehen und herunterladen. An dieser Stelle können Sie auch einen Bearbeitungsstatus setzen: Hinterlegen Sie, ob ein erfasster Rapport noch offen, bereits abgerechnet oder final abgeschlossen ist.

Jetzt Buchen und ab dem 15. Mai unbegrenzte Rapporte erstellen!

Das Rapportmodul ist bis zum 14.05.2022 uneingeschränkt für Sie im Einsatz – ab dem 15. Mai benötigen Sie zur unbegrenzten Nutzung die zubuchbare Erweiterung Rapporte Plus. *
Die jährlichen Kosten für die Nutzung dieser Erweiterung belaufen sich auf 40% der Kosten Ihrer comfort Edition plus einer einmalige Einrichtungsgebühr von 29€. Alle Preise zzgl. MwSt.

Der frühe Vogel fängt den Wurm – und spart Geld!
Buchen Sie die Erweiterung bereits jetzt per Mail (mit Laufzeit bis zum 15.05.2023) – und sparen Sie sich so die Einrichtungskosten!

So geht es weiter

Mit dem Rapportmodul ist ein wichtiger, weiterer Schritt für die Integration der einzelnen Module getan. Wir denken aber schon weiter.
Zum Beispiel planen wir eine Erweiterung der Rechnungserstellung, sodass diese zukünftig auch aus den erfassten Rapporten erzeugt werden können und dann natürlich auch Material und andere Leistungen aufnehmen könnte.
Außerdem möchten wir langfristig das Materialmodul ausbauen, sodass Sie es auch zu zum Inventurmanagement nutzen können. Es soll perspektivisch möglich sein, ankommendes Material ein- und verbrauchtes auszubuchen.

Sie haben noch mehr Ideen, wie sich das neue Modul weiterentwickeln könnte? Dann freuen wir uns auf Ihren Input als Mail an support@appdialog.de.

Viel Erfolg mit dem neuen Rapportmodul wünscht

Ihr appdialog-Team

 

 

 

* Ab dem 15.05.2022 ist in der comfort Edition ein Kontingent von 100 Rapport-Erfassung im Jahr und in der free Edition ein einmaliges Kontingent von 20 Rapport-Erfassungen enthalten.