Es gibt vieles, das unterhaltsamer ist als Buchhaltung, oder? Haben wir uns auch gedacht.
Deshalb greift Ihnen ab heute die Mitarbeiter App an diesem Punkt unter die Arme: Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter rechnen Sie von nun an mit einem Klick ab.
Hier erfahren Sie, wie Sie die neue Rechnungserstellungsfunktion der App nutzen und welche Visionen wir für die Zukunft an dieser Stelle noch haben. 

So klappt’s –
Rechnungserstellung mit einem Klick

Schritt 1: Konfiguration für Standardrechnungen

Jede Rechnung besteht aus bestimmten Komponenten wie etwa Stundensatz, Mehrwertsteuer oder Rechnungsnummer. Diese wichtigen Informationen müssen Sie im ersten Schritt einmalig hinterlegen.
Klicken Sie dazu im Reiter Grundeinstellungen auf die Kachel Rechnungserstellung und wählen Sie hier Konfiguration aus.

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Hier hinterlegen Sie die Standardwerte für Ihre Rechnungen: den abzurechnenden Stundensatz, die erste Rechnungsnummer, eine Vorlage für die Dateinamen, den Zeitraum, innerhalb dessen die Rechnung beglichen werden soll sowie den Mehrwertsteuersatz.

Schritt 2: Projekte vorbereiten

Allgemeine Konfiguration der Rechnungserstellung

Damit Sie in Ihrer Rechnungserstellung individuell auf Kunden eingehen können, sollten Sie auch die einzelnen Projekte vorbereiten. Zukünftig können Sie diese Informationen dann auch direkt beim Anlegen neuer Projekte hinterlegen.
Klicken Sie dazu in der Web-Administration auf den Reiter Projekte/Aufträge/Kunden & Co. und öffnen Sie dort im entsprechenden Auftrag den Bereich Rechnungsinformationen.

Nun hinterlegen Sie alle für die Rechnung relevanten Informationen: die Kundennummer, die Rechnungsadresse und ggf. einen Rechnungskommentar. Wenn Sie das Projekt zu speziellen Konditionen abrechnen möchten, können Sie Ihre Standardwerte für Mehrwertsteuersatz und Stundensatz an dieser Stelle auch projektspezifisch überschreiben.

Projektspezifische Konfiguration für Rechnungserstellung

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Vorlagen für Formatierung Ihrer Rechnungen*

Damit Ihre Rechnungen am Ende auch so aussehen, wie Sie sich das vorstellen, gibt es eine elegante Lösung, diese zu formatieren: Durch das Hochladen eines Musterdokuments, können Sie mit vorgegebenen Platzhaltern und festen Informationselementen ein individuelles Format bestimmen, in dem Ihre Rechnungen dann erstellt werden.

Im Reiter Module, der Kachel Rechnungserstellung und dort im Bereich der Einträge finden Sie einen Button für die Einstellungen für diesen Rechnungstyp. Dort können Sie sich ein solches Musterdokument herunterladen, das Sie dann mit Hilfe der vorgegebenen Platzhaltern anpassen können.
Beachten Sie, dass Sie Rechnungen sowohl mit Tagespositionen als auch mit Einzelpositionen erstellen können. Für jede Variante können Sie eine eigene Vorlage hochladen.
Daher zuerst die Rechnungsvariante auswählen, dann die Einstellungen öffnen und die Vorlage hochladen!

Gestalten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen: alle Informationen, die Sie fest einbinden möchten, geben Sie genau so auch direkt in der Vorlage an – zum Beispiel die eigenen KontaktdatenKontoverbindungen und feste Kommentare am Ende der Rechnung.
Informationen, die je nach Kunden variieren und die Sie bereits in der Web-Administration hinterlegt haben, fügen Sie als Platzhalter ein. Eine Liste, welche Elemente Sie via Platzhalter einfügen können, finden Sie ebenfalls unter Einstellungen.
Unsere Mustervorlage zeigt Ihnen schon, wie einfach das geht!

Mit diesen Platzhaltern gestalten Sie Ihre Rechnungsvorlage:

  • #POSITIONEN# – hier wird die Tabelle mit den Rechnungspositionen eingefügt
  • #ZEITRAUM_VON# – dieser Platzhalter wird mit dem Beginndatum des Leistungszeitraums gefüllt
  • #ZEITRAUM_BIS# – dieser Platzhalter wird mit dem Enddatum des Leistungszeitraums gefüllt
  • #DATUM# – das heutige Datum/Rechnungsdatum
  • #KUNDENNR# – die beim Kunden/Auftrag/Projekt hinterlegte Kundenummer
  • #ADRESSE# – die beim Kunden/Auftrag/Projekt hinterlegte Rechnungsadresse
  • #KOMMENTAR# – der beim Kunden/Auftrag/Projekt hinterlegte Rechnungskommentar
Schritt 3: Rechnungen herunterladen

Alles, was Sie bis hier hin gemacht haben, ist einmalige Vorbereitung: Denn von nun an brauchen Sie nur noch einen Klick, um Ihre Rechnungen zu erstellen.
Im Reiter Module und der Kachel Rechnungserstellung können Sie sich nun ganz einfach Ihre Rechnungen herunterladen. Wählen Sie aus, welche Variante der Positionen auf Ihrer Rechnung aufgeführt werden sollen und filtern Sie die Projekte heraus, die noch nicht für die Rechnungserstellung vorbereitet wurden. Ganz rechts in der Liste können Sie sich Ihre Abrechnung als Word-Datei nun herunterladen.

Rechnungserstellung mit der appdialog Mitarbeiter App

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Schritt 3: Rechnungen herunterladen

Alles, was Sie bis hier hin gemacht haben, ist einmalige Vorbereitung: Denn von nun an brauchen Sie nur noch einen Klick, um Ihre Rechnungen zu erstellen.
Im Reiter Module und der Kachel Rechnungserstellung können Sie sich nun ganz einfach Ihre Rechnungen herunterladen. Wählen Sie aus, welche Variante der Positionen auf Ihrer Rechnung aufgeführt werden sollen und filtern Sie die Projekte heraus, die noch nicht für die Rechnungserstellung vorbereitet wurden. Ganz rechts in der Liste können Sie sich das Dokument nun als Word-Datei herunterladen.

So könnte es weiter gehen

Mit der neuen Rechnungserstellung haben wir einen wichtigen Grundstein gelegt, auf dem wir aufbauen möchten. Die Abrechnung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter ist dabei nur der Anfang. Zukünftig soll es beispielsweise auch möglich sein, individuelle Positionen für Materialien, Fahrtpauschalen und unterschiedliche Stundensätze abzurechnen.
Sie haben noch mehr Ideen, wie Sie diese Funktion für Ihr Unternehmen einsetzen könnten? Dann schreiben Sie uns eine Mail, in der Sie uns schildern, wie Sie die Mitarbeiter App noch besser unterstützen kann und gestalten Sie so die Weiterentwicklung aktiv mit!

*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.