Organisation ist das A und O eines erfolgreichen Arbeitsalltags – vor allem, wenn es um die Ressourcen eines Unternehmens geht. Welcher Raum ist gerade frei und wo finde ich die Materialien, die gebraucht werden? Fragen, die schnelle Antworten erfordern.
Unser neues Ressourcenmodul leistet Abhilfe und unterstützt Sie in Zukunft bei der digitalen Koordination Ihrer RäumeMaterialien und Geräte. Wir erklären Ihnen, wie Sie das neue Modul erfolgreich in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

Vorbereitung: Erstellen und Pflegen des digitalen Ressourcenkatalogs

Beginnen Sie mit der Ersteinrichtung der neuen Funktion in der Web-Administration: Hierzu finden Sie im Reiter Module die neue Kachel Ressourcen und dort die Konfiguration für das Modul. Dort legen Sie im ersten Schritt die Über- und Unterkategorien als Ordner an, in denen Sie später die relevanten Positionen verwalten möchten – also zum Beispiel RäumeWerkzeuge oder Materialien. Außerdem aktivieren Sie hier auch, ob Ihre Fahrzeuge in die Ressourcenplanung mit einbezogen werden sollen oder nicht.

Sind diese Bereiche einmal definiert, können Sie mit dem Einpflegen der zu verwaltenden Ressourcen beginnen. Für jede Art von Ressource finden Sie eine eigene Kachel für neue Einträge. In der App werden dann alle Positionen gemeinsam im Ressourcenmodul abgebildet.

Tipp

Die Ordner bringen Struktur in Ihre Ressourcen. Sie können diese aber nicht nur inhaltlich strukturieren, sondern z.B. auch nach Standort. Wer ohnehin nur wenige Posten als Ressourcen verwalten will, kann auch ganz ohne Ordner arbeiten.

Geräte

Maschinen, Laptops, Zubehör – solche Dinge legen Sie über die erste Kachel an. Die hier gepflegten Ressourcen können, wenn Sie das möchten, von Ihnen verplant und von Mitarbeitern über die App ausgeliehen werden. An dieser Stelle sehen Sie auch die Verleihhistorie des Geräts ein. Außerdem können Sie für jeden Posten die Wartungen hier koordinieren und wichtige Dokumente wie Garantiebriefe hinterlegen.

Räume

Auch Ihre Raumkapazitäten koordinieren Sie mit dem neuen Ressourcenmodul. Hinterlegen Sie wichtige Informationen zur Ausstattung und aktivieren Sie die zugehörige Planung.

Verbrauchsmaterial

Mit dem Verbrauchsmaterial können Sie aktiv Ihre Bestände pflegen und sich informieren lassen, wenn ein bestimmter Grenzwert unterschritten wird, um rechtzeitig Nachschub zu bestellen. Damit behalten Sie die Übersicht über Ihr Inventar und können zeitnah reagieren, wenn ein Bestand zur Neige geht.

Fahrzeuge

(Wenn in der Konfiguration aktiviert.)
Hier verbirgt sich Altbekanntes – nämlich Ihre Fahrzeugverwaltung. Neu ist hier nur die Ordnerzuordnung. Standardmäßig sammelt die App all Ihre Fahrzeuge in einem Ordner. Wer aber eine eigene Ordnerstruktur in der Konfiguration anlegt, kann seine Fahrzeuge auch individuell strukturieren.

Tipp

Für Ihre Ressourcen stehen Ihnen QR-Codes als Abkürzung von der analogen in die digitale Welt zur Verfügung. Erzeugen können Sie diese für jeden einzelnen Posten in der Erfassung der Ressourcen in der Web-Adminstration. Einmal ausgedruckt und am Gerät, Raum oder im Vorratsschrank angebracht, können damit Materialen ausgebucht, Geräte verliehen und Raumplanungen mir nichts, dir nichts eingesehen werden!

Tipp

Sie haben bereits Material über Ihr Modul Leistungen & Material erfasst? Kein Problem, die neue Material-Kachel, die Sie über die Grundeinstellungen auf Ihrer Startseite platzieren können, integriert Ihre Verbrauchsmaterialien im Leistungs- und Materialkatalog, sodass Sie in der App auf alle Materialposten in einer Kachel zugreifen können. Auch im Modul Leistungen & Material können Sie nun Bestände pflegen! So vermeiden Sie doppelten Aufwand.

Achtung: Wer Material auf Projekte und Rapporte buchen möchte, muss dieses weiterhin über das Modul Leistungen & Material pflegen!

Einsatzbereit: Ausleihe, Planung und Wartung von Ressourcen und Material

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das neue Ressourcenmodul sowie ggf. die Materialverwaltung über den Reiter Grundeinstellungen in der Web-Administration in Ihrer App platziert haben!

Ressourcenmodul im Einsatz

Über die Kachel Ressourcen können Sie nun mit Ihrem neuen Katalog arbeiten. Hierüber sehen Sie alle hinterlegten Informationen ein, leihen Geräte und Maschinen aus, buchen Material aus und sehen entsprechende Planungseinträge ein.

Das neue Ressourcenmodul in der appialog Mitarbeiter App

Materialverwaltung im Einsatz

Diese Kachel integiert Ihre Verbrauchsmaterialien aus den Ressourcen in den Katalog des Moduls Leistungen und Material. Sie buchen verwendetes Material aus und pflegen so Ihre Bestände digital. Material, das auf Projekte/Kunden/Aufträge gebucht wird, wird so abrechnungsrelevant und kann bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden. Außerdem lässt sich ihr Katalog an dieser Stelle auch über die App einsehen und durchsuchen.

Materialmanagement in der appdialog Mitarbeiter App

Planung von Fahrzeugen und Ressourcen

Koordiniert werden die Einsätze von Fahrzeugen aktuell noch in der Web-Adminsitration im Reiter Planung. In dieser finden Sie zwei neue Kacheln – eine für die Fahrzeug- und eine für die Ressourcenplanung. Analog zur Planung nach Mitarbeitern weisen Sie Fahrzeuge und Ressourcen den entsprechenden Projekten zu, hinterlegen einen Kommentar und definieren ggf. einen Anfang und ein Ende des Eintrags. Diese Planung kann dann von Ihren Mitarbeitenden in der App eingesehen werden.

Fahrzeug und Ressourcenplanung in der appdialog Mitarbeiter App

Hinweis

Das Ressourcenmodul befindet sich aktuell bis zum 1. Dezember 2022 in der Beta-Phase und kann eventuell hier und da Ecken und Kanten enthalten – probieren Sie es einfach aus und teilen Ihre Erfahrungen mit uns!
Bitte beachten Sie, dass es zur unlimitierten Nutzung nach dem 1. Dezember 2022 des Ressourcenmoduls ggf. der zubuchbaren Erweiterung Rapporte Plus oder der pro Edition bedarf. Ab Dezember ist in der comfort Edition die Erfassung und Verwaltung von bis zu zehn Ressourcen mit inbegriffen.

Irgendwas klappt nicht so, wie es soll, oder Sie vermissen eine Funktion? Dann schreiben Sie uns doch einfach eine Mail oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular!

Herzliche Grüße,

Ihr appdialog-Team