Der Jahreswechsel bringt nicht nur erholsame Feiertage, sondern für viele Unternehmen und ihre Lohnbüros auch einiges an Arbeit.
Damit Sie dieses Jahr die besinnliche Zeit entspannt genießen können, haben wir pünktlich zum Beginn der Adventszeit ein paar wichtige Anpassungen vorgenommen, die Ihnen den Start ins neue Jahr erleichtern werden. Alle Infos zu den Neuerungen gibt’s wie immer in unserem Newsletter oder – mit anschaulichen Screenshots – hier auf unserer Website.
Betriebliche Feiertage *
In vielen Betrieben sind nicht nur die Weihnachtsfeiertage frei. Oft gestehen Unternehmer ihren Mitarbeitern zum Beispiel auch Heilig Abend als einen halben, betrieblichen Feiertag zu. Solche Fälle lassen sich mit der neuen Funktionalität – den betrieblichen Feiertagen – abdecken.
Diese Konfiguration finden Sie in der Web-Administration im Reiter „Module“ und dort unter „Zeiterfassung“ und „Betriebskalender„. Unter der bereits bekannten Konfiguration der nationalen Feiertage, können Sie hier nun auch ganz individuell betriebliche definieren.
Tippen Sie dazu zuerst auf den Plus-Button links um den Kalender zu öffnen. Wenn Sie hier nun den entsprechenden Tag anklicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Tag benennen und entscheiden können, ob es sich um einen ganzen oder um einen halben Feiertag handeln soll. Klicken Sie anschließend auf „Setzen“ und dann auf „Daten speichern“.
Sie setzen die Feiertage immer spezifisch für ein Jahr. Rechts oben können Sie deshalb zwischen den Jahren wechseln. So können Sie für jedes Jahr die Feiertage vordefinieren.
Verrechnung von Feier-, Urlaubs- und Krankheitstagen anpassen *
Eine der wichtigsten Erweiterungen in diesem Zug ist die Erweiterung der Lohnmodi. In der Web-Administration können Sie nun für jeden Mitarbeiter individuell entscheiden, in welchem Arbeitsverhältnis er beschäftigt ist und den Lohnmodus dementsprechend anpassen. Damit die ganze Konfiguration übersichtlich bleibt, haben wir aus der Kachel „Urlaubsanspruch & Sollstunden“ zwei gemacht.
Um diese Anpassung vorzunehmen, klicken Sie nun also im Reiter „Mitarbeiter“ auf die Kachel „Sollstunden„. Hier passen Sie dann ganz unten die „Abrechnungs-/Vergütungsart“ an.
1. Gehalt mit Sollstundenkonto
Diese Option ersetzt den bisherigen Standard. Urlaubs-, Feier- und Krankheitstage werden weiterhin von den Sollstunden abgezogen. Dieser Modus ist für Mitarbeiter geeignet, die ein festes Monatsgehalt beziehen und dafür eine vordefinierte Anzahl an Stunden pro Woche/Monat haben.
2. Stundenlohn
Diese bereits vielfach angefragte Erweiterung ergänzt den bisherigen Standard. Arbeitsstunden, die bspw. wegen eines Feiertages nicht geleistet aber trotzdem ausgezahlt werden müssen, werden den Ist-Stunden gut geschrieben. Dieser Modus ist für Mitarbeiter geeignet, die einen festen Stundenlohn beziehen und deren Gehalt sich dementsprechend nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden richtet.
3. Taglohnmodus
Diese Option deckt alle nicht festen Arbeitsverhältnisse ab. Hier werden Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage zwar auf den Auswertungen ausgewiesen. Die wirken sich aber weder auf die Soll- noch auf die Ist-Stunden aus. Dieser Modus ist für alle Aushilfskräfte und für Minijobber geeignet, die keinen Anspruch auf Urlaub haben.
Änderung des Beschäftigungsverhältnisses
Der eine stockt sein Pensum auf, der andere fährt es herunter: gerade zum Jahreswechsel finden oftmals Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis statt.
Wer bspw. von einer Halbtagsstelle auf 100% umsteigt, musste sich bisher an unseren Support wenden. Ab jetzt können alle Administratoren diese Änderung für ihre Mitarbeiter selbst vornehmen.
Diese Konfiguration finden Sie ebenfalls im Reiter „Mitarbeiter“ und der Kachel „Sollstunden„. Ganz unten gibt es ganz neu nun den Bereich „Änderung im Beschäftigungsverhältnis„.
Mit einem Klick auf den großen Plus-Button rechts können Sie nun „Daten für einen neuen Zeitraum“ hinterlegen.
Wählen Sie zuerst das Datum aus, zu dem Sie das Arbeitsverhältnis umstellen möchten. Hier können Sie den 1. oder den 15. eines Monats angeben.
Anschließend können Sie die Eckdaten für das neue Arbeitsverhältnis ab dem gewählten Stichtag neu hinterlegen. Ganz oben können Sie jederzeit nochmal einen Blick auf bisherige Zeiträume werfen und auch hier, falls nötig, noch Änderungen vornehmen. Beachten Sie aber hierbei, dass sich die Änderungen dann auf bereits getätigte Abrechnungen auswirken können.
Link für neue Mitarbeiter – der Selbstregistrierungsprozess
Mit dem neuen Jahr kommen bei Ihnen ja vielleicht auch personelle Veränderungen. Wer von jetzt an seine App für neue Mitarbeiter einrichten und freigeben möchte, kann dies ganz einfach über den Selbstregistrierungslink machen.
Das ist ein Link, den Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen können und über den diese sich dann ganz einfach selbst einen Account erstellen können.
Diesen Link erzeugen Sie als Admin in der Web-Administration im Reiter „Grundeinstellungen“ und dem Bereich „Link für Mitarbeiter„. Hier können Sie den Link auch jederzeit wieder deaktivieren.
Zwar hinterlegen Ihre Mitarbeiter die wichtigsten Daten wie Sollstunden und Urlaubstage selbstständig, wir empfehlen aber diese Daten in der Web-Administration nochmals zu prüfen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Auswertungen am Ende auch korrekt sind.
*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.