Wachsen wir gemeinsam: Die aktuelle Lage ist nicht nur außergewöhnlich, sie stellt auch die Arbeitswelt vor komplett neue Herausforderungen. In Zeiten von Home Office und Social Distancing bringt die appdialog Mitarbeiter App Sie und Ihre Kollegen via Video-Meetings auf eine andere Art zusammen.
Die neue Videochatfunktion überwindet aber auch danach Distanzen. Ob Mängel auf der Baustelle, Nachfragen beim Chef während eines Kundentermins oder für allgemeine, wöchentliche Meetings – dies ist der erste Schritt hin zu einer voll digitalen, internen Kommunikation!
Wo finde ich die neue Funktion?
Die Videochatfunktion ist für alle Nutzer der appdialog Mitarbeiter App im Menü links oben als eigener Punkt zu finden. Zusätzlich haben Admins über den Admin-Bereich eine eigene Kachel, um die Funktion abzurufen.
Kunden der comfort Edition können stattdessen das Modul auch als neue Kachel auf der Startseite platzieren.* Das machen Sie wie gewohnt über die Web-Administration im Reiter Grundeinstellungen und hier im Bereich Auswahl & Anordnung der Module.
Umfangreiche Hilfestellung bietet hier auch unser Screencast auf YouTube.
Wie funktioniert der Videochat?
Um ein Video-Meeting zu starten, gibt es zwei Optionen: Entweder Sie öffnen spontan ein Sofort-Meeting oder Sie planen einen Termin und legen hierfür ein Zeitfenster fest.
Grundsätzlich können Video-Meetings sowohl über das Smartphone als auch über die Desktop-App genutzt werden.
Wer überhaupt eine Videokonferenz beginnen darf, können Administratoren in der Web-Administration im Reiter Module und der Kachel Video-Meetings konfigurieren.
Sofort-Meeting starten
Wer ohne vorherige Planung spontan ein Meeting starten möchte, kann einfach ein Sofort-Meeting beginnen.
Der Chatraum, der sich so öffnet, ist maximal eine Stunde verfügbar. Während des Erstellens des Sofort-Meetings kann man entscheiden, ob entweder alle Mitarbeiter oder auch nur ausgewählte Kollegen auf den Chatraum zugreifen können sollen.
Video-Meeting planen
Alternativ können Sie auch ein Meeting planen. Dies machen Sie über den Plus-Button rechts unten im Modul. Damit öffnet sich eine Maske, in der Sie alle wichtigen Details festhalten können.
Angefangen beim Datum, der Start- und Endzeit des Video-Meetings sowie der Auswahl der teilnehmende Mitarbeiter, bis hin zur Eingabe von Titel/Thema des Meetings und ggf. einem Kommentar legen Sie hier alle wichtigen Informationen fest.
Das Meeting wird dann als Termin im Kalender und auch in der Arbeitsplanung eingetragen.
Alle eingeladenen Mitarbeiter können dem Termin dann zu- oder absagen. Wer seine Teilnahme abgesagt hat, dem wird das Meeting im Arbeitsplan auch nicht mehr angezeigt. Wer seine Rückmeldung bearbeiten möchte, kann dies auch im Nachhinein noch in dem neuen Modul selbst machen.
Zum eingeplanten Termin öffnet sich dort nun der Chatraum für alle teilnehmenden Mitarbeiter. Hier treten Teilnehmer dann ganz bequem dem Meeting bei.
Video-Meeting planen
Eintrag in den Terminen
Eintrag in der Arbeitsplanung
Was sollte man beachten?
Wir empfehlen Ihnen aus Stabilitätsgründen Video-Meetings auf etwa 10 Mitarbeiter zu beschränken. Erfahrungsgemäß sind Video-Meetings mit mehr Teilnehmern zudem für den direkten Austausch eher ungeeignet.
Wer grundsätzlich gerne größere Veranstaltungen per Video organisieren möchte, kann sich gerne bei unserem Support-Team über die Möglichkeiten zur Einrichtung stabiler Videoverbindungen informieren. Schreiben Sie uns dazu einfach eine Mail an support@appdialog.de.
Beachten Sie zudem, dass Nutzer, die die appdialog Mitarbeiter App über ein Android-Smartphone nutzen, eine zusätzliche App benötigen (siehe Abschnitt appdialog Connect).
Außerdem sollten Sie beim Planen der Videomeetings darauf achten, immer einen Puffer zwischen den Meetings zu haben. Denn der Raum kann erst 15 Minuten nach dem Meeting wieder betreten werden.
Das können die appdialog Video-Meetings
Die appdialog Video-Meetings übertragen sowohl Ton als auch Bild von Front- und Rückkamera. Es gibt eine Funktion, um die Hand zu heben und einen Chat, in dem Sie auch Links teilen können.
Sowohl Mikrofon als auch Kamera können jederzeit deaktiviert werden. Zudem gibt es eine Sonderfunktion, für instabile W-Lan-Netze, sodass die Übertragung mit minimalem Datenvolumen stattfinden und so eine stabile Verbindung sichergestellt wird.
Konditionen
User der free Edition können in einem unbestimmten Zeitraum fünf Videokonferenzen aufsetzen – entweder als Sofort-Meeting oder als geplantes. User der comfort Edition haben pro Monat drei freie Meetings in Ihrem gebuchten Paket inklusive.
Alle, die eine unbegrenzte Zahl von Video-Meetings nutzen wollen, können die zubuchbare Erweiterung„unbegrenzte Video-Meetings“ nutzen – damit steht Ihnen die neue Funktion uneingeschränkt zur Verfügung.**
Zur Sicherheit
Im Zuge der Corona-Pandemie wurde das Abhalten von Video-Meetings im Arbeitsalltag immer zentraler. Doch große Anbieter haben teilweise Sicherheitslücken oder gehen intransparent und unverantwortungsvoll mit Ihren Daten um.
Wir bieten Ihnen eine Alternative zu den Angeboten internationaler Tech-Riesen mit höchster Sicherheitsgarantie für Ihr Unternehmen. Ihre Daten liegen auf gut geschützten, deutschen Servern und werden in keinem Fall an Dritte weitergegeben.
Als deutsches Unternehmen unterliegen wir auch hier selbstverständlich den strengen Auflagen der DSGVO. Weitere Informationen finden Sie auch in unserer Datenschutzerklärung.
appdialog Connect
Damit Sie die neue Funktion nutzen können, benötigen Android-Nutzer die zusätzliche appdialog Connect App. Die finden Sie ganz einfach im Google Play Store zum Herunterladen.
Alle, die die appdialog Mitarbeiter App über ein Apple-Smartphone oder den Desktop nutzen, können ohne weitere Vorbereitung direkt starten.
*Diese Funktionalität ist der comfort Edition der appdialog Mitarbeiter App vorbehalten.
**Für diese Funktion fallen 50% des Paketpreises an (zzgl. MwSt.).