Einige von Ihnen haben es bestimmt schon entdeckt: das neue Reisekostenmodul! Von nun an begleitet Sie die Mitarbeiter App nicht mehr nur im Arbeitsalltag, sondern auch unterwegs auf Geschäftsreisen im In- und Ausland.

Was das neue Modul alles kann und wie Sie es konfigurieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Für Lesefaule gibt es das ganze auch noch als Screencast!

Screencast zum Reisekostenmodul

1. Konfiguration – Wie soll Ihr Reisekostenmodul funktionieren?

Konfiguriert wird das Modul wie gewohnt in der Web-Administration. Im Reiter “Module” finden Sie nun die neue Kachel “Reisekosten” und dort die Kachel “Konfiguration“.

Grundsätzlich wird Ihren Mitarbeitern der gesetzlich vorgegebene Pauschalbetrag für die Verpflegung von 12€ pro Tag automatisch angerechnet, für ganze Tage – also alle zwischen einem An- und einem Abreisetag – sogar 24€.
Entscheiden Sie hier, ob diese Pauschale berücksichtigt werden soll. Wenn ja, können Ihre Mitarbeiter in der App angeben, welche Mahlzeiten gestellt wurden, was dann automatisch mit der Pauschale verrechnet wird. 

Zudem können die erfassten Reisekosten freiwillig oder obligatorisch einem Projekt zugeordnet werden. Die auf ein Projekt gebuchten Reisekosten können Sie mit dem Projektfilter in der Kachel “Einträge” des Reisemoduls in der Web-Administration oder auch im Reiter „Projekte/Kunden/Aufträge“ einsehen. 

Wie immer können Sie Ihren Mitarbeitern auch erlauben, zusätzliche Kommentare in Form von Freitextfeldern zu erfassen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter wahlweise Anhänge erfassen. So können Sie beispielsweise Rechnungen für Verpflegung, Unterkunft oder Transport einfach abfotografieren oder als Dokumente in der App hochladen. 

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen hier eine Emailadresse für Benachrichtigungen über neue Einträge zu hinterlegen. Wenn ein Mitarbeiter dann einen Antrag auf die Erstattung seiner Reisekosten einreicht, wird automatisch eine Email an die hier hinterlegte Adresse gesendet. 

2. Das Reisekostenmodul in der Mitarbeiter App – Wie funktioniert’s?

Oberfläche des Reisemoduls

Bevor Ihre Mitarbeiter das Modul nutzen können, müssen es Kunden der comfort Edition noch platzieren. Öffnen Sie dazu in der Web-Administration den Reiter “Grundeinstellungen”. Hier können Sie die Anordnung der Module bestimmen und auch das neue platzieren.

In einem anderen Teil unserer Screencast-Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie Module platzieren.

Sobald Sie das alles gemacht haben, ist das Modul bereit zum Einsatz. 
Ihre Mitarbeiter können über den kleinen Plusbutton im Modul in der App nun neue Einträge anlegen. Angegeben werden müssen nun das Datum, ob es ein ganzer Tag oder ein An- oder Abreisetag war, Beginn und Ende des Tages, wohin es ging und warum die Reise gemacht wurde, gegebenenfalls welche Mahlzeiten gestellt wurden und der entsprechende Mehraufwand. 

Anhänge an einen Reisekostenantrag anfügen

Nachdem dieser erste Eintrag gemacht wurde, können Ihre Mitarbeiter mit einem Tippen auf die kleine Büroklammer am rechten unteren Rand des Eintrages Anhänge erfassen. Hier hinterlegen sie Bilder oder Dokumente, kommentieren diese und geben den gewünschten Betrag der Erstattung ein. 

Zudem können auch Fahrtkosten dem Reisekostenantrag zugeordnet werden. Dazu müssen die zuerst wie gewohnt ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Anschließend tippen Sie im Reisekostenmodul auf das kleine Tacho-Icon neben der Büroklammer und ordnen alle Fahrten, die im Rahmen der Geschäftsreise gemacht wurden, dem Eintrag im Reisekostenmodul zu. 
Sobald alle Kosten erfasst wurden, können Ihre Mitarbeiter den Antrag einreichen. 

3. Eingereichte Anträge bearbeiten und auswerten

Wenn ein Antrag eingereicht wurde, liegt er in der Web-Administration für Sie zur Bearbeitung vor. Alle eingereichten Anträge finden Sie im Reiter “Module”, in der Kachel “Reisekosten” und “Einträge“. 

Mit einem Klick auf “Bearbeiten” öffnen Sie den Antrag.
Nun können Sie alle Anhänge herunterladen, den zu erstattenden Betrag anpassen (falls nicht der volle Betrag zurückerstattet wird) und Kommentare hinterlegen. 
Wenn etwas fehlt, ändern Sie den Status auf “Zur Wiedervorlage“, dann kann Ihr Mitarbeiter den Antrag nochmals verändern oder fehlende Anhänge beifügen. 

Wenn alles passt, loggen Sie “Geprüft” ein. Dann weiß Ihr Mitarbeiter, dass der Antrag genehmigt wurde und kann in der App einsehen, wie viel ihm erstattet wird.  Sobald das Geld auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen wurde, kennzeichnen Sie den Antrag als “Erstattet“, wodurch er als abgeschlossen gilt. 

Ansicht der Bearbeitung in der Web-Administration

Reisekostenanträge können Sie an dieser Stelle auch auswerten. In der Zeile oben über der Auflistung der Anträge filtern Sie nach Mitarbeitern, dem Zeitraum (dem Status) und dem Projekt. Mit einem Klick auf das Excel-Symbol laden Sie anschließend eine Auflistung aller Einträge, die Ihren Filtern entsprechen, herunter. 

Beachten Sie, dass sich die Filter für die Auswertungen auch darauf auswirken, welche Anträge in der Liste angezeigt werden. Standardmäßig ist der Zeitraum zudem auf den Ersten des Vormonats gesetzt, das heißt alle Anträge, die davor eingereicht wurden, werden erstmal nicht angezeigt.