Fragen und Antworten zur Mitarbeiter App

Ihre Frage. Unsere Antworten.

Alles Wissenswerte finden Sie hier aufgegliedert in Infos zum Webzugang, zur App, zu unseren Editionen, zum Technischen & Datenschutz und zu rechtlichen Fragen.

Meine Frage bezieht sich auf

Die Web-Administration

I. Allgemeine Informationen

I. Allgemeine Informationen

Wo finde ich die Web-Administration und wie melde ich mich an?

Die Web-Administration wird über den Browser aufgerufen. Den Link bekommen Sie von uns zu Beginn per Mail zugesendet; alternativ können Sie sie jederzeit über unsere Website und dem „Login-Button“ oben Rechts aufrufen. Da die Web-Administration ein wichtiger Ort ist, an dem Sie Ihre App pflegen, empfehlen wir Ihnen, die Seite als Lesezeichen in Ihrem Browser zu speichern. 
Einloggen können Sie sich dann mit den Zugangsdaten der App, die Sie ebenfalls initial von uns per Mail zugesendet bekommen. 

Wer hat Zugriff auf die Web-Administration?

Uneingeschränkten Zugriff auf die Web-Administration haben erstmal nur Administratoren. Je nachdem welche Rechte Sie Mitarbeitern mit mehr Verantwortung zugestehen, haben diese dann ebenfalls auf eine eingeschränkte, ihren Rechten entsprechenden Zugriff auf die Web-Administration. Wenn ein Teamleiter z.B. die Arbeitszeiten seiner Gruppe prüfen soll, sieht er nur den Reiter Mitarbeiter und die hierfür relevanten Kacheln. 

Was ist die Web-Administration genau?

Die Web-Administration (oder der Webzugang) ist der Ort, an dem Sie Ihre App individuell konfigurieren. Hier können Sie entscheiden, welche Möglichkeiten Sie für Ihre Module benötigen, wie die Oberfläche der App aussehen soll und welche Inhalte Sie bereitstellen möchten.

Was kann ich machen, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie sich in der Webadministration ein neues Passwort erstellen. Klicken Sie dazu einfach auf „Passwort vergessen?“

Was kann ich machen, wenn mein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat?

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat, können Sie ihm über den Webzugang ein neues erstellen. Wenn Sie sich eingeloggt haben, klicken Sie auf den Reiter „Mitarbeiter“ und dort in der Rechten Tabelle auf den entsprechenden Account. Anschließend klicken Sie in diesem Untermenü auf „Benutzer-Account“. Dort können Sie mit dem linken, pinken Button „Passwort neu setzen“ ein neues Passwort erstellen.

Wie kann ich meine Email-Adresse ändern?

Dies ist bisher nicht automatisch möglich. Wenn Sie sich gerne mit einer anderen Adresse anmelden möchten, kontaktieren Sie unseren Support, entweder via In-App-Support oder unter support@appdialog.de.

Wie kann mein Mitarbeiter seine E-Mail-Adresseändern?

Selbst kann Ihr Mitarbeiter seine Emailadresse leider nicht ändern. Dies müssen Sie als Administrator im Web-Administration für ihn tun. Klicken Sie dazu im Reiter „Mitarbeiter“ rechts auf den Namen des Benutzers, dessen Adresse Sie ändern wollen, und dort auf die Kachel „Benutzer-Account“. Hier finden Sie neben dem Textfeld mit der ursprünglichen Emailadresse zwei kleinen, blaue Pfeile. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie die neue Emailadresse eingeben können. Ihr Mitarbeiter wird dann automatisch über die Änderung per Mail (an die alte und die neue Adresse) informiert.

Welche Möglichkeiten bietet die Web-Administration für meine Mitarbeiter?

Grundsätzlich können Sie entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt Zugang zur Web-Administration erhalten sollen, oder ob sie nur die App nutzen. Dies können Sie für jeden Mitarbeiter individuell anpassen. Klicken Sie dazu im Reiter „Mitarbeiter“ auf den entsprechenden Account und im sich anschließend öffnenden Untermenü auf „Benutzer-Account“. Hier können Sie den „Typ“ auswählen, also welche Zugangsformen Ihre Mitarbeiter nutzen können.
Der Webzugang für Ihre Mitarbeiter ist aktuell primär als internes Kommunikationsmittel gedacht und bietet daher eine Chatplattform.

Was muss ich beim Upload von Bildern beachten?

Über die Web-Administration bieten verschiedene Module die Möglichkeit Bilder für die App hochzuladen – zum Beispiel in den News, den Terminen oder auch in den Kontakten. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter die App auf Ihrem Handy installiert haben und Sie daher versuchen sollten Speicherplatz zu sparen. Wenn Sie also Bilder hochladen, empfehlen wir Ihnen, die Dateien vorher online zu komprimieren. Nutzen Sie da zum Beispiel die Seite compressjpeg.com.

II. Konfiguration: Mitarbeiter

Wie lege ich neue Mitarbeiter an? (Web & App)

Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Einmal können Sie direkt nach der Registrierung in der App neue Mitarbeiter anlegen. Folgen Sie einfach dem Workflow, der Sie in die App einführt. Hier gestalten Sie erst Ihre Oberfläche und legen anschließend Ihre Mitarbeiter an. Sie starten diese Einführung mit einem Tippen auf das große gelbe Fenster auf der Startseite.
Wenn Sie nach dieser Einführung über die App weitre Mitarbeiter anlegen möchten, tippen Sie links oben auf die drei Striche neben dem Namen Ihrer App. In dem neuen Menü, dass sich nun öffnet, klicken Sie ganz unten auf Konfiguration und dort auf Mitarbeiter.
Auch über die Web-Administration können Sie neue Mitarbeiter erstellen. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeiter und in der rechten Auflistung ganz oben auf Neuer Mitarbeiter.
In der Web-Administration haben Sie die Möglichkeit, noch mehr Daten Ihrer Mitarbeiter von Anfang an festzuhalten. Sie können diese Daten im Nachhinein selbstverständlich auch für die über die App angelegten Accounts ergänzen und bearbeiten.

Welche Stammdaten sollte ich in der Web-Administration von meinen Mitarbeitern angeben?

Sie haben die Möglichkeit in der App alle wichtigen Informationen über einen Mitarbeiter zu hinterlegen und so eine digitale Personalakte zu führen. Neben der Adresse und Kontaktdaten wie E-Mailadresse und Telefonnummern, können Sie auch ein Bild hochladen. Achten Sie hier auf unsere Hinweise zum Thema „Bilder in der App“.
Wenn ein Eintrittdatum hinterlegt wurde, werden Admins und Teamleiter bei Betriebsjubiläen entsprechend informiert. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie den Account (in der Kachel Benutzer-Account) und setzen ein Austrittsdatum, um den Account ins Archiv zu verschieben.
Alle Stammdaten, die Sie angeben, werden anschließend in der Kontaktdatei des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt. Sie müssen Ihre Mitarbeiter also nicht zusätzlich in der App als Kontakt anlegen.

Wie halte ich die Stammdaten meiner Mitarbeiter immer aktuell?

Grundsätzlich können Admins und Teil-Admins mit entsprechenden Rechten, sowie Personalverantwortliche und Teamleiter mit entsprechenden Rechten die Stammdaten der Nutzer wie in einer digitalen Personalakte über die Web-Administration pflegen.
Sie können Ihren Mitarbeitenden auch erlauben, die eigenen Stammdaten selbst zu pflegen. Diese Funktion aktivieren Sie in der Web-Administration im Reiter Grundeinstellungen unter Stammdatenselbstpflege.

Welche Konfigurationen sollte ich noch für jeden Mitarbeiter hinterlegen?

Wenn Sie die Auswertungen der in der App erfassten Zeiten benötigen, ist es wichtig, einige weitere Parameter festzulegen. Beachten Sie hier unsere Hinweise unter „Auswertungen“.
Alle anderen Module funktionieren auch ohne weitere Konfiguration im Mitarbeitermenü.

Brauchen meine Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse, um die Mitarbeiter App zu nutzen?

Nicht unbedingt. Wir ntzen die hinterlegte E-Mail-Adresse als zweiten Informationskanal. Wenn ein Urlaubsantrag angenommen wird, erhält der Nutzer z.B. nicht nur eine Nachricht in der App, sondern auch eine Mail. 
Sie können auf diesen Kanala aber auch verzichten und Accounts nur mit Benutzernamen anlegen. 

III. Grundeinstellungen

Was kann ich alles verändern, um meine Mitarbeiter App zu individualisieren?

Gleich nach der Registrierung können Sie als Administrator in der App die Hintergrundfarbe und den Namen Ihrer App anpassen. Die Web-Administration bietet im zweiten Schritt noch größere Freiheiten: Klicken Sie nach dem Login über den Brwoser auf den Reiter „Grundeinstellungen“ und passen Sie zum Beispiel die Form der Icons und die Icon-Farbe an oder fügen Sie ein Hintergrundbild ein. (Beachten Sie hier unsere Hinweise zu Bildern allgemein.)
Sie können zudem zwischen drei einzelnen Seiten oder einer längeren Scrollpage wählen, die Sie entsprechend mit Ihren Modulen bestücken. Platzieren Sie nur die Module, die Sie auch nutzen wollen und blenden Sie die anderen einfach aus. 

Was kann ich tun, wenn ich ein Modul nicht benötige?

Über die Web-Administration können Sie entscheiden, welche Module an welcher Stelle der Startseite angezeigt werden und welche Sie gar nicht benötigen. Dazu klicken Sie im Webzugang auf den Reiter „Grundeinstellungen“. Ganz unten können Sie nun die Reihenfolge der Module verändern und nicht benötigte Module einfach verbergen.

Was sollte ich bei Hintergrundbildern beachten?

Beachten Sie beim Upload von Hintergundbildern unsere Hinweise zu Bildern allgemein.

Kann ich unterschiedliche Oberflächen für unterschiedliche Mitarbeiter/Gruppen erstellen?

Sowohl für einzelne Gruppen als auch für den Mehrbenutzermodus können Sie Ihre Module individuell anordnen und so auch gruppenspezifisch bzw. im Mehrbenutzermodus bestimmte Funktionen nach Bedarf ein- und ausblenden. Wenn Sie bspw. die Zeiterfassung rein über den Mehrbnutzermodus nutzen möchten, blenden Sie die Kachel entsprechend nur auf dieser Oberfläche ein. Andere Funktionen können Sie dann über die Oberfläche der privaten Smartphones zur Verfügung stellen.
Beachten Sie, dass das Design Ihrer App, das Sie in den Grundeinstellungen anpassen, auf jede Oberfläche identisch angewendet wird. 

IV. Zeiterfassung und Auswertungen der erfassten Zeiten

Welche Konfigurationen muss ich vornehmen, um korrekte Auswertungen zu erhalten?

Um korrekte Auswertungen zu erhalten, müssen Sie über die Web-Administration bestimmte, individuelle Parameter festlegen.
Einmal ist das für jeden einzelnen Mitarbeiter das Eintrittsdatum, das mit dem Tag der ersten Nutzung der Zeiterfassung gleichzusetzen ist. (Vgl. dazu: Welche Stammdaten sollte ich in der Web-Administration von meinen Mitarbeitern angeben?)
Zusätzlich müssen Sie für jeden Mitarbeiter individuell die Urlaubstage und Sollstunden angeben. Dies tun Sie über den Reiter „Mitarbeiter“ und dann für jeden Account über „Urlaub und Sollstunden“. Geben Sie hier entweder Tages- oder Wochenarbeitsstunden an. (Siehe auch: Was ist der Unterschied zwischen Tages- und Wochenarbeitsstunden?). Hier können auch Überstunden oder nicht genommene Urlaubstage aus dem vorherigen Jahr übertragen werden.
Zuletzt sollten Sie den Betriebskalender anpassen. Hier können Sie die Arbeitstage eines jeden Monats eines Jahres festlegen und somit beispielsweise landes- oder kantonspezifische Feiertage berücksichtigen. Den Betriebskalender finden Sie im Reiter „Module“ unter „Zeiterfassung“.
Wenn Sie sich über die spezifischen Feiertage informieren möchten, empfehlen wir Ihnen www.kalenderpedia.de. Beachten Sie, dass bundesweit einheitliche Feiertage bereits berücksichtigt werden!

Werden Krankheits- und Urlaubstage in der Auswertung berücksichtigt?

Krankheits- und eingetragene Urlaubstage werden automatisch auf Basis der angegebenen Sollarbeitsstunden mit einberechnet. Sollten Sie die Sollstunden Ihrer Mitarbeiter pro Woche angegeben haben, wird auf Basis einer 5 Tage-Woche ein durchschnittlicher Stundensatz berechnet. Bei einer 30 Stunden Woche, in der der Mitarbeiter einen Tag krank ist, werden ihm also für den Fehltag 6 Stunden gutgeschrieben. 

Wie werden Feiertage in der Auswertung berücksichtigt (DE | AT | CH | Sonstige)?

Wenn Sie Ihre App in Betrieb nehmen, sind alle bundesweit einheitlichen Feiertage in Deutschland standardmäßig vorausgewählt. Über die Web-Administration können Sie die zuberücksichtigen Feiertage anpassen. Im Reiter Module und der Kachel Zeiterfassung finden Sie den Betriebskalender. Dort finden Sie eine Vorauswahl für bundeslandspezifische Feiertage, die gesetzlichen Feiertage in Österreich und der Schweiz sowei die Möglichkeit ggf. individuelle Feiertage festzulegen. 

Welche Art der Auswertungen gibt es?

Sie haben Zugriff auf Dokumente, die alle erfassten Zeiten aller Nutzer über einen bestimmten Zeitraum auflisten. Zusätzlich können Sie noch die Zeiten jedes einzelnen Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum herunterladen (ebenfalls über die „Auswertungen“ in der Web-Administration). Eine Aufstellung über die auf ein Projekt gebuchte Zeiten finden Sie im Projektmodul unten bei dem spezifischen Projekt.

Wo finde ich die Auswertungen der Zeiten und wie sehen diese aus?

Sie finden die Auswertungen im Webzugang. Direkt auf der Startseite rechts haben Sie eine Kachel mit dem Namen „Auswertungen“. Hier stellen Sie Ihre eigenen Auswertungen zusammen: Wählen Sie Zeitraum, Stichtag, Mitarbeiter, Mitarbeiter-Gruppe oder Projekt, sowie die Datengruppe (Fahrten oder Arbeitszeiten) aus und entscheiden Sie wie die Auswertung aussehen soll. Wählen Sie beispielsweise Industriestunden oder Tagesraster, um die Auswertung Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Die App

I. Vor der Registrierung

Wie kann ich mich registrieren? Was benötige ich dafür? (Mitarbeiter und Unternehmer)

Als Unternehmer müssen Sie nach Download der App Ihr Unternehmen Registrieren. Klicken Sie dazu auf das große gelbe Feld unten auf dem Startbildschirm und nutzen Sie dort die erste Registrierungsvariante.
Als Mitarbeiter müssen Sie zuerst von Ihrem Administrator als Nutzerkonto angelegt werden. Sie erhalten anschließend eine Mail mit ihren Zugangsdaten. Mit diesen können sie sich dann über die zweite Registrierungsvariante („Log In“) in der App einloggen. Wie neue Nutzerkonten angelegt werden, finden Sie hier.

Ich habe das Unternehmen gewechselt und möchte dort auch die Mitarbeiter App nutzen. Was muss ich tun?

Ihr alter Arbeitgeber sollte nach Ihrem Austritt Ihren Benutzeraccount gelöscht haben. So werden Ihre alten Arbeitszeiten nicht übernommen. Ihr neuer Arbeitgeber muss nun ganz einfach für Sie ein neues Nutzerkonto in seiner Mitarbeiter App erstellen.

Wer kann was in der App sehen und wer kann was in der App machen?

Die Oberfläche der App von Administratoren und Mitarbeitern unterscheidet sich nur geringfügig. Administratoren haben einige Möglichkeiten, Inhalte direkt über die App zu erstellen als auch die Oberfläche über die App anzupassen und Konten für Mitarbeiter so zu erstellen. (Siehe auch: Wie lege ich neue Mitarbeiter an? (Web und App); und: Was kann ich alles verändern um meine Mitarbeiter App zu individualisieren?; Sowie: Kann ich Inhalte direkt über die App erstellen?)
Teilweise kann der Administrator aber über den Webzugang konfigurieren, ob Mitarbeitern die Möglichkeit haben sollen, selbst Inhalte über die App zu erstellen. Zudem hat er die Möglichkeit für gewisse Bereiche wie Kontakte, Dokumente oder Projekte Berechtigungen zu verteilen, sodass nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die entsprechenden Daten haben. 

II. Module

Welche Module gibt es und was können sie?

Die Mitarbeiter App bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie funktioniert auf Basis von Modulen: die Zeiterfassung; ein kontaktbuch; Infos & Dokumente; News & Termine; eine Aufgabenverwaltung; einen internen Firmenchat; „mein Arbeitstag“ zur Bewertung des Firmenklimas und Ideen & Vorschläge.
Wie die einzelnen Module funktionieren und wie ihre Oberfläche aussieht, erfahren Sie über den Info-Slider auf unserer Startseite!

Kann ich Inhalte direkt über die App erstellen?

Bei verschiedenen Modulen können Inhalte direkt über die App generiert werden. Sie können hier beispielsweise neue Kontakte anlegen, Chatnachrichten und Foreneinträge verfassen und auch News und Projekteinträge erstellen. Aktuell ist die Web-Administration allerdings noch unverzichtbar für die Befütterung und Konfiguration der App mit Inhalten. Auch eine nachträgliche Bearbeitung der Einträge ist bisher (abgesehen von der Zeiterfassung) nur über den Webzugang machbar.
Schritt für Schritt soll dies aber immer weiter umgebaut werden, sodass auf lange Sicht immer mehr direkt über die App erledigt werden kann.

Eine Funktion, die ich dringend benötige, kann die App nicht erfüllen. Was kann ich tun?

Sie haben selbstverständlich immer die Möglichkeit, sich mit Ihren Wünschen und Bedürfnissen direkt an uns zu richten. Da die Mitarbeiter App stetig weiterentwickelt und verbessert wird, haben Sie als Nutzer mit Ihrem Feedback einen großen Einfluss auf die Entwicklung.
Zusätzlich können wir individuelle Wünsche jederzeit gemeinsam mit Ihnen realisieren. (Siehe hierzu: Kann ich meine App individuell an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?)

III. Modul: Infos & Dokumente

Können meine Mitarbeiter die Dokumente, die ich für sie bereitstelle, bearbeiten?

Normale PDF Dateien können nicht bearbeitet werden. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern eine Word-Datei (o.ä.) bereitstellen, können diese selbstverständlich über eine externe App, über die die Datei auch geöffnet werden muss, bearbeitet werden.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit sogenannte ausfüllbare PDF Dateien zu erstellen. Dies funktioniert entweder mit den Adobe Acrobat Reader Werkzeugen oder mit dem kostenlosen Libre Office. So können Sie beispielsweise Formulare erstellen, die Ihre Mitarbeiter dann nur noch ausfüllen müssen um so die entsprechenden Daten festzuhalten.

Welche Dateiformate sollte ich für meine Dokumente wählen?

Die Dateien werden von einer anderen App geöffnet, die speziell für das Lesen dieses Dateiformats ausgelegt ist. Achten Sie also darauf, dass Sie alle Dokumente, die Sie bereitstellen, in einem Dateiformat hochladen, für das in Idealfall keine weitere App mehr heruntergeladen werden muss. Am naheliegendsten ist hier das PDF-Format, da der Großteil aller Smartphones einen solche Reader bereits vorinstalliert hat. Ansonsten stehen unzählige kostenlose PDF-Reader im Play Store bzw. im App Store zur Verfügung.

Editionen

Wieso darf ich die App überhaupt kostenlos nutzen?

Wir sind überzeugt, dass Sie und Ihre Kollegen die Mitarbeiter App lieben werden – daher können Sie die grundlegenden Funktionen dauerhaft kostenlos nutzen. Und wir wollen Ihnen die Motivation geben, zum richtigen Zeitpunkt mit den kostenpflichtigen Paketen noch mehr Wert aus diesem modernen Werkzeug für Ihr Unternehmen zu schöpfen.

Welche Unterschiede gibt es zwischen der free, comfort und pro Edition?

Die free Edition bietet zum einfachen Einstieg alle grundlegenden Funktionen. Dabei sind die Anpassungsmöglichkeiten in dieser Edition deutlich eingeschränkt. Diese Edition ist für alljene gedacht, die erstmal in digitale Prozesse reinschnuppern möchten.
Die comfort Edition bildet umfangreich einen Großteil Ihrer Arbeitsprozesse ab. In Ihr finden Sie alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihren Arbeitsalltag umfänglich digital zu gestalten. Die uneingeschränkte Nutzung von daten- und wartungsintensiven Modulen – wie den Rapporten, den Video-Meetings oder Formularen – müssen Sie als zubuchbare Erweiterung ggf. zu Ihrem Paket hinzubuchen. 
Die pro Edition ist unser Rund-um-Sorglos-Paket für Sie – und dabei sparen Sie sogar noch. In Ihr sind alle Funktionen der comfort Edition sowie die uneingeschränkte Nutzung aller zubuchbaren Erweiterungen enthalten. Zudem steht Ihnen in der pro Edition mehr Speicherkapazität zur Verfügung und Sie können zwischen einer jährlichen oder monatlichen Zahlweise wählen. 
Alles weitere Erfahren Sie hier!

Wie kann ich die comfort oder pro Edition buchen?

Beide Editionen buchen Sie direkt online über unser Buchungsformular – für die comfort Edition und für die pro Edition!

Was, wenn sich meine Mitarbeiteranzahl ändert?

Selbstverständlich verstehen wir, dass Nutzerzahlen schwanken können. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen jederzeit die Möglichkeit, unkomliziert per Mail ein Upgrade Ihrer Edition zu bestellen. Ihre bereits bezahlte, ungenutzte Restlaufzeit des zu kleinen Paktes wird Ihnen einfach in der nächsten Rechnung gutgeschrieben
Wenn sich die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden reduziert haben sollte, melden Sie sich vor der Verlängerung Ihrer Lizenz bei uns, dann passen wir auch in diesem Fall für Sie Ihr gebuchtes Paket an.
Schreiben Sie uns in jedem Fall einfach eine Mail an support@appdialog.de.

Welche Zahlungsmethoden und -intervalle gibt es?

 Je nachdem, welche Edition Sie nutzen, können Sie selbst entscheiden, in welchen Intervallen Sie die Lizenzen bezahlen möchten. Für die comfort Edition besteht ausschließlich die Möglichkeit, eine Jahreslizenz zu erwerben; bei der pro Edition können Sie zwischen monatlichen und jährlichen Lizenzen wählen. Als Unternehmen mit Sitz in Deutschlan können Sie Ihre Rechnungen via Banküberweisung oder automatischem Lastschrifteinzug begleichen. Kunden aus anderen EU-Staaten und der Schweiz bezahlen ausschließlich via Banküberweisung

Wie buche ich eine zubuchbare Erweiterung und wie wird diese verrechnet?

Alle zubuchbaren Erweiterungen – bis auf den Mehrbenutzermodus – buchen Sie einfach via Mail an support@appdialog.de. Den Mehrbenutzermodus können Sie selbst in der Web-Administration, im Reiter Module und der Kachel Mehrbenutzermodus kostenpflichtig bestellen. 

Zubuchbare Erweiterungen können Sie jederzeit buchen – unabhängig vom Stand Ihrer aktuellen Lizens. Es fallen in der Regel zum einen einmalige Einrichtungskosten an und zum anderen eine jährliche Nutzungsgebühr, die einen Prozentsatz Ihres aktuellen Paketpreises ausmacht. Wenn Ihre Lizenz verlängert wird, verlängern sich auch automatisch alle zugebuchten Erweiterungen.

Kann ich meine App individuell an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?

Wir können jederzeit auf Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Dazu bieten wir die Pro Edition der Mitarbeiter App an. Hier handelt es sich um eine komplett individuelle App, die in Form und Funktion an Ihre Bedürfnisse angepasst wird. In ihrer Entwicklung ist uns eine enge Zusammenarbeit mit Ihnen wichtig. In einem (persönlichen oder auch Online-) Workshop. Mehr Infos finden Sie auf der Seite „Preise“.

Technisches & Datenschutz

Was passiert mit meinen Daten?

Selbstverständlich bleiben Ihre Daten privat und werden weder verwendet, noch an Dritte weitergegeben. Zudem werden Ihre Daten natürlich regelmäßig gesichert.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung hier.

Wo stehen die Server, auf denen meine Daten gespeichert sind?

Ihre Daten sind bei uns sicher. Sie werden auf deutschen Servern in Frankfurt am Main gespeichert.

Welchen Richtlinien unterliegt der Umgang mit meinen Daten?

Als deutsche Firma unterliegen wir dem strengen Datenschutzgesetz der Bundesrepublik. Demnach sind alle Mitarbeiter entsprechend nach §5 BDSG, §43 Absatz 2 BDSG und §44 BDSG belehrt und zur Geheimhaltung vertraglich verpflichtet.

Kann ich die in der App über mich gesammelten Daten einsehen? (Admin & Mitarbeiter)

Egal ob Administrator oder Mitarbeiter – jeder kann seine Daten, die von ihm selbst oder Dritten über ihn in die App eingepflegt wurden, gesammelt einsehen. In der Web-Administration kann für jeden Account egal welcher Rolle über das Benutzer-Profil (Personen-Icon im Header) der eigene „Datentransparenzbericht“ eingesehen und heruntergeladen werden. 

Ist eine Anbindung an Fremdsysteme möglich?

Da unsere Plattform auf open-source Standardkomponenten basiert, können bei Bedarf auch weitere Parteien Erweiterungen entwickeln.
Mit unserer Plattform haben Sie da freie Wahl:
Mit unserer Cloud Lösung stellen wir Ihnen alle Komponenten bereit – Ihre Daten liegen sicher bei unseren Hosting Partnern in deutschen Rechenzentren.
Mit der In-Haus Lösung läuft die appdialog Plattform in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder auf Ihrem eigens angemieteten Server.

Rechtliches

Was hat es mit der Dokumentationspflicht im Mindestlohngesetz auf sich?

Das 2015 verabschiedete Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns setzt nicht nur die Höhe des Minimallohns fest. Es gibt unter anderem auch einen Paragraphen, der definiert, in welchen Arbeitsverhältnissen und welchen Branchen Arbeitnehmer dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. §17 des Mindestlohngesetzes besagt dabei:

„(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.“

Für welche Beschäftigungsverhältnisse bzw. welche Branchen gilt die Dokumentationspflicht laut des Mindestlohngesetzes in Deutschland?

1. „Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer[, die] nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch [beschäftigt sind]“: Das sind alle Arbeitnehmer, die auf Minijobbasis angestellt sind und deren Monatslohn nicht höher als 450€ ausfällt – unabhängig von der Branche, in der sie beschäftigt sind.
à  „(1) Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn 1. das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 450 Euro nicht übersteigt […]“

2. „Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer[, die] in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt [sind]: Darunter fallen folgende Wirtschaftszweige: das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, das Speditions-, und Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, das Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, das Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, die Fleischwirtschaft und das Prostitutionsgewerbe.“ – unabhängig vom Beschäftigungsgrad!

Weitere Infos finden Sie beim Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschautz hier (zu 1.) und hier (zu 2.).

In welcher Form müssen die Arbeitszeiten dokumentiert werden?

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber bei der Form der Dokumentation relativ frei. Sowohl handschriftlich als auch maschinell bzw. digital ist erlaubt. Die Unterschrift des Arbeitgebers muss nicht auf dem Dokument vermerkt sein. Er ist dennoch für die Korrektheit der Daten verantwortlich. Wichtig ist, dass (wie im Gesetz festgehalten) Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten der ArbeitnehmerInnen bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag festhalten.

Wer überprüft die dokumentierten Arbeitszeiten?

Verantwortlich für die Durchsetzung des Mindestlohngesetzes ist die deutsche Zollbehörde. Bei einer Prüfung sind Sie als Arbeitgeber also dazu verpflichtet, dem Zoll die Unterlagen Ihrer Mitarbeiter der letzten zwei Jahre jederzeit vorlegen zu können.

Gibt es noch andere Situationen, in denen ich dazu verpflichtet bin, die Arbeitszeiten meines Mitarbeiters zu dokumentieren?

Im Arbeitszeitgesetzt, in Paragraph 16, wird ebenfalls gesetzlich festgehalten, dass Sie als Arbeitgeber verpflichtet sind „die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Alles, was also über den gesetzlich festgelegten 8-Stunden-Arbeitstag (bei einer 6-Tage Woche) geht, muss dokumentiert werden. Solange diese Überstunden festgehalten werden und dem Arbeitnehmer zwischen den Arbeitstagen entsprechende Ruhepausen zugestanden werden, sind Überstunden also völlig legal. Lesen Sie hier mehr zu den Details des Arbeitszeitengesetzes und seiner Dokumentationspflicht.

Wie lange müssen diese Dokumentationen archiviert werden?

Beide gesetzliche Regelungen besagen, dass die dokumentierten Arbeitszeiten bis zu zwei Jahre lang vom Arbeitgeber erhalten und archiviert werden müssen.

Erfüllt die Mitarbeiter App diese gesetzlichen Vorgaben?

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über die App festhalten, werden ebenfalls Beginn, Ende und Dauer registriert. Die Pausenzeiten werden direkt verrechnet – Sie rechnen damit direkt mit der effektiven, reinen Arbeitszeit. Sollte diese länger sein, wird es in den Auswertungen so direkt angezeigt. Die Mitarbeiter App kann Sie also in der Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten digital unterstützen.