Sie haben von der E-Rechnungspflicht ab 2025 gehört, aber sind sich noch unsicher? Wir haben Ihnen die wichtigsten Infos und Regelungen zusammengefasst!

Infos zu den E-Rechnungen

Was sind überhaupt E-Rechnungen?

Als elektronische Rechnung gelten hier nicht Rechnungen in Formaten wie “.pdf”, “.jpeg” oder “.docx”. E-Rechnungen müssen den Vorgaben eines bestimmten Daten-Formats entsprechen, damit diese elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Alle anderen Rechnungen (Papierformat, PDF-Format und weiteres) werden ab jetzt als “sonstige Rechnungen” klassifiziert.

Ist die E-Rechnungspflicht wirklich für alle?

Nein. Die Pflicht betrifft vorerst nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen. Für Kleinunternehmer gilt die Pflicht ab 2028. Und auch dann nur wenn Leistungsgeber und Leistungsempfänger beide in Deutschland sässig sind. Trotzdem, ist es durchaus von Vorteil sich schon jetzt mit den Voraussetzungen und Anforderungen zu beschäftigen.

Bitte beachten Sie: Die Pflicht beinhaltet, dass Sie in der Lage sein müssen E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt für alle bereits seit 1.01.2025. Keine Panik! Mit unserer Mitarbeiter App sind Sie dazu automatisch in der Lage.

Noch ein kleiner Hinweis:

Für Kleinbeträge (bis 250 Euro), Fahrausweise und steuerfreie Leistungen können Sie weiterhin “sonstige Rechungen” versenden. Also zum Beispiel Papierrechnungen, Rechnungen im PDF-Format oder ähnliches.

Wenn Sie noch mehr über die E-Rechnungspflicht nachlesen wollen, dieser Newsletter bezieht sich auf folgende Infos der IHK: https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/recht/die-neue-erechnung-ab-2025-6260168

E-Rechnungen in der Mitarbeiter App

So können Sie E-Rechnungen ganz einfach in Ihrer Mitarbeiter App versenden und empfangen:

1. Daten hinterlegen

Hinterlegen Sie zunächst Ihre Daten im Modul Rechnungserstellungunter „Rechnungskomponenten für eRechnungen“. Das ist wichtig, damit Empfänger die E-Rechnungen auslesen und weiterverarbeiten können.

2. E-Rechnung erstellen

Um eine E-Rechnung zu erstellen, wählen Sie einfach als Format E-Rechnung bei der normalen Rechnungserstellung. Klicken Sie auf Rechnung erstellen und voíla: Sie haben Ihre erste E-Rechnung erstellt.

3. E-Rechnungen empfangen und einsehen

Mit unserer Mitarbeiter App können Sie nicht nur E-Rechnungen verschicken und empfangen, sondern auch ganz einfach über die Web-Administration unter dem Modul Rechnungserstellung in „E-Rechnungen anzeigeneinsehen.

Bei Fragen oder Anmerkungen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung!

Rechnungserstellung in der Mitarbeiter App

So, jetzt wissen Sie alles zu den E-Rechnungen, Sie möchten aber noch mehr zur generellen Rechnungserstellung in der Mitarbeiter App wissen oder Ihr Wissen darüber etwas auffrischen? Dann finden Sie hier noch einmal das Wichtigste zur Wiederholung. Für eine detaillierte Anleitung, lesen Sie gerne unseren Newsletter speziell zur Rechnungserstellung mit der Mitarbeiter App.

Rechnungen können Sie in der Web-Administration unter Module Rechnungserstellung erstellen. Zunächst können Sie dabei unter “Konfiguration” einige Einstellungen machen, also etwa Ihre Daten für die E-Rechnungskomponenten eingeben.

Ausgangsposition

Die Rechnung selbst erstellen Sie dann unter “Rechnungen erstellen”. Hier sehen Sie die Projekte (bzw. Kunden/Aufträge), für die Sie oder Ihre Mitarbeitenden Materialien und Leistungen eingetragen haben oder Arbeitszeiten gebucht haben. Aus diesen können Sie dann Rechnungen erstellen. Hier haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Zum Beispiel können Sie den Abrechnungszeitraum wählen und ob die Rechnung aus kombinierten Tagespositionen, Einzelpositionen oder Positionen aus Unterkategorien bestehen soll.

Rechnungspositionen bearbeiten

Bei den jeweiligen Projekten (bzw. Kunden/Aufträgen) können Sie die einzelnen Rechnungspositionen, wie Arbeitszeit, Leistungen, Material und Fahrten, bei Bedarf noch bearbeiten. Dann können Sie die Rechnung erstellen.

Zentrale Konfiguration der Rapporte für Ihre Projekte
Zentrale Konfiguration der Rapporte für Ihre Projekte

Erstellte Rechnungen

Sie haben die Rechnung erstellt? Alle Ihrer erstellten Rechnungen finden Sie unter “Rechnungsliste” wieder. Hier können Sie die Rechnungen als versendet markieren, einen Status setzen, korrigieren oder sogar löschen.

Bei Fragen und Anmerkungen zögern Sie nicht sich bei uns zu melden!

Herzliche Grüße

Ihr Team von appdialog