Das Jahresende ist bekanntlich nicht unbedingt die entspannteste Zeit. Vieles muss sauber abgeschlossen werden, um dann frisch ins neue Jahr zu starten.
Um Ihnen die administrative Arbeit, die in dieser Zeit anfällt, zu erleichtern, können Sie in Ihrer Mitarbeiter App mit wenigen Klicks einen Jahresabschluss durchführen. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie für dieses Jahr erledigen – gegebenenfalls auch schon vor dem Jahreswechsel, falls keine Zeiten mehr gebucht werden und Sie entspannt ins Neue Jahr starten möchten.

Jahresabschluss und Überträge 2021

 

Schritt 1: Jahresabschluss durchführen 

Damit Sie das Jahr sauber beenden können, müssen alle Buchungen bis zu einem von Ihnen festgelegten Stichtag durch Ihre Mitarbeitenden vorgenommen werden. Wir empfehlen, dazu einen Newsbeitrag zu erstellen, in dem Sie diesen Stichtag und was bis dorthin erledigt sein muss kommunizieren.
Ihre Mitarbeitenden sollten bis dahin alle Arbeitszeitbuchungen erledigt und jegliche genommenen Urlaubstage für 2021 eingetragen haben. 

Sobald dies erledigt ist, können Admins in der Web-Administration mit dem Jahresabschluss und dem Übertrag und der Anpassung der entsprechenden Werte beginnen.

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Schritt 2:

Ab 1. Januar wird Ihnen der Jahresabschluss automatisch im gelben Feld auf der Startseite der Web-Administration angeboten. Bereits jetzt finden Sie Jahresabschlüsse im Reiter Module, der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge.
Sie finden die Jahresabschlüsse jederzeit auch im Reiter Module, der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge.
Hier berechnet Ihnen das System automatisch Über- und Unterzeiten sowie zu viel oder zu wenig genommene Urlaubstage pro Mitarbeiter. Wer Überstunden und offenen Urlaub lieber ausbezahlt, kann die Werte an dieser Stelle bearbeiten und so mit den korrekten Saldi ins neue Jahr starten.

Jahresüberträge in der appdialog Mitarbeiter App

Schritt 3: Das Jahr abschließen

Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende nach dem durchgeführten Jahresabschluss noch Stunden oder Urlaub nachtragen, können Sie hier das Vorjahr mit einem Klick abschließen. Setzen Sie einfach das Häkchen bei Jahr 2021 als abgeschlossen markieren.
So verhindern Sie, dass nachträgliche Einträge den Jahresabschluss und damit auch die Jahresauswertungen verfälschen.

4. Übertrag von Urlaubsansprüchen und Feiertagen

Die letzte Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Urlaubsansprüche, individuell hinterlegte und betriebliche Feiertage auf das kommende Jahr übertragen werden sollen. Für jeden einzelnen dieser Bereiche gibt es eine eigene Konfiguration.

Wer Urlaubsansprüche nicht übertragen oder für einzelne Mitarbeiter andere Werte hinterlegen möchte, kann dies über den Reiter Mitarbeiter und die Kachel Jahresdaten machen. Oben links haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Jahre auszuwählen und für jedes Jahr individuelle Werte zu hinterlegen.

Betriebliche und individuelle Feiertage können direkt bei den Jahresüberträgen für das kommende Jahr angepasst werden. Wer auf das kleine Dreieck rechts neben den Punkten klickt, öffnet eine Liste mit allen zu übertragenden Feiertagen.
Hier können Sie das Datum, die Bezeichnung und die Anrechnung des Feiertags im kommenden Jahr anpassen. Für alle Nutzerinnen und Nutzer der Mitarbeiter App in der Schweiz und Österreich ist diese automatisierte Übertragung zum Jahresende eine große Erleichterung.

 

Bei weiteren Fragen, schreiben Sie uns gerne eine Mail!

Herzliche Grüße,

Ihr appdialog-Team