Es ist wieder soweit. Alle Jahre wieder… Die Jahresüberträge sind wieder an erster Stelle der To-Do-Liste. Keine Panik, wir leiten Sie einfach und entspannt durch die Überträge. Also holen Sie sich Ihre Weihnachtsplätzchen, machen Sie sich einen Glühwein und lesen Sie, wie Sie ganz schnell und unkompliziert die Jahresüberträge erledigen können. Diesmal mit ein paar kleinen Neuerungen.
Jahresabschluss und Überträge 2024
Schritt 1: Jahresabschluss vorbereiten
Damit Sie das alte Jahr sauber beenden und das neue richtig anfangen können, müssen alle Buchungen bis zu einem von Ihnen festgelegten Stichtag durch Ihre Mitarbeitenden vorgenommen werden. Ihre Mitarbeitenden sollten bis dahin alle Arbeitszeitbuchungen erledigt und jegliche genommenen Urlaubstage für 2024 eingetragen haben. Wir empfehlen, dazu einen Newsbeitrag zu erstellen, in dem Sie diesen Stichtag und was bis dorthin erledigt sein muss kommunizieren.
Schritt 2: Jahresabschluss beginnen
Sobald dies erledigt ist, können Sie als Admin mit dem Jahresabschluss, dem Übertrag und der Anpassung der entsprechenden Werte beginnen. Die Überträge finden Sie in der Web-Administration unter der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge. Ihnen fällt vielleicht auf, dass es seit neuestem oben ein Auswahlfeld gibt. Wenn Sie Gruppen in Ihrem Unternehmen definiert haben, können Sie hier zum Beispiel eine Gruppe auswählen und den Jahresübertrag nur für die Mitarbeitenden der ausgewählten Gruppe machen.
Das ist wichtig wenn Sie nicht alles alleine machen wollen, denn nun können auch Ihre Teamleiter die Überträge ausführen, falls Sie sich die Aufgabe lieber teilen.
Wie funktioniert das, wenn Mitarbeitende in mehreren Gruppen sind? Ganz einfach! Sobald ein Jahresübertrag für einen Ihrer Mitarbeitenden gemacht wurde, wird dieser „deaktiviert“. Es erscheint ein kleines Warndreieck neben dem Namen, das Ihnen und Ihren Teamleitern genau sagt, dass ein Übertrag bereits gemacht wurde.
Ab dem 20. Dezember wird Ihnen der Jahresabschluss automatisch im gelben Feld auf der Startseite der Web-Administration angeboten.
Sie finden die Jahresabschlüsse jederzeit auch im Reiter Module, der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge.
Bitte beachten Sie: Ihre Teamleiter haben keine Kachel Jahresüberträge. Sie sehen nur das gelbe Feld auf der Startseite, mit dem sie aufgefordert werden die Überträge zu machen. Nach Bearbeiten der Jahresüberträge kann nur noch der Admin Änderungen vornehmen.
In den Überträgen berechnet Ihnen das System automatisch Über- und Unterzeiten, sowie zu viel oder zu wenig genommene Urlaubstage pro Mitarbeiter. Wer Überstunden und offenen Urlaub lieber ausbezahlt, kann die Werte an dieser Stelle bearbeiten und so mit den korrekten Saldi ins neue Jahr starten.
Schritt 3: Das Jahr abschließen
Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende nach dem durchgeführten Jahresabschluss noch Stunden oder Urlaub nachtragen, können Sie hier das Vorjahr mit einem Klick abschließen. Setzen Sie einfach das Häkchen bei Jahr 2024 als abgeschlossen markieren.
So verhindern Sie, dass nachträgliche Einträge den Jahresabschluss und damit auch die Jahresauswertungen verfälschen.
Schritt 4: Übertrag von Urlaubsansprüchen und Feiertagen
Die letzte Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Urlaubsansprüche, individuell hinterlegte und betriebliche Feiertage auf das kommende Jahr übertragen werden sollen. Für jeden einzelnen dieser Bereiche gibt es eine eigene Konfiguration.
Wer Urlaubsansprüche nicht übertragen oder für einzelne Mitarbeiter andere Werte hinterlegen möchte, kann dies über den Reiter Mitarbeiter und die Kachel Jahresdaten machen. Oben links haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Jahre auszuwählen und für jedes Jahr individuelle Werte zu hinterlegen.
Neu ist hier, dass der individuell eingetragene Urlaubsanspruch behalten und bei dem Übertrag der Daten nicht einfach überschrieben wird. Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden zum Beispiel erst Mitte des Jahres in Ihrem Unternehmen angefangen hat und dadurch einen geringeren Urlaubsanspruch im ersten Jahr hat, kann bereits für das nächste Jahr der volle Urlaubsanspruch unter dem Reiter Mitarbeiter und der Kachel Jahresdaten hinterlegt werden – dies bleibt erhalten und wird nicht überschrieben.
Alle betrieblichen und individuellen Feiertage werden automatisch übernommen.
Schritt 5: Speichern der Daten
Wenn Sie alle diese Schritte erfüllt haben, speichern Sie die Daten unter Übertrag speichern ab und dann haben Sie erfolgreich die Jahresüberträge von Ihrer To-Do-Liste abgehakt!
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Die konkreten Teilnahmebedingungen finden Sie ebenfalls direkt im Modul Weiterempfehlen.
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Herzliche Grüße und erholsame Feiertage,
Ihr appdialog-Team