Schon wieder ein Jahr vergangen und es ist wieder so weit: Die Jahresüberträge stehen vor der Tür. Doch keine Sorge, wir führen Sie Schritt für Schritt entspannt durch den Prozess. Schnell und unkompliziert statt Stress in der Vorweihnachtszeit.
Jahresabschluss und Überträge 2025
Schritt 1: Jahresabschluss vorbereiten
Damit Sie das alte Jahr sauber beenden und das neue richtig anfangen können, müssen alle Buchungen bis zu einem von Ihnen festgelegten Stichtag durch Ihre Mitarbeitenden vorgenommen werden. Ihre Mitarbeitenden sollten bis dahin alle Arbeitszeitbuchungen erledigt und jegliche genommenen Urlaubstage für 2025 eingetragen haben. Wir empfehlen, dazu einen Newsbeitrag zu erstellen, in dem Sie diesen Stichtag und was bis dorthin erledigt sein muss, kommunizieren.
Schritt 2: Jahresabschluss beginnen
Sobald dies erledigt ist, können Sie als Admin mit dem Jahresabschluss, dem Übertrag und der Anpassung der entsprechenden Werte beginnen. Die Überträge finden Sie in der Web-Administration unter der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge. Wenn Sie Gruppen in Ihrem Unternehmen definiert haben, können Sie im Auswahlfeld oben zum Beispiel eine Gruppe auswählen und den Jahresübertrag nur für die Mitarbeitenden der ausgewählten Gruppe machen.
Auch Ihre Teamleiter können so die Überträge ausführen, das spart Ihnen als Administrator Zeit. Damit Teamleiter ebenfalls die Jahresüberträge machen können, müssen Sie diesen die Berechtigung “Arbeitszeit bearbeiten” in der Web-Administration unter Mitarbeiter – Benutzeraccount erteilen.
Und wenn Mitarbeitende in mehreren Gruppen sind? Auch das ist ganz einfach! Sobald ein Jahresübertrag für einen Ihrer Mitarbeitenden gemacht wurde, wird dieser „deaktiviert“. Es erscheint ein kleines Warndreieck neben dem Namen, das Ihnen und Ihren Teamleitern anzeigt, dass hier ein Übertrag bereits gemacht wurde.
Ab dem 20. Dezember wird Ihnen der Jahresabschluss automatisch im gelben Feld auf der Startseite der Web-Administration angeboten.
Sie finden die Jahresabschlüsse aber jederzeit auch im Reiter Module, der Kachel Zeiterfassung und hier unter Jahresüberträge. Ihre Teamleiter mit Berechtigung, den Jahresabschluss durchzuführen, ab diesem Jahr ebenfalls! (Im vorherigen Jahr hatten Ihre Teamleiter nur das gelbe Feld auf der Startseite.)
In den Überträgen berechnet Ihnen das System automatisch Über- und Unterzeiten, sowie zu viel oder zu wenig genommene Urlaubstage pro Mitarbeiter. Wer Überstunden und offenen Urlaub lieber ausbezahlt, kann die Werte an dieser Stelle bearbeiten und so mit den korrekten Saldi ins neue Jahr start
Schritt 3: Das Jahr abschließen
Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende nach dem durchgeführten Jahresabschluss noch Stunden oder Urlaub nachtragen, schließen Sie das Vorjahr mit einem Klick im Modul Zeiterfassung / Jahresüberträge oder im gelben Feld auf der Startseite ab. Setzen Sie einfach das Häkchen bei Jahr 2025 als abgeschlossen markieren.
So verhindern Sie, dass nachträgliche Einträge den Jahresabschluss und damit auch die Jahresauswertungen verfälschen.
Schritt 4: Übertrag von Urlaubsansprüchen und Feiertagen
Die letzte Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Urlaubsansprüche, individuell hinterlegte und betriebliche Feiertage auf das kommende Jahr übertragen werden sollen. Für jeden einzelnen dieser Bereiche gibt es eine eigene Konfiguration.
Wer Urlaubsansprüche nicht übertragen oder für einzelne Mitarbeiter andere Werte hinterlegen möchte, kann dies über den Reiter Mitarbeiter und die Kachel Jahresdaten machen. Oben links haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Jahre auszuwählen und für jedes Jahr individuelle Werte zu hinterlegen.
Der individuell eingetragene Urlaubsanspruch wird behalten und bei dem Übertrag der Daten nicht überschrieben. Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden zum Beispiel erst Mitte des Jahres in Ihrem Unternehmen angefangen hat und dadurch einen geringeren Urlaubsanspruch im ersten Jahr hat, kann bereits für das nächste Jahr der volle Urlaubsanspruch unter dem Reiter Mitarbeiter und der Kachel Jahresdaten hinterlegt werden – dies bleibt erhalten und wird nicht nicht überschrieben.
Alle betrieblichen und individuellen Feiertage werden automatisch übernommen.
Schritt 5: Speichern der Daten
Wenn Sie alle diese Schritte erfüllt haben, speichern Sie die Daten unter Übertrag speichern ab und dann haben Sie erfolgreich die Jahresüberträge von Ihrer To-Do-Liste abgehakt!
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Herzliche Grüße und erholsame Feiertage,
Isabella vom appdialog-Team