Haushalt Plus

Die Mitarbeiter App in der Pflege

Die Mitarbeiter App in der Pflegebranche

Ende 2020 entschieden sich Alexander und Manuela Kletzin für den großen Schritt in die Digitalisierung und führten in ihrem Familienbetrieb die appdialog Mitarbeiter App ein. Gemeinsam mit ihren knapp 30 Mitarbeitenden organisieren Sie seither den Arbeitsalltag ihres mobilen Pflegedienstes digital.

Welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben, berichten sie uns ausführlich in diesem Interview!

Mehr Infos zum Einsatz der Mitarbeiter App im Pflegealltag finden Sie hier.

 

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Stellen Sie sich und Ihr Team kurz vor!

Haushalt PLUS ist ein Familienbetrieb im Herzen von Nordwestmecklenburg. Mit unseren Angeboten zur Unterstützung im Alltag sind wir im ganzen Kreis unterwegs. Mit Herz und Empathie begleiten wir junge und ältere Menschen mit einem Pflegegrad. Die Abrechnung erfolgt unkompliziert über die Pflegekasse.

Unsere Alltagshelfer gehen täglich neu und individuell auf die Wünsche unserer Patienten und Patientinnen ein. Zum Beispiel übernehmen sie Aufgaben im Haushalt wie Einkaufen, Kochen oder Bügeln; sie organisieren begleitete Fahrdienste zu Ärzten, Veranstaltungen und privaten Terminen; oder verbringen einfach aktiv gemeinsame Zeit mit den Patienten. Das Aufgabenfeld ist hier sehr vielfältig und dabei stellen wir den Menschen und seine Bedürfnisse immer in den Mittepunkt.

Unser Pflegedienst ist Teil des Gesundheitswesens. Wir wollen unseren Kunden unkompliziert und unbürokratisch helfen. Darum arbeiten bei uns nicht nur Alltagshelfer, sondern auch Pflegeberater. Sie unterstützen bei der Versorgung mit Hilfsmitteln und geben wichtige Tipps zur Pflege zu Hause.

Wir möchten Hilfe „aus einer Hand“ bieten, damit unsere pflegebedürftigen Kunden möglichst lange in ihrem geliebten Zuhause bleiben können.

Wieso waren Sie auf der Suche nach einer digitalen Lösung für Ihren Betrieb?  

Die Digitalisierung war uns bereits bei der Firmengründung 2019 wichtig. Alle Prozesse müssen effizient und eng miteinander verzahnt sein. Wir wollen in möglichst wenig Zeit möglichst viel administrative Arbeit schaffen. So können wir unsere Arbeitszeit umfassender dem Kunden zur Verfügung stellen.  

Welche Funktionen der Mitarbeiter App sind für Ihren Arbeitsalltag besonders wichtig?

Wir haben von Anfang unsere Handbücher und Mitarbeiterinformationen digital erfasst. So wissen alle Mitarbeiter, wo sie die Infos finden und sie sind auch unterwegs dauerhaft abrufbar. Die Lohnabrechnung müssen wir jetzt nicht mehr per Post versenden, sondern verteilen sie als private Dokumente innerhalb der App an den jeweiligen Mitarbeiter.

Die Erfassung der Arbeitszeit und der zurückgelegten Kilometer ist auch für die Mitarbeiter dauerhaft nachvollziehbarer, sowohl innerhalb der App als auch durch den monatlichen Versand der erfassten Zeiten per E-Mail. Das ist uns sehr wichtig für die Transparenz. Die Urlaubsverwaltung ist ebenso sehr zeitsparend und übersichtlich. Mit steigender Mitarbeiterzahl ist es wichtig, über all diese Prozesse den Überblick zu behalten.

Wieso haben Sie sich für die appdialog Mitarbeiter App entschieden? Gab es Alternativen, die zur Auswahl standen?

Wir haben uns für die Mitarbeiter App entschieden, weil sie sich auf die Kernprozesse für uns als Betreuungsdienst fokussieren lies. Die oft sehr umfassend ausgerüsteten, spezifischen Software-Angebote für Pflegedienste sind für uns nicht notwendig und viel zu teuer.
Gerade in der Anfangszeit brauchten wir eine Software, die flexibel auf unsere individuellen Änderungswünsche reagiert. Das hat bisher hervorragend geklappt! Für die Einführung war die Geschäftsführung verantwortlich, weil hier die Kenntnisse über die Anforderungen am besten vorhanden waren.

Außerdem sollte es eine zuverlässige Software mit Servern in Deutschland sein, die ein akzeptables Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und die ohne große Aufwände individuell auf die eigene Firma anpassbar ist. Das alles erfüllt die Mitarbeiter App für uns!

Wie hat die Einführung der App im Team geklappt?

Nach der ersten Einführung der Administratoren haben wir viel einfach ausprobiert. Bei allen Einstellungsmöglichkeiten gibt es ergänzende Hinweise und Erklärungen. Fragen per Telefon oder per Mail wurden sehr schnell und benutzerfreundlich durch den appdialog-Support erklärt. Die Administration ist intuitiv und wir finden uns sehr gut zurecht.

Die Mitarbeiter haben die App nach einer Einführung durch die Geschäftsführung von Anfang an sehr lebendig genutzt. Es hat Freude vorgeherrscht, weil die Vorteile schnell erkennbar waren. Auch Mitarbeiter, die der neuen Technik gegenüber nicht so aufgeschlossen sind, haben alle Funktion schnell gelernt und freuten sich über ihre Fortschritte! Alle nutzen die App auf dem Smartphone, die Administration läuft zusätzlich über den Web-Browser.

Wo liegt der Mehrwert einer Mitarbeiter App für Ihren Pflegebetrieb?

Am intensivsten nutzen wir das Kundenmanagement. Hier werden alle Hintergrundinformationen wie z.B. die Budgetauslastung, die Anschrift und die Stammdaten genutzt. Die Chatfunktion hilft allen beteiligten Mitarbeitenden, sich auszutauschen und neuen Mitarbeitern, einen Eindruck vom Kunden zu erhalten.

Wir als Geschäftsführung nutzen die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten für das interne Controlling beispielsweise für die Arbeitszeiten, Fahrten und die Zeitbudgets. Seit Einführung der App arbeiten wir strukturiert und nachvollziehbar am Kunden über einen einzigen Kommunikationskanal. Das hilft enorm, um alle Infos und Vereinbarungen für den einzelnen Kunden im Überblick zu behalten. Und das kommt dem Kunden zugute, weil er merkt, dass wir uns sehr gut organisiert haben und uns austauschen.

Die Stärken der App liegen für unsere Firma besonders darin, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter direkt auf die verfügbaren Budgets aus der Pflegekasse gebucht werden. So behalten wir den Überblick. Die Mitarbeiter haben ihre persönlichen Arbeitszeiten auch für die vergangenen Monate im Blick. Die kundenbezogene Budgetauslastung hilft den Mitarbeitern enorm, die noch zur Verfügung stehenden Stunden mit den Kunden zu besprechen und die Termine entsprechend zu planen. Das gibt allen Beteiligten die Sicherheit, nicht zu viele und nicht zu wenige Stunden aus dem Budget zu verplanen.

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