Um Ihnen den Überblick über die Bestände von Ressourcen zu vereinfachen, haben wir eine Reihe von Anpassungen bei der Bestandsführung und Materialliste vorgenommen. Außerdem gibt es neue Arten von Terminbestätigungen in der Arbeitsplanung sowie Informationen zu den E-Rechnungen, die ab 2025 gesetzlich verpflichtend werden.
Neuerungen bei der Bestandsführung
Negativer Bestand
Bei der Bestandsführung können Sie nun festlegen, ob über den hinterlegten Bestand hinaus ausgebucht – der Bestand also negativ – werden darf. Diese Einstellung finden Sie in der Web-Administration im Reiter Module über die Kachel Leistungen & Material und hier Konfiguration.
Wenn Sie „Ausbuchungen sind in jeder Menge möglich“ wählen, können die Mitarbeitenden immer entsprechend des tatsächlichen Bestands ausbuchen. Ein negativer Bestand bedeutet also, dass der Bestand nicht korrekt geführt wurde. Bei Erreichen eines negativen Bestandes wird eine Benachrichtigung analog zum Erreichen des Schwellwertes gesendet.
Wählen Sie „Es darf nicht mehr ausgebucht werden, als Bestand im System hinterlegt ist“, so werden Ihre Mitarbeitenden bei falscher Bestandsführung am korrekten Ausbuchen gehindert.
PDF der Bestände
Außerdem können Sie sich den Bestand nun auch als PDF in der App anzeigen lassen und herunterladen, entweder als komplette Liste oder für die einzelnen Ordner.
Schon gewusst? Ordner können Sie in der Web-Administration entweder über das Modul Leistungen & Material – Konfiguration anlegen. Im Modul Ressourcen – Konfiguration können Sie auch Unterordner für die bestehenden Ordner anlegen.
Bestandshistorie
In der Web-Administration im Modul Ressourcen, Kachel Verbrauchsmaterialien finden Sie nun ganz unten die Bestandshistorie, ebenso im Modul Leistungen & Material unter Einträge. Hier sind alle Entnahmen und Einbuchungen mit Datum, Uhrzeit und Namen der Mitarbeitenden sowie dem jeweiligen aktualisierten Bestand gelistet.
Projektbuchungen
Zudem ist es nun möglich, Material auch wieder auf ein Projekt einzubuchen. Bisher war es nur möglich, Material für ein Projekt zu entnehmen. Diese Einstellung finden Sie unter Leistungen & Material – Konfiguration – „Material & Leistungen können zurückgebucht werden“. Dann können Ihre Mitarbeitenden beim Buchen auf ein Projekt in der App den Button „Rückbuchung“ auswählen.
Termine bestätigen
Neuerdings gibt es drei verschiedene Modi der Dienstbestätigungen. Die Einstellungen hierzu finden Sie in der Web-Administration im Reiter Planung in der Kachel Konfiguration, wenn Sie ganz unten den Abschnitt Dienstbestätigungen ausklappen.
Aktuelle Bestätigung einfordern:
Ihre Mitarbeitenden bestätigen, dass sie zu einem aktuellen Dienst unterwegs oder bereits erschienen sind. Hier können Sie ab 24h vor Dienstbeginn bis zu 60 Minuten nach Dienstbeginn einstellen.
Rechtzeitige Bestätigung einfordern:
Ihre Mitarbeitenden müssen ihre Dienste im Voraus bestätigen. Hier haben Sie die Auswahl ab einer Woche vorher bis zu 45 Minuten vorher.
Bestätigungen sind jederzeit möglich:
Ihre Mitarbeitenden können Dienste ohne zeitliche Einschränkungen bestätigen.
Die Bestätigungen aktivieren Sie jeweils im Planungseintragstyp (in der Web-Administration im Reiter Planung, Kachel Eintragstypen): Beim Erstellen eines neues Eintrags können Sie den Haken setzen bei „Bestätigung erforderlich?“. Dann wird automatisch bei jedem Termin, der zu diesem Eintragstypen erstellt wird, die Dienstbestätigung abgefragt.
Eine Übersicht über alle Dienstbestätigungen finden Sie dann unter Planung in der Kachel Dienstbestätigungen.
E-Rechnungen
Vielleicht haben Sie es schon mitbekommen: Durch das Wachstumschancengesetz ist die Verwendung von E-Rechnungen ab 2025 (mit Übergangsphase) für Unternehmen verpflichtend.
Als Ihre treue Partnerin in Sachen Digitalisierung unterstützen wir Sie selbstverständlich auch hierbei und arbeiten bereits jetzt an Lösungen für Sie!
Weitere Informationen zum Gesetz und den Bestimmungen finden Sie beispielsweise bei der IHK:
Herzliche Grüße
Ihr Team von appdialog