Zum Jahresendspurt waren wir fleißig für Sie und möchten Ihnen heute unser komplett überarbeitetes Rechnungsmodul vorstellen: Sie können nun die einzelnen Rechnungspositionen nachbearbeiten, es gibt eine übersichtliche Rechnungsliste, die Rechnungen lassen sich stornieren und Sie können Ihre erstellten Rechnungen mit einem Status versehen und filtern.
Damit Sie bei so vielen Neuerungen nicht den Überblick verlieren, erklären wir jede Funktion Schritt für Schritt.
Das Modul Rechnungserstellung
Mit dem Rechnungsmodul können Sie mit nur wenigen Klicks Rechnungen zu Ihren Projekten/Aufträgen/Kunden und Unterkategorien erstellen. Es können alle hierzu gebuchten Arbeitszeiten, Leistungen, Materialien und Fahrten abgerechnet werden.
Für alle hier genannten Funktionen gehen Sie bitte in der Web-Administration über den Reiter Module in die Kachel Rechnungserstellung.
Ihre Rechnungen können Sie im Word-, PDF- oder Excel-Format erstellen. Wie gehabt haben Sie hier drei Auswahlmöglichkeiten: Rechnung mit Tagespositionen, Rechnung mit Einzelpositionen oder Rechnung nach Unterkategorien. So ist für jede Abrechnung das richtige Format dabei!
Die Einstellung finden Sie in der Kachel Rechnungen erstellen ganz oben bei „Typ“.
Für alle drei Formate finden Sie ganz unten unter den Einträgen auch die Möglichkeit, alle Rechnungen auf einmal als ZIP-Datei herunterzuladen.
Unter Konfiguration können Sie verschiedene Parameter festlegen, beispielsweise den Stundensatz, das Format der zu generierenden Rechnungsnummern, den Dateinamen, Ihr Zahlungsziel oder den Mehrwertsteuersatz.
In den Konfigurationen gibt es zusätzlich die Option „Rechnungskomponenten für PDF“. Hier können Sie das Layout Ihrer PDF-Rechnungen bearbeiten, indem Sie Ihre Firmendaten und Ihr Zahlungsziel hinzufügen oder einen Freitext oder Fußzeilen eingeben.
Im Folgenden werden Ihre Möglichkeiten der Rechnungsbearbeitung erklärt. Sie können aber selbstverständlich auch wie gehabt ohne Bearbeitung fortfahren und die Rechnungen direkt erstellen.
Abrechnungszeitraum wählen
In der Kachel Rechnungen erstellen können Sie zunächst ganz oben den Abrechnungszeitraum festlegen. Sie können hier entweder einen Leistungszeitraum „von-bis“ festlegen oder „nach letztem Abrechnungsdatum“ wählen.
Für turnusmäßige Rechnungserstellung wählen Sie am besten den Leistungszeitraum aus. Sie können dann die Rechnungspositionen vorbereiten. Bis eine finale Rechnung erstellt wird, werden diese unabhängig vom eingestellten Leistungszeitraum vorbehalten. Zusätzliche, später hinzugekommene Aufwände werden in orange gelistet und müssen dann aktiv über die Positionen der Rechnung hinzugefügt werden.
Wenn Sie Ihre Projekte/Aufträge/Kunden zu unterschiedlichen Zeiten abrechnen, wählen Sie die Option „nach letztem Abrechnungsdatum“. Das Abrechnungsdatum können Sie zu Beginn manuell im Projekt selbst bei den Rechnungsinformationen eintragen, es wird dann aber auch mit jeder Abrechnung automatisch aktualisiert.
Rechnungspositionen bearbeiten
Zu jedem Projekt/Auftrag/Kunden werden in der Kachel Rechnungen erstellen nun neue Positionen grün angezeigt und bereits bearbeitete oder abgerechnete Positionen grau.
Hier finden Sie nun auch die Option „Positionen bearbeiten“, wo Sie alle gebuchten Arbeitszeiten, Leistungen, Materialien und Fahrten nachbearbeiten, löschen oder neue Positionen hinzufügen können.
Bereits vorbereitete Positionen werden hier mit der roten Zahlenanzeige direkt gekennzeichnet, sodass Sie sehen, wie viele Positionen auf die Rechnung kommen.
Wenn Sie alle Positionen bearbeitet haben, können Sie auf das PDF/Word/Excel-Symbol klicken und so die Rechnung erstellen. Hierbei können Sie wählen, ob Sie einen Entwurf zur Überprüfung erstellen oder die finale Rechnung mit Rechnungsnummer generieren wollen.
Rechnungsliste
Sobald Sie eine Rechnung final erstellen, wird diese in der Kachel Rechnungsliste angezeigt. Diese Rechnungsliste können Sie filtern nach Status, Projekt oder Abrechnungsperiode und auch als Excel-Datei exportieren, um eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen zu erhalten.
Wenn Sie am Ende der Zeile bei „Aktion“ einen Haken setzen, wird oben das Feld „Aktion für markierte Einträge“ aktiviert. Hier können Sie die ausgewählte(n) Rechnung(en) als versendet markieren, einen Status setzen, die Rechnung(en) korrigieren oder ganz löschen.
Rechnungen korrigieren
Zum Korrigieren einer erstellten Rechnung wählen Sie bei den Aktionen„korrigieren (Positionen zur Bearbeitung wiederherstellen)“. Die erstellte Rechnung wird damit storniert und die Positionen stehen in der Kachel Rechnungen erstellen wieder zur Bearbeitung zur Verfügung. Wenn Sie diese bearbeitet haben und erneut auf Erstellen klicken, wird eine neue Rechnungsnummer vergeben.
Rechnungsstatus setzen
Wenn Sie unter Aktionen „Status setzen“ wählen, können Sie im nächsten Schritt aus den folgenden Status auswählen: bezahlt, 1. Mahnung, 2. Mahnung, storniert, offen. Nach diesen können Sie die Rechnungsliste dann auch filtern.
Bitte beachten: In der free Edition können Sie 10 Rechnungen pro Jahr erstellen, die comfort Edition bietet Ihnen 50 Rechnungen pro Jahr und mit der pro Edition nutzen Sie die Rechnungserstellung mit unbegrenzten Erfassungen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit der Abrechnung und eine besinnliche Weihnachtszeit!
Herzliche Grüße
Ihr Team von appdialog
PS: Für die Word-Rechnungen können Sie in der Kachel Rechnungen erstellen ganz oben bei „Einstellungen für diesen Rechnungstyp“ eine Vorlage hochladen.
Wir empfehlen Ihnen aber, mit dem PDF-Format zu arbeiten.