Mit den Veränderungen, die der Herbst mit sich bringt, möchten wir Ihnen heute ein paar Neuerungen im Modul der Formulare vorstellen. Freuen Sie sich auf Statusmöglichkeiten, verbesserte Filterfunktionen bei der Suche nach Formularen und erweiterte Berechtigungen.
Das Modul Formulare ist schon lange Bestandteil der Mitarbeiter App. Es hilft Ihnen, alltägliche Arbeitsschritte einfach ins Digitale zu übersetzen. In der Web-Administration finden Sie im Reiter Module die Kachel Formulare. Hier können Sie aus schon vorhandenen Formularen (wie z.B Mängel-/Schadensmeldung) auswählen oder individuelle Formulare (unter Eigene Formulare) entwerfen.
Falls Sie eine Auffrischung brauchen, lesen Sie hier gerne nochmal über die Basisfunktionen des Moduls:
Status setzen
Die erste Neuerung ermöglicht es Ihnen, ihre eigenen Formulare mit einem Status (offen, in Bearbeitung, erledigt, verworfen) zu versehen. Für eine bessere Organisation und um Arbeitsläufe (Workflows) umzusetzen, können Sie sowohl als Administrator als auch als Mitarbeitende diesen Status bei den Formularen setzen und auch bei der Suche nach diesem filtern. Mehr zu den neuen Suchfunktionen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Aktivieren Sie die Statusmöglichkeit einfach unter dem Punkt Workflow bei der Bearbeitung und Erstellung Ihrer Formulare in der Web-Administration (über den Reiter Module – Kachel Formulare – eigene Formulare – Abschnitt Workflow).
Wenn Sie das gemacht haben, können sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeitenden die Formulare mit einem Status versehen und diesen beliebig anpassen. So schalten Sie den Mitarbeitenden die Erlaubnis dafür frei: In den eigenen Formularen in der Web-Administration klappen Sie den Abschnitt Berechtigungen aus und setzen den Haken bei Wer darf Erfassungen beantworten (und ggf. Status ändern)? Ausgewählte Mitarbeitende haben außerdem wie bisher auch die Möglichkeit, in der App auf Formulare zu antworten.
Verbesserte Filterfunktion
Eine Neuerung kommt selten alleine, deshalb können Sie jetzt auch Ihre Suche nach Formularen besser filtern. Mit einer Vielzahl an Filterfunktionen (inklusive der neuen Statusfunktion) erhalten Sie auch bei vielen Formularerfassungen schnellen Zugriff auf die gewünschte Erfassung.
Berechtigungen vergeben
Sie können in der Web-Administration konfigurieren, wer welches Formular sieht, darauf antworten oder Formularerfassungen löschen kann. Gehen Sie dazu in das Modul Formulare zu Eigene Formulare und klappen Sie den Abschnitt Berechtigungen auf.
Dabei können Sie sowohl Einzelpersonen als auch ganze Gruppen auswählen. Für eine klare Ordnung und Organisation haben wir Ihnen einige neue Konfigurationsmöglichkeiten hinzugefügt. Wählen Sie als Administratorin, welche Mitarbeitende Erfassungen beantworten, den Status des Formulars ändern oder löschen dürfen.
Wenn Sie noch mehr zu den Formularen im Alltagseinsatz wissen wollen, schauen Sie doch mal bei unseren Praxisbeispielen vorbei!
Bitte beachten Sie, dass Sie in der free Edition bis zu 50 Erfassungen tätigen können, mit der comfort Edition stehen Ihnen 100 Erfassungen pro Jahr zur Verfügung und die pro Edition (bzw. die Formulare Plus Option) lässt Sie und Ihre Mitarbeitenden unbegrenzt* Formulare erfassen.
*Eine unbegrenzte Nutzung geht immer von einem Fair-Use-Modell aus
Herzliche Grüße
Ihr Team von appdialog