Die Mitarbeiter App im Arbeitsalltag

Die Mitarbeiter App im Einsatz eines Malerbetriebs

Das mache ich meistens schon während des ersten Treffens mit dem Kunden. Alle Arbeiten, die der Auftrag umfasst, habe ich als Unterkategorie für die Zeiterfassung angelegt. Damit buchen meine Mitarbeiter direkt auf die richtige Aufgabe, was die Abrechnung später viel leichter macht.

Donnerstags erstelle ich immer den Arbeitsplan für die kommende Woche. Meine Mitarbeiter haben bis dahin Zeit, über die App anzugeben, wann sie nicht arbeiten wollen. Maler zu sein ist schließlich kein Job, bei dem man unbedingt immer abends um 5 zuhause ist. Wenn wir Zeitdruck haben, weil etwas fertig werden muss, geht es schon auch mal bis in die späten Abendstunden hinein. Weil ein paar meiner Leute auch Kinder und Familie zuhause haben, hilft mir die App dabei, ihre privaten Termine in meiner Planung zu berücksichtigen. Den Plan drucke ich gerne nochmal aus und hänge ihn bei uns in den Pausenraum. Das ist wohl die Macht der Gewohnheit, denn eigentlich können ihn meine Mitarbeiter auch jederzeit in der App sehen. 

Wenn einem der Plan mal gar nicht passt oder etwas dazwischen kommt, schreibt er mir während des Wochenendes eine kurze Nachricht in der Mitarbeiter App. Den erstellten Plan kann ich dann mit ein paar Klicks anpassen und meine Mitarbeiter bekommen auch automatisch über eine Pushnachricht Bescheid, dass sich was geändert hat.  

Wenn meine Mitarbeiter vor Ort feststellen, dass Material fehlt, schreiben Sie mir eine Nachricht und ich sorge für Nachschub. Manche drücken auch lieber gleich die “Chef-Taste” in der App und rufen mich direkt an. Wenn es mal ein Problem gibt, machen wir oft auch direkt ein Video-Meeting. So können mir meine Mitarbeiter vor Ort unkompliziert zeigen, um was genau es geht. Damit finden wir fast immer schnell und einfach gemeinsam eine Lösung. 

Wenn eine Arbeit abgeschlossen ist, dokumentiert der Verantwortliche dies mit Handyfotos, die er zum Auftrag in die App hochlädt. Wir sind auf vielen Baustellen ja nicht die einzigen – wenn ich dann zur Abnahme mit dem Kunden vor Ort bin, kann ich ihm genau sagen, wann was fertig gestellt wurde und ihm sogar die Bilder zeigen. So sind wir gut abgesichert.

Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, lade ich mir in der Webadministration die Auswertung der Arbeitszeiten dieses Auftrags herunter. Mit dieser Übersicht ist es für meine Bürokräfte ganz einfach, eine Rechnung für den Kunden zu erstellen. Die Daten zu den gestempelten Zeiten meiner Mitarbeiter bekommt dieser natürlich auch mitgeliefert, denn ich will, dass unsere Arbeit so transparent wie möglich ist. 

Nachdem alles erledigt ist, wir abgerechnet haben und der Auftrag abgeschlossen ist, schiebe ich alles ins Archiv. Drei Jahre werden die Daten archiviert. Da wir viele Bilder und Dokumente in unsere App hochladen, haben wir zusätzlichen Speicherplatz gebucht. Alle Daten, die hier im Archiv liegen, kann ich zum Glück weiterhin abrufen. Da geht nichts verloren, aber meine App bleibt trotzdem übersichtlich und aktuell.

Mir hat die Mitarbeiter App vor allem die Arbeits- und Projektplanung erleichtert. Kleine Änderungen im Wochenplan setze ich mit ein paar Klicks um, anstatt per Hand alles wieder über den Haufen zu werfen. Endlich kann ich meine Energie in wichtigere Dinge investieren, die früher oft liegen geblieben sind.

Die Mitarbeiter App im Einsatz in der Gastronomie

Nur wenige unserer Mitarbeiter arbeiten Vollzeit. Wir haben viele Aushilfen, die auf Stundenbasis entlohnt werden und Springer, die spontan kommen, wenn viel los ist. Im Dezember ist bei uns wegen all der Weihnachtsfeiern zum Beispiel viel los, während im Januar nach der ganzen Schlemmerei das Restaurant auch mal leer bleibt. Ich muss bei meiner Planung auf den aktuellen Andrang reagieren können.

Für eine normale Schicht brauche ich Leute in der Küche, hinter der Bar und im Service. Damit mir das Planen leichter fällt, habe ich alle Mitarbeiter einer dieser drei Gruppen – also Küche, Bar oder Service – zugeordnet. Ein paar meiner Angestellten, arbeiten auch in mehreren Bereichen, also sind sie auch mal in zwei Gruppen. In der Arbeitsplanung kann ich dann nach diesen Gruppen filtern, sodass für die unterschiedlichen Schichten immer genug Personal vor Ort ist und auch alle Zeiten abgedeckt sind. Ich plane also normalerweise zuerst die Serviceschicht, dann die Küche und zum Schluss die Bar. Außerdem sind Abends immer zwei bis drei Mitarbeiter auf Abruf als Springer eingeteilt. 

Damit ich weiß, wer wann verfügbar ist, tragen alle Mitarbeiter ihre potentiellen Arbeitszeiten in der Woche vorher in der App ein. Wenn es trotz genauer Planung an Feiertagen zum Beispiel mal eng wird mit den Servicekräften, weiß ich immer, wer eventuell noch kurzfristig Zeit hat. Da kommt es nämlich auf jede Minute an und dann hab ich keine Zeit die ganze Mitarbeiterliste abzutelefonieren. 

Klar stempeln meine Mitarbeiter auch ihre Arbeitszeiten ab. Dazu haben wir extra NFC-Tags in den Garderobenräumen eingerichtet. Anfangs haben einige Mitarbeiter das Stempeln per App nämlich vergessen. Seit wir die „Tags“ haben ist das aber kein Problem mehr. Für Pausen wird bei uns nicht gestempelt. Stattdessen arbeiten wir mit Mindestpausen, die nach einer bestimmten Arbeitsdauer einfach abgezogen werden.  

Entlohnt wird bei uns ganz unterschiedlich: Die Aushilfen werden nach gearbeiteten Stunden bezahlt. Festangestellte bekommen ein fixes Gehalt.  Das macht die Lohnabrechnungen oft komplizierter, als es mir lieb ist. Die Mitarbeiter App mit ihren individuellen Arbeitsmodi hat mir das das Leben wirklich leichter gemacht. Die einen arbeiten mit Soll- und Ist-Stunden und die Aushilfen im Taglohnmodus. Mittlerweile brauche ich dank der App fast nur noch halb so lange, um die Abrechnungen zu erstellen, wie früher.

Ich bin froh, dass wir uns für die Mitarbeiter App entschieden haben. Klar, war die Einrichtung anfangs etwas aufwendiger und wir mussten uns alle an unser digitales Helferlein gewöhnen. Alles in allem spart sie mir und meinen Mitarbeitern aber viel Zeit und Nerven!