Fahrtenbuch, Infos & Dokumente, Formulare, Steuerberater-Portal und mehr. Wir waren fleißig und haben die Mitarbeiter App mit mehreren neuen Erweiterungen ausgestattet, um Ihnen Ihre Arbeit noch einfacher zu machen.
Fahrtenbuchmodul – neues bei der Kilometerpauschale
Ihr Team ist beruflich viel unterwegs? Sicher kennen Sie dann schon die Kilometerpauschale in unserem Fahrtenmodul! Hier können Sie nun konfigurieren, dass die Fahrtkostenerstattung nur für private (die privaten Fahrzeuge Ihrer Mitarbeitenden) und „andere“ (wenn Ihre Mitarbeitenden zum Beispiel mit einem Leihwagen unterwegs sind) Fahrzeuge aktiv ist.
Seit Neuestem kann die allgemeine Kilometerpauschale durch eine andere, die Sie in der Konfiguration der Rechnungserstellung hinterlegen können, überschrieben werden. Das bedeutet, falls der Kunde einen anderen Betrag für die Kilometerpauschale zahlt, können Sie diese einfach in der Konfiguration der Rechnungserstellung konfigurieren, sodass sie bei der Rechnung miteinbezogen wird.
Infos und Dokumente – Gemeinsame Dokumente
Unsere Erweiterung im Modul Infos und Dokumente bietet Ihnen noch mehr Möglichkeit zur engeren Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie gemeinsame Dokumente, indem Sie ein Dokument mit Eintrags-Typ „Text-Eintrag“ machen und dann einen Haken bei „Gemeinsames Dokument – alle dürfen bearbeiten“ setzen. In der App haben dann alle Mitarbeiter im Dokument oben rechts ein Stiftsymbol und können den Text gemeinsam bearbeiten. Dabei ist auch sichtbar, wer das Dokument wann zuletzt bearbeitet hat („Zuletzt bearbeitet von… am…“).
Beachten Sie: Nur Mitarbeitende, denen Sie die Berechtigung erteilt haben das Dokument sehen zu können, können dieses auch bearbeiten.
Beachten Sie: Nur Mitarbeitende, denen Sie die Berechtigung erteilt haben das Dokument sehen zu können, können dieses auch bearbeiten.
Außerdem neu bei dem Modul Infos und Dokumente:
- Sie können jetzt auch bei persönlichen Dokumenten eine Lesebestätigung anfordern.
- Ordner (Die Ordner finden Sie in der Konfiguration des Moduls Infos & Dokumente) können nur dann gelöscht werden, wenn diese keine Einträge enthalten.
Erweiterungen im Modul Formulare
Als AdministratorIn können Sie mit unseren Neuerungen im Modul der Formulare jetzt Formular-Erfassungen in der Web-Administration bearbeiten und hinzufügen. Haben sich Ihre Mitarbeitenden beispielsweise vertippt, können Sie das nun ganz einfach ausbessern. Gehen Sie dafür einfach in der Web-Administration zum Modul Formulare und klicken Sie auf das gewünschte Formular. Dort sehen Sie alle Erfassungen und können diese bei Bedarf bearbeiten.
Außerdem gibt es nun Konfigurationsmöglichkeiten zur Ansicht der Formularfelder. Sie können, wenn sie bei dem jeweiligen Formularfeld auf „Einstellungen“ klicken, die Schriftgröße und den Seitenumbruch einstellen und so den Ausdruck der Formulare optimieren.
Ebenfalls bei den Einstellungen der Formularfelder, können Sie jetzt konfigurieren, ob ein Feld im PDF (das Sie als AdministratorIn und ggf. auch der/die KundIn per Email zugeschickt bekommen) erscheinen soll, wenn ein Eintrag gemacht wurde. Wählen Sie zwischen „immer“, „nie“ und „nur, wenn Daten erfasst wurden“.
Weitere Neuerungen beinhalten, dass Bilder noch verfügbar sind, nachdem eine Erfassung in der App gemacht wurde und, dass beim Formulartyp „Bild-/Dokument-Upload“ von Ihren Mitarbeitenden ein Kommentartext angehängt werden kann.
Steuerberater-Portal
Kennen Sie schon unser Steuerberater-Portal? Keine Überstunden mehr, um die Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubstage zu sammeln und Ihrem Steuerberater zu schicken. Stattdessen aktivieren Sie einfach das Portal und geben Ihrem Steuerbüro somit direkten Zugang zu den monatlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden (inklusive Krankmeldungen und Urlaubstage). Sie wollen mehr über die Grundfunktionen und Aktivierung wissen? Klicken Sie HIER für mehr Informationen zu unserem Steuerberater-Portal.
Neu ist, dass es nun auch die Auswertungen zu den Fahrten der Mitarbeitenden zum Download gibt.
Weitere Neuerungen
Neues bei der Zeiterfassung: Sie finden ab jetzt in der Web-Administration die Option „aktueller Tag“ bei der Konfiguration des Rückbuchungsfenster in dem Modul Zeiterfassung. Wenn Sie diese aktivieren kann die Startzeit nicht weiter als der aktuelle Tag, also auf 0:00 Uhr, zurückgestellt werden.
Im Überschneidungskalender des Urlaubs Ihrer Mitarbeitenden werden an den markierten Tagen, wenn Sie mit Ihrer Maus darüber schweben (nicht klicken), die betreffenden Personen angezeigt. Den Kalender finden Sie in dem Modul Zeiterfassung in der Kachel Urlaub. Auch beim Bearbeiten des Urlaubsantrags kann direkt der Überschneidungskalender eingeblendet werden.
Kennen Sie außerdem schon die QR Code Funktionen unserer App? Klingt kompliziert, ist aber ganz einfach! Zu jedem Dokument, das Sie hochladen, können Sie einen QR Code generieren, mit dem Ihre Mitarbeitenden schnell und unkompliziert zu dem Dokument gelangen. Nützlich, zum Beispiel, bei Bedienungsanleitungen von Maschinen. Kleben Sie den QR Code, der Ihre Mitarbeitenden zu der Bedienungsanleitung führt, an die jeweilige Maschine und vermeiden Sie so langes Gesuche und Komplikationen, bevor die Mitarbeitenden die Maschine nutzen können.
Bei Fragen melden Sie sich jederzeit bei unserem Support!
Herzliche Grüße
Ihr Team von appdialog