Module der Mitarbeiter App

Entscheiden Sie zwischen drei unterschiedlichen Varianten Ihre Arbeitszeiten zu erfassen: einer digitalen Stempeluhr, einer simplifizierten Formularerfassung und der direkten Zuordnung der Zeiten zu einem Projekt über ein Tagesraster.

Egal wie, Sie erfassen immer Start- und Stopzeiten genau so wie Sie es benötigen. Passen Sie das Zeitraster an, entscheiden Sie, ob und wie Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten im Vorfeld oder im Nachhinein erfassen dürfen und bestimmen Sie, inwiefern erfasste Zeiten nachbearbeitet werden dürfen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Pausenzeiten jeden Tag individuell stempeln und legen Sie Tages- oder Mindestpausen fest.   

Entscheiden Sie, ob Urlaubstage einfach eingetragen werden können oder ob Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen sollen. In der Web-Administration können Administratoren und Teamleiter diesen dann genehmigen oder ablehnen. Auch Überstunden können über die Zeiterfassung als freie Tage abgefeiert werden.

Ihre Mitarbeiter melden sich über die App auch krank. Sie können direkt ein Bild vom ärztlichen Attest mit hochladen und eine Prognose abgeben, bis wann sie nicht zur Arbeit kommen können.

Im Planungsmodul erstellen Sie Dienst-, Projekt- oder Schichtpläne. Sowohl Ihre selbst angelegten Projekte als auch individuelle Einträge werden hier berücksichtigt. Tragen Sie Absenzen ein und bearbeiten Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter. Oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten erfassen. Machen Sie Arbeitszeitvorgaben oder lassen Sie die geplante Zeit direkt auf das Stundenkonto eines Mitarbeiters anrechnen. Das Planungsmodul ist ein vielseitiges Organisationstool, das Sie immer bei sich tragen.

Welche Maschine ist wann im Einsatz, welches Auto kann ich für meinen Kundentermin nutzen, welcher Raum ist für das nächste Meeting frei? Koordinieren Sie Ihr Inventar, Fahrzeuge und Ihre Raumkapazitäten digital, planen Sie so die Ressourcen für bestimmte Einsätze und Termine ein und stellen Sie  so sicher, dass Ihren Mitarbeiter so alles nötige  zur Verfügung steht. Ressourcen wie Maschinen oder Laptops können über die App auch ausgeliehen werden und erhalten so eine Nutzungshistorie. Außerdem erinnert Sie die App an anstehende Wartungen und informiert die Verantwortlichen was genau gemacht werden muss.

Die News

Das Newsmodul ist Ihr Kanal zur Informationsverbreitung: Egal ob Freitext oder Dokumente, ob mit oder ohne Bild – hier erreichen Sie alle Mitarbeiter. Wenn ein neuer Eintrag gemacht wurde, erfahren Ihre Mitarbeiter das via Pushnachricht.

Die Termine/Der Unternehmenskalender

Hier finden Weihnachtsfeiern und Betriebsjubiläen ihren Platz: In Ihrem internen Unternehmenskalender können Sie allgemeine oder gruppenspezifische Termine erfassen. Auch Ihre angesetzten Video-Meetings werden hier eingeblendet. Zu jedem eingetragenen Termin gibt es die Möglichkeit Bilder, Dokumente oder Links anzufügen und Kommentare zu erfassen. Über neue Termine informieren auch hier Pushnachrichten.

Schnelle, individuelle Kommunikation in Gruppen, mit Einzelpersonen oder in allgemeinen Threads als Schwarzes Brett – der Chat der Mitarbeiter App mit Bild- und Dokumentenupload ist das optimale Kommunikationstool für alle internen Angelegenheiten. Über Aufträge, Kunden oder Projekte kommunizieren Sie mit allen beteiligten Mitarbeitern in spezifischen Projektchats.

Wenn es wirklich dringend ist, verbreiten Sie wichtige Informationen einfach und blitzschnell per Pushnachricht an alle Mitarbeiter. So kommunizieren nicht nur Administratoren mit allen Mitarbeitern, sondern auch Teamleiter mit den ihnen zugewiesenen Gruppen. 

Das geht übrigens nicht nur für einzelne spezifische Nachrichten: bei allen wichtigen Änderungen in der App wie zum Beispiel News-Einträgen oder neue Aufgaben werden Ihre Mitarbeiter über Pushnachricht benachrichtigt. 

Egal ob geplante, wöchentliche Meetings oder eine spontane Besprechung vor Ort beim Kunden oder Projekt, ob zu zweit mit dem Chef oder in einer Gruppe: Die Video-Meetings sind perfekt für den direkten Austausch innerhalb Ihres Unternehmens.

Legen Sie Projekte, Kunden oder Aufträge an und halten Sie hier alle wichtigen Informationen wie Kontaktdaten, Ansprechpartner und Deadlines fest. Ihre Mitarbeiter buchen Ihre Arbeitszeiten direkt auf einen Ihrer Einträge oder eine von Ihnen definierte Unterkategorie und Sie können die Auswertungen direkt über die Web-Administration abrufen. 

Über das Planungsmodul erstellen Sie zudem Projektpläne für jeden Auftrag. Erfassen Sie Reisekosten und Fahrten für ein Projekt und nutzen Sie den Projektchat für die Kommunikation und Austausch von Dateien und Bildern zu einem Auftrag. 

Alles, was Sie leisten, muss auch von Ihren Kunden und Auftraggebern abgenommen werden. Die Mitarbeiter App bietet Ihnen mit dem Rapportmodul hierfür eine digitale Lösung. Hier fassen Sie Arbeitszeiten, verbrauchtes Material und erbrachte Leistungen in einem Formular zusammen, das Ihre Mitarbeiter dann direkt vor Ort von Ihren Kunden unterzeichnen lassen können. Während die Arbeitszeiten gestempelt oder manuell in den Rapport eingepflegt werden, erstellen Sie in der Web-Administration einen Katalog Ihrer Leistungen und genutztem Material, den Sie regelmäßig pflegen können. So behalten nicht nur Sie die Fortschritte eines Projekts im Blick, sondern kommunizieren auch alles transparent und digital gegenüber Ihrer Kunden. 

Wer möchte, kann für seine Projekte Zeitbudgets hinterlegen – entweder auf einmaliger, jährlicher oder monatlicher Basis. Auch für die Unterkategorien lassen sich individuelle Budgets hinterlegen. Wenn Ihre Mitarbeiter dann ihre Arbeitszeiten auf das Projekt bzw. die Unterkategorie stempeln, stellt die App automatisch Budget und gearbeitete Zeit gegenüber. So behält man leicht im Blick, wieviel Zeit während der Bearbeitung eines Projekts noch verfügbar ist und welche Aufgaben nach Abschluss mehr oder weniger Zeit als vorgegeben in Anspruch nehmen.

Außerdem können Sie unterscheiden, welche Aufgaben als produktiv gelten, also abgerechnet werden können, und welche sich nicht auf das Zeitbudget auswirken. So kann die App auch aufzeigen, welcher Mitarbeiter in welchem Bereich besonders produktiv ist. Alle Daten bereitet die Web-Administration grafisch für Sie auf – damit lässt sich durch weniger Kniffe die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. 

Alle für ein Projekt erfassten Arbeitszeiten können Sie Ihren Kunden mit einem Klick auch in Rechnung stellen. Hinterlegen Sie in der Web-Administration alle Informationen, die Ihre Rechnung berücksichtigen soll: vom Stundensatz, über die Rechnungsnummer bis hin zur Mehrwertsteuer.

Mit einem Klick ist Ihre Rechnung fertig und bereit, versendet zu werden!

Ob Handbücher zu Maschinen, wichtige Dokumente bei einem Kundenbesuch oder Checklisten für unternehmensinterne Abläufe: Stellen Sie die Dokumente, Webseitenlinks oder auch Videos ganz einfach zur Verfügung. Natürlich auch offline.
Außerdem können Sie Lesebestätigungen für jedes Dokument einfordern. Ihre Mitarbeiter müssen dann aktiv bestätigen, dass sie die Inhalte gelesen und akzeptiert haben.

Mit diesem Modul verteilen Sie auch blitzschnell eine große Anzahl an persönlichen Dokumenten wie Lohnabrechnungen oder Stundenzettel. Jeder Mitarbeiter kann dann nur die für ihn bestimmten Dateien einsehen und herunterladen. 

Das Bestellformular

Mit dem Bestellformular können Ihre Mitarbeiter interne oder Kundenbestellungen an einen verantwortlichen Kollegen senden. Erfassen Sie Positionen inklusive Bezeichnung, Menge und Preis, zusätzliche Kommentare und lassen Sie sich das Formular von Kunden vor Ort via mobiler Unterschrift bestätigen.

Eigene Formulare

Dieses Modul kennt keine Grenzen: aus vielfältigen Eingabefeldern setzen Sie Ihr ganz eigenes Formular. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen, über die Module der Mitarbeiter App hinaus, individuelle Bereiche Ihres Arbeitsalltags zu erfassen.

Von Checklisten für Kunden- oder Patientenbesuche z.B. durch mobile Pflegedienste, über Datenerfassung bei Maschinenwartungen für entsprechende Dienstleistungsunternehmen, bis hin zum Formular zur Erfassung des Status Quo beim Erstbesuch einer neuen Baustelle – über die eigenen Formulare erfassen Sie alle Facetten Ihres Arbeitsalltags.

Halten Sie auch Ihre Geschäftsreisen fest: mit Anträgen zur Erstattung von Ausgaben, dem Anhängen von Fotos und Dokumenten und dem Zuordnen von Fahrten und Projekten ist das Reisekostenmodul der optimale Begleiter auf Geschäftsreisen. Ein effektives Ampelsystem erlaubt es, eingereichte Anträge zu bearbeiten, dem Mitarbeiter zum Korrigieren wiedervorzulegen oder die Erstattung zu bestätigen. 

Finanzamt-konform oder nicht: das Fahrtenbuch der Mitarbeiter App dokumentiert dienstliche und private Fahrten mit dem Geschäftswagen detaillreich und lückenlos. Mitarbeitende halten nicht nur gefahrene Kilometer und Tachostände fahrzeugspezifisch fest, sondern geben auch Start und Ziel (ggf. via GPS-Signal) sowie den Zweck der Fahrt oder Kommentare an.

Sie können die erfassten Fahrten einem Reisekostenantrag oder einem Projekt zuordnen und alle Einträge später über die Web-Administration bequem projekt-, zeitraum- und mitarbeiterspezifisch auswerten.

Wer das digitale Fahrtenbuch seinem Finanzamt als Dokumentation vorlegen will, aktiviert das finanzamt-konforme Fahrtenbuch und setzt dem gekritzelten Chaos damit ein Ende. Mit einer mobilen Unterschirft wird bestätigt, dass alle Eingaben korrekt sind. Wie das finanzamt-konforme Fahrtenbuch genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag!

Verteilen Sie Aufgaben: Ob für einen oder mehrere spezifische Mitarbeiter, für die Allgemeinheit oder für sich selbst als To-Do. Mit oder ohne Deadline, an einem bestimmten Tag, wiederkehrend oder auf unbestimmte Zeit. Außerdem erinnert Sie Ihre Mitarbeiter App an alle anstehenden Aufgaben. Mit der Aufgabenverwaltung bleibt nichts mehr liegen.

Erstellen Sie interne, externe, Kunden- und Lieferanten-Kontakte. So haben Sie alle wichtigen Informationen sowie individuelle Kommentare jederzeit zur Hand. Dabei entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter auf welche Information Zugriff haben soll.

Geben Sie Kreativität eine Plattform: in diesem Modul können Ihre Mitarbeiter Ideen und Verbesserungsvorschläge mit anderen teilen oder für sich selbst festhalten!

Verlinken Sie die Speisekarte des Lieblingslieferdienstes oder hinterlegen Sie die Telefonnummer des Italieners um die Ecke. Mit dem Essensmodul bieten Sie Ihren Mitarbeitern Inspiration, wie sie gemeinsam die Mittagspause verbringen können. So bleibt auch das analoge Sozialleben Ihrer Mitarbeiter nicht auf der Strecke.

Mit dem Aktivitätencenter sind Sie immer auf dem aktuellen Stand: Hier erfahren Sie, wer gerade arbeitet, heute im Urlaub oder anderweitig abwesend ist und was es sonst so Neues in der App gibt. Zudem haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit über einen vordefinierten Status Kollegen mitzuteilen, ob sie gerade verfügbar, außer Haus, im Home Office oder anderweitig eingespannt sind.

Außerdem informieren wir Sie hier in Form von Systemnachrichten über alle wichtigen Neuerungen, die in der Mitarbeiter App umgesetzt werden.

Im Admin-Bereich haben Sie auch mobil die Möglichkeit die Konfiguration der Module und die Accounts Ihrer Mitarbeiter anzupassen. Hier sehen Sie aber auch anstehende Geburtstage, Betriebsjubiläen und Urlaube und verschicken die Pushnachrichten.
Außerdem können Sie hier auf alle als Vorlagen gespeicherten Auswertungen zugreifen, einsehen, welche Mitarbeiter bereits wichtige Dokumente bestätigt haben und Video-Meetings starten.
So können Sie immer und überall Anpassungen an Ihrer Mitarbeiter App vornehmen. 

Die Web-Administration ist der Ort, an dem alle Stränge zusammenlaufen: hier definieren Sie im Detail, wie Ihre Module funktionieren sollen, legen Mitarbeiter inklusive ihrer relevanten Informationen wie Sollstunden und Urlaubsanspruch an und stellen sich individuelle Auswertungen aller erfassten Daten zusammen.

Ihre Inhalte erstellen Sie sowohl mobil über die App als auch über die Web-Administration. Für manche Module bietet die Web-Administration aufgrund ihrer größeren Ansicht mehr Komfort im Arbeitsalltag – so erstellen Sie hier am besten Ihre Arbeitspläne, die Einträge im Newsmodul oder legen neue Projekte an.

Durch die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten erstellen Sie hier Ihre ganz individuelle Mitarbeiter App!

Ihre App bis ins kleinste Detail: nicht nur die Funktionen der App, sondern auch ihre Oberfläche passt sich Ihrem Unternehmen perfekt an. Konfigurieren Sie Hintergrundfarbe oder -bild, Form und Farbgebung der Kacheln. Bestimmen Sie den Namen Ihrer App oder fügen Sie Ihr Firmenlogo in den Header ein- Hier blenden Sie zudem die Module aus, die Sie nicht benötigen und entscheiden über die Anordnung der Kacheln auf der Startseite.